如何提高水利水电档案管理的科学性

文/新疆水利水电勘测设计研究院 邹铁民



如何提高水利水电档案管理的科学性

文/新疆水利水电勘测设计研究院 邹铁民

【摘要】水利水电事业的高速发展，其档案的利用价值越来越受到社会各界的重视，随着档案包含的信息内容越来越多，其管理难度也在逐步上升，各单位对档案的管理要求也不断提高。因此，如何提高水利水电档案管理的科学性，使其更好地为水利水电事业的发展服务，为科学研究提供更全面、详细的资料逐渐成为水电档案管理工作的一项重要任务。

【关键词】水利水电；档案；管理；科学性

提高档案管理的科学性，能使水利水电勘察设计工作的真实性得到维护，因此，提高管理的科学性是目前水利水电管理工作的重中之重。想要更好地实现这一目标，就必须坚持科学发展观的领导，使档案管理工作更具科学性。

一、准确把握水利水电档案形成的过程和特点

要做好水利水电档案的管理工作，就必须从档案的形成阶段入手，准确把握其特点，在此过程中，工作人员要利用先进的科学技术，将科学技术与档案管理相结合，提高管理的科学性。以往的档案录入工作一般都是由人工抄写的形式来进行，档案的查找实质上是围绕着一个工作项目开展的，因此文件材料总体的程序和内容都紧密联系在一起，形成一个有机的整体。在档案的形成过程中，要做到面向社会，提高档案的社会性，通知结合水利水电的具体工作特点，不断加档案的利用率和宣传力度。

二、加快档案管理的信息化、科学化建设

（一）夯实基础提高水利水电科学管理水平。在档案的管理过程中，资源的搜集、归档等都是必要的工作环节，这是档案管理中最基本的工作，更是提高档案管理科学化水平的基础。夯实基础主要可以从实施科学的流程和采用科学规范的标准两个方面入手，对档案的搜集、归纳等每个环节都加以控制，使水利工作实现统筹。在纸质档案方面，要使用较耐用的纸张，在折叠时也要严格按照国家规定的折叠方法，从而优化档案的管理与保存工作。同时要加强硬件基础设施建设，优化档案保存的环境，降低纸张的破坏程度，尽可能地延长档案的保存时间。

（二）加快水利水电档案信息化管理进程。信息化建设是目前档案工作的重中之重，已经成为档案管理主要的方法。加快信息化管理过程，可以建立档案管理的相关系统，使档案管理实现全国联网，形成一个系统化的档案网络，便于档案资料的查找和使用。还可以加强建立信息化的档案数据库，对纸质等载体的档案进行数字化建设，完整、系统的信息数据库建设能够使档案的查找更加快捷，有效地增强档案的实用性，数据库的存储比纸质材料的存储量更大，使水利档案管理更加科学化。

（三）加强水利水电档案规范化管理。水利水电相关单位要根据国家的相关规定和法律，制定完整的档案管理制度，对档案进行更加规范化的管理。对档案资料的搜集、管理、安保方面都进行严格的规范，对档案管理工作的义务进行明确的规定，在档案的形成与管理过程中都要保证其完整性、真实性。在查阅档案资料时，要进行登记，严格对档案的使用进行记载，让管理工作更加有条理。

三、优化资源与创新服务机制

（一）整合信息资源。信息资源的整合和优化是档案科学化管理的重要部分，也是现在信息技术不断发展的要求。目前的信息资源已经不能很好地满足服务的需要，因此水利水电单位的档案资源要向一体化、科学化发展。主要途径就是加强规划工作，使各部门之间不断加强协作，保证各部门都参与到这个工作中来。还要保证档案记载的完整性和科学性，在不同的主题中，要根据具体情况对资料进行细致的归纳和分析，使档案内在价值不断得以体现，使档案的信息蕴含量不断增加。最后要将整合好的资料进行联网，更好地为社会提供服务，使档案资料的查阅和使用更加方便，提高档案的使用效率。

（二）创新服务机制。坚持服务理念是档案工作的基础，现代的档案工作已经不再停留在传统意义上保存资料的层面上，而是向服务功能逐渐转变。因此，在档案相关工作中，要不断创新服务机制，使服务的领域不断拓宽，不断促进水利水电管理的科学性。要做到这一点，首先要加强归档力度，在服务的内容上进行创新，保证查阅到的资料不断更新，在检索工具上也要实现创新，使检索体系向系统化的方向发展。

在服务机制方面，工作人员要不断转变服务理念，要真正从使用者的角度考虑，更要主动对档案使用者进行服务，同时也要加强档案的后续服务工作。最后是要对不同层次的数据库进行建设工作，要对使用者的使用权限进行严格的规定，对档案使用者的身份也要进行严格把关，还要不断加强档案材料的保密工作，确保档案的安全性。

总而言之，提高水利水电档案管理的科学性需要工作人员从各个方面进行工作上的完善，因此还要注重对档案管理人员素质的培养，加强档案管理队伍的建设，认真负责档案相关的各项工作。水利水电档案管理科学性的提高有利于档案资料向系统化、完整化发展，能够有效地促进档案相关各项工作的发展。

【参考文献】

[1]曹磊.档案现代化管理中存在的问题与对策[J].黑河学刊,2006(04).

[2]姚唯波.浅谈档案现代化管理[J].陕西水利,2005(03).

[3]吴均平.谈档案现代化管理诸因素[J].云南档案,1999(05).