关于对档案编研工作基本内容的分析

文/黑龙江省鹤岗市职业技术教育中心 李秀梅



关于对档案编研工作基本内容的分析

文/黑龙江省鹤岗市职业技术教育中心 李秀梅

【摘要】档案编研工作是以馆(室)藏档案为主要物质对象,以主动提供或报道档案信息内容,满足档案利用者利用为主要目的,在深入研究档案内容的基础上,按专题对档案文件进行收集、筛选、加工,使之转化为不同形式编研成果的一种专业工作。

【关键词】档案编研；基本内容；分析

编研工作—般由三项实体内容构成：第一，将档案文件汇编成书公开出版或在报刊上公布；第二，编写档案参考资料；第三，编史修志和撰写学术论著。在这三项具体工作中，汇编出版档案文件是编研工作的主体部分；编写档案参考资料是编研工作的基础部分，而且是最接近于管理工作的部分；编史修志和撰写学术论著则是编研工作中最具有研究性和学术性的部分。因此档案才有“以编为主、编研结合”的编研工作原则之说。

一、汇编出版档案文件

将档案文件的内容信息以正式出版物(图书)的方式入编出版或在报刊上公布，是编研工作的主要内容。在具体的编辑出版过程中，涉及选题、选材、考订、注释、编排、文字加工、撰写标题按语等一系列研究性和技术性的问题，对这些问题的处理原则与方法已构成档案学中的一个专门学科，即“档案文献编纂学”的基本内容。

档案出版物大致分为公开出版物和内部出版物两种，公开出版物在全社会范围内公开发行，没有发行范围上的限定。内部出版物则只在一定社会范围内发行。在某些社会组织内部还可将档案文件汇编成册，以印刷品成打印件的形式仅在本组织内部使用，而不作为正式出版物在组织之外发行。档案出版物及印刷品、打印件的具体名称因其编纂原则、方祛、特点的不同而不同。档案出版物都是在一定的题目下形成的。题目可大可小、可宏观、可具体。既可以是历史性的专题，也可以是逻辑性的问题，还可以以某一组织、某—人物为题。总之，凡具有现实价值或历史文化价值的题目均可作为汇编题目，具体的汇编题目应根据社会的利用需求和馆(室)藏档案的实际状况与价值来确定。

二、编写档案参考资料

档案参考资料与一般意义上的参考资料有所不同。一般意义上的参考资料主要是从相对的角度而言的，即相对于某些主体的某种信息需求而言，报刊上的新闻报道、文章或某些文件、书信、图纸、照片甚至档案原件等，均可作为参考资料看待。而档案参考资料则具有绝对意义。它是档案部门根据档案内容重新编写的专供利用者或有关人员参考的专门文字材料。这些文字材料既不是档案内容本身，也不是正式出版发表的学术性论著，而是介于二者之间的“毛坯”和“半成品，它是一种典型的“二次情报”“二次文献”(档案是“一次文献”、一次情报”)。就其内容特征及其作用上价值而言，它也介于档案与学术论著之间，起一种中介性的桥梁作用。比之档案内容，它更具系统性、条理性与概括性，可使人们对档案内容所涉及的问题、史实有较为全面，系统的了解；而比之学术论著，它又具有基础材料的特点，具有相当程度的原始真实性与可靠性，可为人们进行学术性的研究、撰写学术论著或进一步地查考利用档案文件，提供一个基础和媒介。因此，真实与客观是其内容上的基本要求，只陈述事实与过程或作必要的概括性叙述，而不进行评价、议论、不必要的分析、阐述，不使用有明显感情色彩和观念倾向的文字语句，是其文字表达上的基本要求。所以，档案参考资料在内容上并不考虑保密以及是否会引起纠纷、争议等副作用之类的因素，而完全是档案的真实记载据实编写、秉笔直书。这也是档案参考资料只供内部参考之用，而不公开出版、发表的一个重要原因。如果要将档案参考资料公开出版或发表，必须在内容和文字上作必要的增加、改动，或完全改为其他文体形式。

档案参考资料的具体种类(形式)很多，档案部门应根据利用需求，尤其是学术界、史学界的研究动向和馆(室)藏档案的实际情况去编写不同种类的档案参考资料。也可以从业务建设的角度出发、主要依据档案情况，有计划地组织编写档案参考资料。实际上是档案中有较为完整的记载历史专题或工作问题。但档案参考资料的题目一般不宜过于宏观、复杂、抽象，而应该比较具体，具有较强的现实完整性与统一性。从业务建设角度有计划组织编写的参考资料，具有较强的管理色彩。

三、编史修志、撰写学术论著

这是编研工作中的一项纯研究性工作。即档案部门依靠自己得天独厚的信息资源优势，直接编修史志，编写学术论著的科研工作。这项工作实质上是社会中整个科研工作的—部分。档案部门的这种纯研究性工作应注意发挥自己的优势，扬长避短。因此，档案部门的这部分工作应以史料性、史实性、基础性的研究为主，而不应偏重于理论概括性的纯学术研究。另外，在科研题目的选择确定上应注意与社会中专门的科研机构和科研人员所进行的科研项目进行协调，避免“撞车”或重复。当然也可以与社会各界联合进行合作性的科研工作。从总体上看，这项工作不应在编研工作中占据主导地位。尤其在汇编出版档案文件和编写档案参考资料这两项工作开展得不充分的情况下更是如此。否则，档案编研工作就会有偏离职责甚或不务正业之嫌。这也是档案部门提出“以编为主、编研结合”的编研工作原则的道理所在。

【参考文献】

[1]韩江果.不可忽视的档案编研工作[J].科技情报开发与经济,2007(04).

[2]谢忆静.基于数据库的学校数字档案编研工作探讨[J].浙江档案,2007(01).

[3]张艳红.做好企业档案编研工作的几点思考[J].兰台世界旬刊,2014(09).