人事档案管理现代化

沈春萍

摘要：档案的形式体现着人类的进步，而伴随着计算机的诞生，各个行业的工作形式都在发生改变，档案工作也不例外。本文主要从档案的现代化管理、人事档案信息系统、人事档案信息的网络服务来进行论述。

关键词：人事档案；计算机；网络服务

档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案的本质是直接的、原始的历史记录。

一、人事档案与人事档案现代化管理

人事档案来源于人事管理活动，是进行人事管理的条件和依据。把在人事管理活动中形成的人事材料，按照一定的原则和方法进行整理立卷，就成为人事档案。人事档案是人事部门有组织、有目的活动的结果，并在其活动过程中不断地得到补充。人事档案是以个人为立卷单位，按照一定的原则和方法整理归档的材料。

人事档案现代化管理，就是把现代化管理思想和先进的科学技术手段应用于人事档案管理过程中，以提高工作效率和延长人事档案寿命，更好地服务于社会的管理活动。人事档案现代化管理涉及到管理人员思想的现代化、管理方法的现代化、管理技术的现代化（包括计算机技术、多媒体技术、通讯技术、网络技术等）。人事档案随着人员所在单位的变动而流转。人事档案应该真实地反映一个人的历史全貌。

随着计算机技术的发展和应用，人事档案信息计算机管理也日渐普及。计算机为人事档案信息自动化管理提供了有效的技术手段。现在档案管理采用XHM、HTML网页脚本语言和服务器端编程环境ASP、PHP、JSP、ASP.NET等在互联网上建立站点，通过Accese、SQLServer、MySql数据库管理系统的支持，提供远程人事档案信息服务。随着宽带互联网的开发应用，以声音、图像为主体的多媒体事档案信息将可在网上快速传递。

二、人事档案管理信息系统

人事档案管理主要包括数据录入、更新、修改、删除，信息查询分析，数据统计，编写报表等功能。统计又包括：简单统计、二维统计、通用统计、常用统计、单项统计，按照不同的要求可以选择不同的统计方法。设置是对各人员库的选择，有在职人员库、离退休人员库、调转人员库、其他人员库等。人事管理是所有厂矿、公司、企事业单位、政府机关所必需的，人事档案管理系统包括对人事档案信息的录入、查询、更新、统计、打印输出等。如果人工直接统计管理的话，工作量将很大。用计算机管理可使人们从繁重的劳动中解脱出来，仅一些简单的操作便可及时、准确地获得需要的信息。而以前手工方工检索档案，靠人工摘录、统计、综合、分析各种人事档案数据，既费人力又费时间，容易漏检。

人事档案计算机管理系统至少应具有以下几个方面的功能：密码设置，每个操作人员均有自己的密码，可以防止非系统人员进入本系统，确保人事档案信息的安全性；权限设置，设置每个操作人的权限，使各人有各人的操作范围，不能超过自己的范围操作。一般只有负责人员可以进行权限设置；初始化，将计算机中保留的上一次操作后的结果清除，以备重新查询、更新、统计、输出等功能的执行；更新，为了存放人事档案的所有数据，系统将每一名职工的档案分为人事卡片、个人简历、家庭成员、社会关系等表分别存放。所以档案更新包括对个表的记录修改、删除、添加等操作；档案查询，查询是人事档案管理和利用的前提。一个使用的系统应提供尽可能多的检索途径，减少检索过程中的限制；档案统计，包括统计文化程度、技术职务、政治面貌、年龄、工资等个人档案信息；档案输出，可以输出个人档案、全体档案、人事卡片、单位名册等到屏幕或打印机上；其他操作：包括修改密码、设置权限、打印预览、打印等；退出，可以存储退出或直接退出。

三、人事档案信息的网络服务

知识经济作为影响当今世界发展的一个重要趋势，正在蓬勃兴起。知识经济是当代高科技对社会作用日益深化的产物。充分地开发利用社会所有信息资源，实现社会中各种信息资源、信息技术资源的充分共享是信息社会的基本特征。

人事档案信息网络服务平台是基于互联网的信息提供和查询网站。众所周知，以单机和局域网组成的人事档案信息管理系统，其应用范围受到很大限制，一般只能满足单个部门或单位的使用要求，这一管理形式在一定的时期起主流作用。随着互联网技术的发展，为人力资源的合理配置和人才市场的有效管理，提供了空前便捷的条件。

人事档案信息网络服务平台的服务对象比较容易界定，即本单位的职工和非本单位的个人。只要考虑好如何为他们提供有效的服务即可。人事档案信息网络服务平台主要为用户提供人事档案信息查询服务。其包括：用户注册——包括本单位用户注册和非本单位用户的注册。信息查询——如何实现快速准确的信息查询，也是人事档案信息网络服务平台需要真正解决的问题。用户服务—包括注销用户、删除资料、修改资料、修改信息、接收信息、刊登信息。这部分功能的实现是整个网站的中心工作。

四、现代档案工作者所具备素质

广义档案专业队伍的概念包括所有从事档案事业及相关工作的人员。从研究档案理论和从事高等教育的专家、学者、教授，到从事档案报刊和出版业的记者编辑；从各级档案行政管理机构的公务人员，到各级各类档案馆（室）的专业技术人员；狭义档案专业队伍的概念，专指在档案馆（室）等业务技术工作岗位上从事专业技术工作享受档案专业技术职务待遇的档案专业技术人员。

人才的本质特征是具有强烈的敬业精神。具有敬业精神的前提首先是必须具备优秀的政治思想素质，没有正确的世界观，就难以树立无私奉献的人生观。档案工作人员要符合职业道德要求。要具有丰富的知识，与时俱进的掌握计算机基本操作知识。

档案是人类社会活动的必然产物，档案的形式和内容直接反映了人类社会的文明进步程度。