档案管理对于组织发展的重要性研究

陈　莉

（国家广播电影电视总局 机关服务局，北京 100866）

档案管理对于组织发展的重要性研究

陈莉

（国家广播电影电视总局 机关服务局，北京 100866）

随着科学技术的快速发展以及“互联网+”发展理念的提出，信息技术对社会发展和人们生活的作用越来越大，同时也增加了组织在日常运转过程中产生风险的概率。在组织日常运作过程中，如何通过管理有效信息为组织的工作和决策提供帮助是值得人们深入思考的。本文对档案管理工作在组织日常运作和各项发展事业中所发挥的重要性进行分析，就如何充分发挥这些作用提出了有效的建议。

档案管理；组织发展；重要性

在信息化条件下，社会发展产生了大量的信息资料，这些资料中的一部分属于重要的信息，能够对于以后的相关事情的开展和问题的解决提供参考，对于这些信息，要采取适当的方式加以存储和保管，在需要时能够快速地调阅，这就产生了档案管理的工作范畴。档案是一些工作内容所蕴含的信息的载体，在处理信息时要做到去粗取精、去伪存真，把有效的信息正确、长久地保留下来，而对于意义不大、占用存储资源比较多的信息则可以采用删除或焚毁的方式来进行处理。

在目前的社会发展背景下，组织的发展更倾向于向理性方面的发展，在作出任何决定之前一般要经过可行性和合理性的分析来确定最佳的行动方案，从而促进工作的有效开展。档案在组织风险能力抵御方面发挥了越来越重要的作用。

1　档案管理的含义

档案是记录一个人或者一个组织在每一个时期内所从事的主要工作的信息，包括典型事件的分析、事情发展的进度情况等，它对于组织和个人的发展都具有十分重要的作用，同时也具有重要的收集、存储价值。

档案管理是由特定的单位或部门对组织或个人的档案信息进行搜集、整理、存储和调阅的一系列活动。档案管理工作一般由政府的相关部门或社会中的专业档案管理机构进行。根据相关的统计资料显示，目前，我国各级的档案管理单位大约有3 780个，收集以及管理的数量超过160亿卷，并且这个数字随着社会的发展还在不断增加。浩瀚的信息充斥在人们的生活中，如何在这些信息中提炼出真正能够对组织发展有用的内容是档案管理工作的重要职能。

2　档案管理对于组织发展的作用

档案管理对于组织和单位的发展有着重要的作用。①档案管理能够对组织发展过程中所产生的信息进行有效的筛选和管理，为组织活动的开展和决策提供重要的信息参考，提高决策的有效性。②知识经济时代使信息的作用和价值得到了很大提升，档案作为一种重要资源，其作用逐渐被人们所认可和接受，组织通过有效的途径将一些基本的档案信息通过网络化的方式实现共享，可以缓解信息的迫切需求现状，减少信息的不对称现象，降低社会运作成本。③档案管理工作能够充分发掘档案潜在的经济和社会价值，相关管理部门有效管理档案资料，为信息价值最大化创造了条件，在市场经济条件下，加强对档案信息的管理工作能够较好地将信息中所蕴藏的社会价值和经济价值展现出来，使其与我国目前经济发展的相关情况进行有效的结合，促进经济利益的有效实现。相关的专业工作人员通过对档案的深入研究可以为组织相关工作的有效开展提供良好的途径。④随着社会的发展，机关事业单位的档案管理工作正在进行深入的改革和完善，逐步将一些基本的信息借助信息化平台进行公开，这一方面能够增强人民群众对于这些单位信息的有效了解和监督；另一方面也为广大人民群众参与档案管理工作提供了一个有效的途径，通过相关的渠道将更适合的管理方法反馈给相关的部门，促进档案管理工作水平的有效提升。

3　档案管理工作中存在的一些问题

3.1档案资源的价值开发利用效率有待提高

目前，我国档案管理工作尚处于浅层次阶段，还未有效发掘档案资源内在价值。①档案资源管理体系不够健全。目前，组织对于档案的管理只停留在信息的搜集、整理和存储及简单的调阅上，对于档案资源的常规性研究存在一定的空白，档案资料数量的庞大使本身管理人员不足的档案管理工作在人才方面呈现出匮乏的局面，无法充分发挥这些档案资料在组织发展过程中所能发挥的作用。②档案资料的查询方式有待进一步优化。由于我国档案资料的管理长时期是用纸质的形式进行的，尤其是一些历史久远的资料，对于这些资料的查询无法借助现在的计算机系统进行快速的定位和调阅，需要通过人工寻找，加上一些管理方式不规范，资料查询的效率十分低下。③相关人才的缺乏。档案资料的研究需要具有一定专业知识的人才作为支撑，目前组织在管理相关档案时存在管理人员不足的问题，基本的管理工作开展起来就有些吃力，更不用说安排专人来进行档案资料的研究工作，人才缺乏制约了档案资源价值的挖掘。

3.2档案信息化技术应用不广泛

我国组织档案管理的模式还处于以纸质化档案管理为主的阶段，电子化、数字化档案的使用率比较低。与纸质档案相比，电子化的档案管理一方面可以方便档案的存储、管理和查询，另一方面在管理的成效方面也要比纸质档案好。但是，由于目前信息化技术尚处于推广阶段，组织对于新型管理方式还不适应，加上购买专业档案管理软件成本高昂的考虑，往往采用纸质档案管理，信息化、现代化管理方式没有得到有效的应用。

3.3档案管理规范化程度不够

在档案管理过程中，必要的制度性规范对于档案管理和使用工作都起着重要的保障作用。档案管理工作的服务人群是组织或者个人，一些管理单位或部门在当事人没有提供相关证明的前提下就随意将一些重要的档案信息提供给对方，这对于组织的发展来说是一种重要的隐患。对于组织发展来说，那些重要的信息一旦被泄露或者经过非正规的手段获得，将会给组织的正常运营带来严重的影响，甚至会对组织的利益造成严重的损失。但是，目前相关部门和人员在这方面的意识仍比较薄弱，对于档案的制度性和规范性的警觉度还不高。

4　加强档案管理

4.1开发及利用档案资源

档案资料的价值是无法准确评估的，其价值的有效实现需要人们进行一定的创新性研究。①要加强档案资源管理的体系建设。将档案室的信息资源进行合理有效的分配，建设清晰、条理化的管理制度，通过建立信息化的档案资料管理体系为档案资源价值的挖掘提供重要的平台支撑。②要通过各种途径挖掘优秀的档案资料管理人员，使其能够对档案资料背后所蕴藏的重要信息进行发掘，从而实现档案资料的价值最大化。

4.2合理应用现代化技术手段，提高档案管理效率

在信息化时代背景下，人们对于效率的要求越来越高，如何在短时间内达到计划目标是需要思考的问题。对于组织档案的管理者来说，要充分、合理地运用现代化的档案管理技术，通过一些专业的管理系统和流程来提高档案搜集、整理、存储和使用的效率，节约时间成本，充分发挥档案的作用。同时，要逐步将档案管理过度到数字化方式上来，这样可以有效地减少档案管理中引入人工手写所可能导致的误差，同时也能够延长档案保存的时间，防止相关信息的丢失，为组织的发展提供长期的信息支撑。

4.3将档案管理制度化，加大惩罚力度

档案的管理是一项严肃的事情，需要从思想意识和管理方式上对相关部门和人员进行明确，在平时的工作过程中按照既定的流程进行档案的管理，在没有提供相关证明性文件的前提下禁止向当事人提供相关档案的信息，从根本上保障档案管理的安全性。对于那些私自透露档案资料信息的人，要按照相关规定进行严厉的惩戒，防止由于信息泄露给组织发展带来的不良影响，保证组织功能的发挥。对于平时的档案管理工作，要定时或不定时地进行检查和监督，切实保证档案管理工作的效果。

5　结 语

档案对于组织发展的作用是长远的，档案的合理化管理能够为组织发展提供重要的保障，促使组织活动的合理科学开展。随着信息化时代的到来，档案管理工作逐步向无纸化的方向发展，如何在节约成本的前提下实现管理工作的最优化是每位档案管理人员和部门需要深入思考的问题。档案管理者要善于将信息化、数字化的档案管理平台引入到日常的档案管理工作中，切实提高档案管理的效果，为组织的良性发展提供重要的信息支撑。

主要参考文献

［1］刘海俊.基于数字化环境下的学籍档案管理方法［J］.科技资讯，2015（28）.

［2］邓德成.高等学校研究生学位档案归档模式研究［J］.卷宗，2015（1）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.121

D262.2

A

1673-0194（2016）14-0169-02

2016-06-12