信息化时代高校档案职业技能的拓展与变迁

文/西安交通大学档案馆 房荣军



信息化时代高校档案职业技能的拓展与变迁

文/西安交通大学档案馆 房荣军

【摘要】信息化时代下，高校档案职业技能也伴随社会的发展越来越完善，随着信息技术应用的快速渗透，高校档案职业技能也受到相应的影响，在一定程度上改变了原有的档案管理方式。在信息化时代背景下，高校档案管理人员也要与时俱进，依据高校档案管理工作的要求不断地改进自身的职业技能，接受、学习新的技能，另外，国家对于高校档案管理人员职业技能的要求并不严格，对此，高校档案管理工作人员要提高觉悟，严格要求自己，使高校档案职业技能的拓展和变迁顺利发展。

【关键词】信息化；高校档案管理；职业技能

信息技术的迅猛发展，推动中国的社会和经济的发展，信息技术的应用深入各个领域，改变人类的工作以及生活方式，信息技术的应用在高校档案的管理中占据着重要的地位，信息技术的应用改变了传统的档案管理方式，为档案的管理提供便利，提高了档案管理的工作效率。新时代下，信息化对高校档案职业技能的拓展和变迁是至关重要的，因为在信息技术的辅助下，档案的信息输入和输出、保存、处理等工作方式都在发生变革。

一、信息化时代下高校档案管理技术的要求

高校档案管理是一项系统的工程，具有开放性的特点，要做好这项工作，档案管理人员档案职业技能具有一定的要求。过去高校档案管理人员要了解档案搜集的范围，与相关人员做好沟通工作，对于已完成的非电子版文件，都要做好纸质的登记；信息化时代下，高校档案管理人员除了要了解档案搜集范围，与相关的档案管理负责人员做好沟通工作，档案管理人员还要了解各个格式类型的电子档案，了解有关的软件，传输信息等，确认电子文件何时收集，所属范围和版本、技术类型、被操作数据、监测数据等要求，确保电子文件的质量。信息时代下，高校档案以电子档案形式进行管理，档案管理工作人员要把纸质档案程序化归档，同时还要将凌乱的电子档案进行整理、归类、编排等，让电子文件有秩序，方便管理，电子档案管理人员还要具备电子档案数据输入、加工等档案管理职业技能。

二、信息化时代下高校档案职业技能的问题

信息化时代下，与传统档案管理相比，高校档案的管理在搜集、归类、保存等方面都产生了极大的变化，档案资料的管理多样化对档案管理人员也是一种考验，它对档案管理人员技能的要求越来越高，使高校档案技能面临新的问题。由于高校档案管理人员对传统档案管理的方式已经熟练掌握，并且习惯于传统的管理模式，信息化时代下，信息技术在档案管理中的运用对档案管理员的档案管理技能要求就越来越高，档案管理工作量也不断增加，这就加大了档案管理工作人员的压力，容易使档案管理工作人员产生厌倦心理，怠慢工作。信息化时代下，高校档案职业技能拓展和变迁的核心问题不突出，很多管理者对档案管理技能的核心技术掌握并不熟练，一方面是比较重视档案职业技能中的具体细节，忽略了职业技能的综合分析，一部分原因是档案管理者对信息化的档案管理没有足够的自信，另一方面则是对于信息化的档案管理所涉及的技术内容没有足够的了解。

三、信息化时代下高校档案管理面临的挑战

信息的急剧增长使高校档案的管理受到了一定的影响，高校的扩招，使学生人数增多，教师数量也伴随学生数量增加，学生和教职工的资料档案数量也会相应地增多，增加了高校档案管理人员对信息的搜集、鉴别、编辑等工作的难度，不管是教职工还是学生或是社会人员，对档案信息的需求也在增加，因此，过去以纸质材料为主的管理模式，已经跟不上信息化时代的步伐了。另外，高校校园的校内网并不能完全实现档案资源的共享以及个人的自由应用，各个学校的网络状况不一样，档案资源的共享程度就不同，但这种差别是来源于技术的娴熟程度，因为各所学校使用的相关软件和档案管理的模式是不尽相同的，在一些学校，即使利用实名认证、身份验证等方式进入档案信息系统，也未必能成功登陆，这是因为高校对电子档案的查询进行了一定的限制，这样可以使档案信息更加安全，然而这也导致了档案资源没有得到充分的利用，资源的共享性没有得到提高。此外，受到传统的高校档

案管理政策和观念的影响，档案资源也未能得到合理开发和有效利用，档案管理人员的观念落后，致使高技术的档案管理方式没有得到合理的运用，信息化的档案配置也达不到标准，导致了档案管理的信息化程度没有跟上信息化发展的步伐。

四、高校档案职业技能的拓展与变迁的措施

要拓展和变迁高校档案职业技能，高校档案管理人员要提高自身的档案管理技能，针对当前存在的档案管理问题以及面临的挑战，积极采取措施，提高档案管理工作的效率。高校档案管理者要重视自身的工作，以积极的心态面对自身的工作，转变观念，意识到信息技术对档案管理工作的重要性，不断学习档案管理技能，提高自身的服务技能，这样有助于提高高校档案服务工作效率。要使高校档案管理工作能高效地开展，就要具备专业的高素质的档案管理人才提高档案管理人员的职业素养。信息化时代下，信息技术的运用能力与档案管理信息化的发展息息相关，信息技术在档案管理中的运用主要包括；档案资料的收集与整理、编辑、数据的输入和输出、档案的归类等工作，利用信息技术进行档案的管理工作给管理工作带来极大的便利。此外，高校相关负责人员应该要加大网络运用的进程，加强档案管理软件，提高软件应用的安全性，同时还要保证档案资源的共享性和利用性。

五、结束语

信息化时代下，高校传统的档案管理势必向信息化方向变迁和发展，这也是高校实现现代化管理的标志之一，高校档案管理实现信息化为高校相关部门各项工作的顺利开展打下坚实的基础。高校档案管理人员要顺应时代的发展，与时俱进，尽快适应新的档案管理工作模式，积极应对档案管理信息化带来的挑战，同时要积极面对信息化的档案管理工作中存在的问题。高校档案管理部门要加强部门管理的规范化，加强档案管理工作的监督，使高校档案职业技能的拓展与变迁往更加有利的方向发展。把信息技术应用到档案管理中使高校档案职业技能的拓展与变迁得到里程式的发展。

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