基于货款月结情况下的应付账款函证结果分析

文/程飞



基于货款月结情况下的应付账款函证结果分析

文/程飞

摘要：在现代企业管理中，供应商货款月结已成为常态，由此造成应付账款余额账实不符，但审计按照账面余额进行函证时，许多供应商仍回函为“数据证明无误”，使函证结果可信度降低。现联系实际进行分析，提出相应改进措施。

关键词：货款月结；应付账款；函证结果；原因分析；改进措施

在会计报表审计中，注册会计师为了获取影响财务报表的应付账款信息，需要向被审计单位的供应商进行函证。按理说应付账款函证是通过第三方——供应商获取的证据，证据可靠性应该较高，但实际情况却不尽然。

一、影响应付账款函证结果的原因分析

（一）因会计核算制度局限性造成的应付账款函证结果不准确

根据《企业会计准则》要求，应付账款应按照权责发生制原则，以采购物资所有权有关的风险和报酬已经转移至本单位为标志进行确认。具体到实际业务，又分为两个方面，举例进行说明：

甲公司2015年12月从乙公司采购原材料若干批，合计不含税价款为2000000元，增值税税款为340000元，原材料已经陆续到达甲公司，车间已经领出投入生产。

1.当月采购当月收到发票，公司根据收到的发票登记原材料和应付账款。账务处理如下：

借：原材料——××原材料2000000

应交税费——应交增值税（进项税额）340000

贷：应付账款——应付款——乙公司2340000

当月采购当月收到发票，在这种情况下，应付账款余额没有任何问题，账实相符。

2.当月采购当月发票未收到，根据企业会计准则要求，月末原材料和应付账款估价入账。账务处理如下：

借：原材料——暂估原材料2000000

贷：应付账款——暂估款——乙公司2000000

下月初，用红字冲回该会计分录

借：原材料——暂估原材料-2000000

贷：应付账款——暂估款——乙公司-2000000

待收到发票时，再做正确的会计分录，账务处理为：

借：原材料——××原材料2000000

应交税费——应交增值税（进项税额）340000

贷：应付账款——应付款——乙公司2340000

在工业企业的实际工作中，公司与主要供应商之间几乎每天都发生业务，为了提高效率，公司之间普遍采取货款月结的方式。货款月结，就是供应商与公司每月核对一次往来账，根据核对结果供应商一次性开具增值税专用发票，收到发票公司按照合同约定的付款期一次性支付供应商货款。实行月结，对账工作只能在下月完成，供应商的发票也只能在下月开具。根据企业会计准则要求，公司应付账款也就只能采取第二种方式进行账务处理。其实，无论采取何种方式，大部分原材料价格都是双方事先谈妥的，不需要估价，只是因为企业会计准则要求在财务处理上暂且作估价处理。

实际工作中，上月采购的原材料，大部分在上月已经消耗掉，在公司ERP运行中根本无法冲回原材料。公司在原材料入库当月账务处理为：

借：原材料——××原材料2000000

贷：应付账款——暂估款——乙公司2000000

下月初，也不用冲回原材料，待对账结束，收到发票时，账务处理为：

借：应付账款——暂估款——乙公司2000000

应交税费——应交增值税（进项税额）340000

贷：应付账款——应付款——乙公司2340000

实践中的这种账务处理方式，比理论上的账务处理更科学、更合理、更实用。

采取月结方式，因月底发票未到，假设甲公司在2015年12月份已经结清乙公司11月底之前的所有货款，则2015年12月底“应付账款——乙公司”余额为2000000元，实际上甲公司欠乙公司货款2340000元。

在会计师事务所对乙公司的应付账款函证中，函证金额是根据应付账款账面余额2000000元填列的。但是在被函证单位回函中，90%以上会在“数据证明无误”处盖章。这是为什么呢？具体原因分析如下：

1.被函证单位认为盖章无所谓，函证只是为了应付会计师事务所的，与具体结算无关。

2.被审计单位与供应商之间双方达成协议，双方商定收到会计师事务所的询证函时，无论询证的信息是否与实际相符，均在“数据证明无误”处盖章。

3.被函证单位不认可函证结果，不愿在“数据证明无误”处盖章。这时被审计单位出面做工作，解释差额产生原因，被函证单位也知道并认可了上述原因，就在“数据证明无误”处盖章；如果解释差额原因后，被函证单位仍不认可，被审计单位会向被函证单位出具签字盖章的对账证明。总之，无论怎样，根据被审计单位要求，被函证单位只能在“数据证明无误”处盖章。

在货款月结的情况下，实际的应付账款是账面应付账款的1.17倍，差额达17%，影响还是挺大的，但是公司是严格按照国家《企业会计准则》执行的，会计核算也没问题。问题出在哪呢？

（二）公司人为因素造成的函证结果不准确

在应付账款核算中，也存在一些人为因素造成的账实不符。主要表现为：

1.采购定价不及时。有的物料已经用完，成品也已经售出，但采购价格迟迟不确定；

2.财务人员变更频繁，交接手续不规范，也会造成应付账款不准确；

3.供应商发货与公司收货时间不一致。比如：供应商12月30日发货，但因运输等各方面原因公司元月份才收到货。

虽然人为因素造成被审计单位应付账款不准确，但是被审计单位为了能够让会计师事务所出具无保留意见的审计报告，被审计单位仍采取各种各样的措施让被函证单位在“数据证明无误”处盖章，诸如：下调供应商调货比例、增加承兑汇票比例、延长付款期等。被函证单位不愿因小失大，只得作出妥协在“数据证明无误”处盖章。

二、针对因会计核算制度局限性产生应付账款函证结果不准确的探讨

有许多财务人员认为国家会计法律法规非常完善，不会产生函证结果不准确的问题，是财务人员账务处理方法不对，只要将应付账款全额入账就可以了。

现借助上述例子反驳这种观点。应付账款全额入账有两种方法：

（一）将原材料进项税额全额计入原材料暂估价，账务处理为

借：原材料——暂估原材料2340000

贷：应付账款——暂估款——乙公司2340000

这种处理方法应付账款准确了，但是又带来了两个更严重的问题：

1.产品成本不实。这种情况下当期采购的原材料就虚估增了17%，目前公司存货周转率较快，当期采购的原材料当期几乎用完。虚增的原材料成本就转入了当期的产成品成本，当期生产当期销售，甲公司当期的经营效益就会低估；如果甲公司淡旺季明显，旺季月份采购的原材料淡季月份对账，对完账收到发票时，将差额冲减当期原材料成本，公司的原材料就可能为负数，产品成本也可能出现负数。

2.期末库存原材料金额不实。在资产负债表中，公司经营者最关心的是公司的应收账款、应付账款和存货。由于原材料虚估，期末存货就会严重不实，这就会影响经营者的经营决策。

原材料进项税额全额计入原材料暂估价，违背了企业会计准则的客观性原则和实质重于形式原则，这是不可取的。

（二）按照真实的情况，价税分开入账，账务处理为

借：原材料——暂估原材料2000000

应交税费——应交增值税（进项税额）340000

贷：应付账款——暂估款——乙公司2340000

这种处理方法非常真实，原材料准确、应付账款也准确。但是供应商发票还没有开过来，还没有认证，账上的进项税额与税务局认证的进项税额完全不一致，与增值税纳税申报表的数据也完全不一致。如果公司的供应商非常多，赊销期限又不一致，再加上货款到期后个别供应商因各种原因不及时结款，最后财务人员就懵了，税务局检查时根本解释不清。

这种方法处理的最终结果是财务人员崩溃了，审计“应交税费”科目的注册会计师也找不到北了，公司还惹上了税务麻烦。

总之，在目前情况下，赊销的应付账款根据入库手续全额入账是行不通的。

三、改进应付账款函证结果的措施

（一）针对因会计核算制度局限性产生函证结果不准确的改进措施

1.会计师事务所修改应付账款询证函的主要内容。将询证函中应付账款余额列示到具体明细，明细可分为已开发票金额、未开发票金额（不含税）、未开发票税额。

已开发票金额根据供应商在该公司“应付账款——应付款”中的余额直接填列；未开发票金额（不含税）根据供应商在该公司“应付账款——暂估应付款”中的余额直接填列；未开发票税额根据供应商在该公司“应付账款——暂估应付款”中的余额乘以该供应商的增值税税率计算填列，供应商的增值税税率可查询其前期开具的增值税发票获得；三项合计就是公司实际欠供应商的货款。

对应付账款核实结束后，注册会计师只需对未开票的税额，进行审计调整就行了，不影响公司的业务处理。

2.取得该公司12月份的对账记录。公司与供应商每月都进行对账，对账结果作为供应商开具增值税发票的依据。会计师事务所年度审计结束前，公司的应付账款对账工作肯定已经结束，会计师事务所让公司提供双方签字确认的应付账款对账单，然后分析供应商的对账结果和公司财务账上应付账款余额，看两者之差等不等于未开票部分的增值税。两者如果相等说明公司的应付账款余额正确；如果不等说明公司的应付账款余额不正确。然后对比分析对账记录明细与应付账款发生额明细，就可以查出原因了。半年报审计也是如此，利用公司6月份对账记录进行分析。

（二）针对公司人为因素造成的函证结果不正确的改进措施

1.注册会计师选择函证的供应商时，一是在遵循“二八原理”的情况下，每年都进行小幅度调整；二是适当向外资公司倾斜，因为外资公司管理制度相对较严。

2.编制好应付账款询证函后，让被审计单位提供印章，注册会计师自己盖章，自己寄发询证函。

3.对于因发货时间产生的差异，要求公司提供下个月的采购入库单和相应的供应商送货单就可以了。

4.明确供应商提供不实回函的法律责任。如果供应商对会计师事务所回函不实，由此使审计报告使用者产生损失的，供应商应承担相应民事赔偿责任。

在公司负债中，应付账款占比很大，无论是对股东还是经营者都非常重要，因此注册会计师在对应付账款审计中，一定要善于发现问题并小心进行求证。函证作第三方提供的审计证据，可靠性较高，因此，注册会计师一定要想方设法充分用好函证，提高应付账款的可信度。

参考文献：

［1］罗海燕，荣素兰.对审计过程中函证程序的思考［J］.交通财会，2010（02）.

［2］王彦德.实施函证应注意的几个问题［J］.审计与理财，2008（08）.

［3］ 企业会计准则.北京经济出版社，2006.

（作者单位：天津三商电动车科技有限公司）