浅谈煤炭企业物资采购应付账款管理——以W公司为例

张雯昭（开滦（集团）有限责任公司物资分公司）

应付账款管理的本质是指煤炭企业把内部有限的资金合理支付给各个供应商，以期与供应商之间建立和谐友好的合作关系。当前，企业之间的竞争已经演变为供应链与供应链之间的竞争，供应商处在供应链的前端，是影响企业生产经营的最直接外部因素，特别是物资需求量较大、设备科技含量较高的煤炭企业，拥有优质的供应商是赢得市场竞争的基础。但煤炭企业通常认为应付账款是占用了供应商的资金，缓解了流动资金紧张等问题，然而应付账款管理不到位往往会导致采购价格偏高、企业商誉受损、诉讼风险增加等隐患。因此，科学管理应付账款，把有限的资金合理分配给各个供应商，是煤炭企业优化资金配置、提升物资采购效率的重要举措。

■W公司应付账款管理现状及问题分析

（一）W公司简介

W公司是国有大型煤炭企业KL集团下属的分公司，主要负责KL集团用于生产经营的物资供应，涉及煤矿采掘开、洗选等专用设备、配件和材料，以及其他生产、生活、办公用品等物资，是KL集团的物资采购中心。

（二）W公司应付账款管理现状

近年来，W公司根据KL集团的生产计划，不断调整物资采购策略，并构建了较为科学的资金管控制度，但对于应付账款管理这一环节的重视程度还远远不够，存在管理不到位的现象，甚至为缓解资金紧张、周转困难的问题，W公司不断要求供应商扩大赊销规模，导致应付账款持续上升。截至2019年末，应付账款合计已突破5千万元，虽然暂时缓解了资金有限的矛盾、节约了资金成本，但与供应商关系不和谐、物资供应不及时等问题屡屡发生。

（三）W公司应付账款管理问题分析

由前文可知，W公司缺乏对应付账款的管理意识，其根本原因是公司管理层认为W公司处在“买方”市场中，市场地位较高，对供应商产生的应付账款不能影响公司的正常物资采购秩序。根据调研，除重视程度不足，W公司当前还存在如下问题。

1.管理技术不足

W公司应付账款数额较大，涉及的供应商较多，资金使用情况复杂，虽然已构建了信息化管理系统（ERP），但仅是将应付账款管理作为一个子模块，并未根据供应商特点单独建设应付账款信息系统，导致在应付账款管理中缺乏科学合理的数据基础，管理效率较低。

2.管理制度缺失

W公司当前制定的《资金管理制度》中并未明确应付账款的管理方法；在经营风险管理中也并未辨识出由于应付账款金额过高导致的风险；在财务风险管理中也并未设置应付账款的账龄、周转率、周转天数等考核指标。

3.资金支付决策不科学

W公司在支付采购资金时，通常对应付账款金额大、挂账存续时间长的供应商优先支付货款，并未考虑实际的采购情况和供应商的重要性，缺乏科学的资金支付决策机制。

■应付账款管理问题导致的隐患

根据W公司在应付账款管理中存在的问题，结合煤炭企业物资采购的特点，分析由应付账款管理问题所导致的隐患如下。

（一）信用隐患

一是极易引发供应商的不满，致使物资供应的质量、数量和供货的及时性易遭受威胁，引发供应商违约。二是有损企业形象，给供应商造成不讲商业信誉的形象。三是资质好、技术高的供应商极易流失，影响煤炭企业长远发展。

（二）成本隐患

煤炭企业物资采购种类较多、需求量较大，很多供应商会在大规模销售的过程中采取信用优惠政策，而应付账款过期不付，供应商可能会以取消优惠的方法弥补资金损失，导致煤炭企业采购成本增加。

（三）价格隐患

煤炭企业若保持较高的应付账款金额，供应商必然要考虑货款回收期和呆坏账的几率，在投标的过程中以提高报价的形式保障资金的安全性，这样就导致煤炭企业采购物资的价格较高，甚至无法了解真实的市场成交价格。

■应付账款管理对策

（一）优化结付程序，改进付款决策流程

1.构建合理的结付程序

煤炭企业采购人员应根据企业内各生产单位上报的生产计划，编制当期采购计划，在招标后与中标供应商签订合理的采购合同，当物资到库后，仓储部门将入库单、购货发票送往采购部门，由采购部门向财务部门申请挂账，财务部门审核无误后将发票作为入账凭证列入应付账款，并由财务部门根据合同规定的付款条件、期限和企业的资金情况来安排付款。

2.优先向给予优惠政策的供应商支付货款

对于提供优惠政策的供应商，煤炭企业应考虑优先对其支付应付账款，建立良好的合作关系，这些供应商出于对煤炭企业的信任，自然愿意赊销货物给煤炭企业，甚至会在以后的业务中持续提供优惠政策，供需双方形成长期战略合作关系，提升煤炭企业竞争力。

3.构建科学的付款决策流程

以W公司为例，结合煤炭企业物资采购的实际情况，改进付款决策流程见图1。

根据图1，W公司在实际的付款决策中从企业当前现状、应付账款特点、供应商特点进行综合考虑，全面、立体地评价应付账款决策的影响因素。同时，可对每个不同的特点赋予分值，在付款前对每一笔应付账款进行打分评价，对分值高的优先付款。

（二）合理利用应付账款账期，增加企业资金收益

煤炭企业可在资金充足的情况下，合理利用应付账款账期，即在合同约定的付款日期之前进行短期融资，将应付账款的一部分视为一笔不需偿付利息的贷款。对于愿意提供现金折扣的供应商，可计算放弃现金折扣的成本，并与短期融资的收益进行比较，如收益高于成本则可选择短期融资扩大收益规模，放弃现金折扣的成本计算公式如下：

放弃现金折扣的成本＝［折扣率÷（1－折扣率）］×［360÷（信用期－折扣期）］

“信用期－折扣期”是指放弃折扣延期付款的最长天数，煤炭企业可在实际操作中可按照短期融资的天数，选择与折扣期相近的融资天数，以期获得更大的收益。

（三）构建应付账款内控体系，为管理提供制度保障

1.强化内部控制

一是核对控制，定期对应付账款总账和明细记录，不仅要对应付账款原始凭证中的数量、金额及日期的正确性进行验证，还应与供应商的销售账目进行核对，防止错记、漏记、弄虚作假等问题的发生。二是分工控制，煤炭企业在物资采购、验收、记账和付款的过程中应由不同部门或不同人员独立完成的，防止内部人员与供应商相互勾结的同时，也能确保应付账款账目清晰。三是责任控制，煤炭企业可对采购、仓储、财务等部门建立应付账款考核制度，特别是对已超出合同约定期限但仍未支付的应付账款，并使企业遭受损失的情况，对相关人员追究责任。

2.设置应付账款考核指标

煤炭企业可采用应付账款周转率和应付账款周转天数评价应付账款情况。通常，应付账款周转天数越长，对本企业资金周转越有利，但应付账款周转天数过高，说明企业可更多占用供应商的货款，显示其重要的市场地位，但同时也要承担较多的还款压力，也会使企业信誉受到影响。因此，煤炭企业可参考同行业的数据和历史正常水平，设置应付账款考核指标的数值范围，为管理层提供决策依据。

3.建立反馈制度

为使管理层及时掌握供应商的应付账款情况，煤炭企业可在每月末由财务部向管理层和采购部反馈应付账款余额表，及时分析应付账款管理情况，对有纠纷的货款，要依法核对账务，及时提供欠款凭据，落实债务。同时，在企业资金紧张等特殊条件下，对应付账款中确实无法到期支付的要及时将信息提供给采购，并由管理层配合采购部与供应商沟通，取得供应商的理解和支持。

■结束语

综上，煤炭企业应提高对物资采购应付账款的管理意识，通过优化付款决策流程、合理利用账期、构建内控制度等方法提升管理水平，以期实现合理分配采购资金、降低采购成本、实现价值最大化的目标。