浅谈实现现代化企业档案管理的几点策略

文/国投新疆罗布泊钾盐有限责任公司 赵庆芳



浅谈实现现代化企业档案管理的几点策略

文/国投新疆罗布泊钾盐有限责任公司 赵庆芳

【摘要】根据现代企业管理的要求及重要性，阐述了企业应该具备完善的档案管理制度，建立适合本企业档案管理的体系，使档案管理工作全员化和全过程控制，并以绩效考核的方式规范档案管理，使企业档案管理工作规范化、制度化和科学化以适应现代企业管理的要求。

【关键词】档案管理；制度全员化和全过程控制；绩效考核

经济体制的转轨、现代企业制度的建立与信息技术的发展和普及，使我们见证了一个经济、技术、政治全面发展与改革的时代，在一个新的市场环境与政治环境中，深化企业档案工作改革，探索企业档案工作现代化发展之路显得尤为重要。从公司建立档案科至今，我们的档案管理工作逐步走向正规化，我认为现代化档案管理应具备以下几点：

一、建立完善的档案管理制度，是企业档案管理工作的基础和前提

企业档案工作有一个与生俱来的特点，即档案人员是管理企业档案而不直接产生企业档案，但企业档案的形成过程，又影响着档案收集的质量。

我公司自2000年9月成立以来，公司科研、试验、工业化生产等一系列的工作都在紧张有序推进，随着试验研究、地质勘探、工程设计及建设的快速增长，积累了大量的档案资料，但公司一直没有一个统一管理档案的部门以及完善的档案管理制度，造成大量工作档案资料不完整。在2011年公司成立档案室，档案实行统一领导、统一制度、统一标准、统一管理。我们首先针对本单位制定了《档案管理办法》《文书档案归档要求》《科技档案归档要求》《档案收集范围》等相关制度，其次要求将分散保存在各部门或者个人手里的资料限期交回档案室，对移交归属不清的重要文件，在部门之间的协调下追根寻源，有效地完成档案收集工作。同时不断完善企业管理制度，并协调企业文件的形成与归档关系、协调企业发展规划与企业档案工作的关系、协调企业各项管理制度与企业档案工作制度的关系等，从而提升档案管理工作水平和管理效率。

二、档案管理工作全员化和全过程控制，是现代化企业档案管理工作的亮点

在整理120万吨工程项目时，我们发现不少竣工图没有加盖竣工图章、大量复印件代替了原件而没有做替代原件的技术处理，招投标及相关合同文件签署不完备，大量技术变更出现图文不符或依据不清等问题。产生这些问题我们分析了主要原因有：一是工程项目管理过于粗放，造成招投标及相关合同文件材料失信；二是工程项目建设的技术流程控制不规范，使得技术文件不合法乃至缺失；三是归档验收过程不严肃，验收标准不明确，造成有问题的文件材料在归档的入口没有有效控制。

如果我们档案人员将这一堆尚未闭合、不符合规范、不能准确反映实际工作状况的文件材料归档，档案人员对其管理越是认真，其管理成本就越高。

因此，我们要求档案管理必须要有全员性和全过程性。企业档案部门及档案人员的职能性质由过去的单一收集保管资料，转变为全员参与企业各项工作，尤其是参与企业的重要工作会议、重大建设项目的竣工验收、产品或技术研发项目的成果验收、设备开箱和安装竣工的验收等关键性活动，以便了解各项工作部署进度，合理地安排文件材料收集归档工程，确保文件材料的归档质量。总之，档案管理全员性，就是企业中凡是与文件材料形成、办理、使用和归档相关的岗位任职人员，都具有合法地形成和处置文件材料的职责，企业应当将这类职责纳入其岗位责任制并加以考核。档案管理的全过程性，就是在企业各项工作的过程中，特别是在文件材料处理的关键结点上，都应明确的管理内容和管理要求，以维护企业信息处理渠道的畅通与高效，保证企业活动的正常运行。

三、提高档案人员业务素质

企业档案工作水平由档案人员从事该项工作的年限、记忆和经验决定，新上岗档案人员的业务能力主要是通过老档案人员传帮带进行培养的，在这种状况下，如果新老档案人员的工作交接正常，档案管理水平便可顺利延续，但长此以往容易造成档案人员观念保守，方法陈旧，管理水平低层次循环等现象；如果上述工作交接异常，很容易产生管理上的真空现象，有存无取的问题依然存在，随着工作交接次数的增加有愈发严重的趋势。

企业及企业档案部门应采取措施，保证企业档案工作队伍的相对稳定。另外科学技术的发展、社会的进步以及企业档案工作的不断深化，企业档案工作者的有些知识会逐步老化。所以企业及企业档案部门应当通过多种渠道，采取多种方式，加强对企业档案工作者的教育和培训，不断提高其业务水平，更新其知识结构，以适应企业档案工作发展的需要。

四、将企业档案管理工作纳入到企业业绩考核

对档案资料的流动性管理上，通过绩效考核实起到约束和监督、利用和保护的作用，重点突出严格性、规范性、时限性，以及对档案人员和其他人员的双方管理，保障档案工作的顺利开展。目前，不少企业的档案管理工作标准没有工作考核；或有考核，但往往是流于形式，这是档案工作体系建设不完整的表现。

总之，企业档案资源来源于企业的各个部门、各个环节，是最基础的企业知识资源，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度，是企业历史发展的记载，是企业发展史上的优秀成果，我们必须科学的分析、扬长避短，做好档案管理工作,探索一条适合自身企业的档案管理现代化之路。