民办高校学生请假系统存在的缺陷及改进方法

杨　庆 / 辽宁对外经贸学院学生处

民办高校学生请假系统存在的缺陷及改进方法

杨庆 / 辽宁对外经贸学院学生处

学生在线请假系统是高校信息应用技术方面的重要组成部分，利用学生在线请假系统可以方便快捷地实现教务和学生日常管理的一站式交互服务，但是目前由于技术、人才、理念等因素的制约我国民办高校中学生请假系统存在一定缺陷，这给学生管理造成了一定程度的不便，也不利于深化我国高校信息化改革，因此需要对这些缺陷和问题加以分析，同时也提出一些改进方法，希望对我国高校信息化建设起到一定促进作用。

信息化改革；简化步骤；一站式管理

一、我国民办高校请假系统中存在的缺陷

（一）制度上权职不清，请假流程混乱

权职不清。一部分学校将学生课程请假审批的权限交由任课教师，辅导员并不能第一时间掌握本专业学生的请假情况，而有的学校正相反，将权限直接下发给辅导员，任课教师根本不知道自己课上有多少学生请假，也不知道他们的具体请假时间、姓名和所在专业。因为教务课程平台与学生管理平台并没有实现资源共享，辅导员在网上可以查询学生请假情况并审批而任课教师依旧看不到。

学生请假流程的混乱。因为无法实现平台间的资源共享，学生在网上申请课程假之后还必须通过请假条或者其他方式将请假信息交于任课教师，否则即使在上网批准通过，其申请的假期依然不能核准，也就是说学生要申请两次，既在网上向辅导员或任课教师申请一次，然后再通过其他方式向另一方申请一次。这其中一旦有一个环节出错，不但学生无法正常请假，还会造成任课教师与专业辅导员之间工作上的冲突。

（二）缺乏专业人员参与管理

民办高校普遍缺少信息管理人才，即使拥有网络技术部门，所能处理的问题也只是停留在简单的技术层面，很多人员无法胜任信息管理工作。有的学校根据自身条件成立了以高级领导为核心的专门工作组，但是其中拥有专业知识的领导却是少之又少，这就使得一旦学生请假系统出现问题只能求助于校外方的帮助，若是问题处理不及时还会出现业务瘫痪。

（三）信息数据孤岛问题严重

在高校信息化建设中数据孤岛问题突出，不同部门间的数据信息不能共享，设计、管理、生产的数据不能进行交流，数据出现脱节。数据孤岛迫使信息需要重复多次的输入，大量的冗长、垃圾信息导致信息交流的一致性无法保证，从而降低了产品的工作效率，增加了错误量。现在由于请假流程中没有明确规定教学、社区公寓和学生管理之间相互联系的权责，在功能设置上自然也不会去特意实现请假信息数据共享，因此数据孤岛问题是请假流程混乱的必然结果。

二、请假系统的改进方法

若想针对请假系统中的现有缺陷进行改进必须从管理制度和系统功能两个方面入手。

（一）管理制度上的改进措施

管理制度方面的改进可分为两部分：

第一，认清权责，保证流程的准确性和时效性。通过制度一系列的规章制度，完善学校的请假制度，简化、优化原有的课程假和外出阶段假的流程。[1]具体流程优化方法如下：

1.课程假的优化。

学生申请课程假可登陆手机微信系统或学工系统自助请假。不再需要任课教师或辅导员审批，但申请课程假的时间和申请原因会被自动编辑为微信推送给该课程的任课教师和辅导员且每申请一节课程假会自动扣除该生本门课程相应的分数。若扣满全部平日成绩分数则本门课程不再有平日成绩且该生本门课程不可再申请请假。

2.外出阶段假的优化。

外出阶段假细化为一般阶段假和特殊阶段假两种。

学生申请一般阶段假，需要先通过手机微信平台或学工系统填写请假信息并提出申请。辅导员通过计算机终端或手机平台接收请假申请并进行审批。辅导员拥有的特定的给假权限，超过特定给假权限天数的申请，系统自动生成为辅导员与学院领导共同核准，既辅导员审批通过后，还需学院领导审批请假才可生效。

普通阶段假生效期间产生的课程一律按课程假计算。每节课扣除相应的平日成绩。

超过三天的普通阶段假系统会自动将请假信息推送给请假学生家长，方便家长监督。

特殊阶段假是指因为特殊重大疾病、家中发生变故、自然灾害或因为其他不可抗力而必须请假且不涉及休学的情况。特殊阶段假的申请和审批流程需要注意以下几点：

（1）申请特殊阶段假的学生同申请一般阶段假的学生相同，需要先通过手机微信平台或学工系统填写请假信息并提出申请。

（2）申请特殊阶段假的学生在进入微信平台或学工系统填写请假信息时要注意必须点选特殊阶段假选项才能够申请特殊阶段假。

（3）特殊阶段假请假原因模块不可随意填写，只能从备选的选项中点选。包括：重大疾病、家庭变故、自然灾害、其他四个选项。

（4）当申请结束后，请假信息会自动推送给辅导员，由其审批。

（5）特殊阶段假审批通过后，请假信息自动推送给任课教师和家长。

（6）若在请假中或事后返校提交材料时发现请假内容不实，辅导员可实时操作取消其特殊阶段假。

（7）学生返校后需到辅导员处销假。

第二，在权责清晰的前提下安排专人负责学生请假的管理工作。这里的专人指的是系统专业技术人员和管理人员两种。系统技术人员负责系统的开发、升级、测试工作。管理人员负责系统平日维护，功能操作和数据管理工作。两种专业人才可以重合，但不能有其他部门的人员兼职，以免造成权责混乱。

（二）系统功能上的改进措施

首先是实现移动端实时请假功能。在学生管理系统下建立一个微信公众平台并申请一个服务号，作为后台管理辅导员和教师的微信帐号，只要学生和家长只要关注教师的微信账号就使用本系统。[2]

在微信公众平台内建立子系统，子系统主要用于管理、发布和统计用户的相关信息以及请假信息。该子系统的具体功能如下：

1.用户管理。

主要是针对学生和家长，学生和家长要使用本系统必须先关注本系统的服务号。后台管理子系统根据学生和家长的信息进行配对和管理，一个学生最多配对两个家长，同时用于统计学生请假次数、理由和管理学生外出位置、路线等并生成图表以供教师和家长查询。

2.教师管理。

主要用于教师管理和监督学生的请假要求、监督学生的所在位置和外出路线、查询统计的学生请假的相关信息。

3.学生请假子系统。

系统主要用于学生的请假申请、到校销假功能。

4.家长监督系统。

主要用于家长对请假学生外出位置、路线的监督。学生到家后家长可通过系统确认学生到家以及查询学生请假历史记录等。

5.学生干部协助子系统。

主要用于教师指定的学生干部确认学生到校情况。

随着智能手机和通信网络的迅速发展，我们可以通过移动端和PC的联网避免学生乱请假、假请假、请假后缺少监管、外出没有跟踪定位、学校与家长沟通不足等情况的发生。[3]

其次是建立更加细致的分类请假功能。通过分析可发现高校在校生请假的主要类型一般可分为三种：

1、学生在家中因为某种原因需要请假，一般表现为推迟回校时间；

2、学生在校中因为某种原因需要请假外出，但是不回家，一般会当天回学校。

3、学生在校中因为某种原因需要请假回家。

我们根据请假类型可以设计出不同的流程方案并按照方案逐个实现相应的功能。

针对第一种类型可得出的系统设计流程方案是：

1、家长通过系统提交请假要求，并填写请假的理由以及开始和结束日期、时间。

2、辅导员通过手机平台或者学工系统平台收到请假申请信息，然后根据实际状况对申请进行核准。（辅导员权限只有7天，超过7天的假期不予批准。）

3、当辅导员核准结束后，任课老师、家长和学生都会收到一份信息推送。推送内容包括该生的请假开始和结束时间、请假理由。

4、学生回到学校后，经过宿舍门禁系统确认，才可以通过系统销假。

5、辅导员收到销假请求后并通过门禁系统确认请假学生是否在校，若在校则为学生销假。

6、系统自动将学生销假成功的信息发送给任课教师和家长。

针对第二种类型可得出的系统设计流程方案是：

1、学生通过系统提出请假要求，并填写请假的理由以及开始和结束日期、时间。

2、辅导员收到学生申请并作出核准。

3、任课老师和家长接收到请假请求推送（包括请假的理由和时间开始结束时间。）

4、学生回校时间结束前一小时收到信息提示，提醒学生回学校。

5、学生到学校后，经过宿舍门禁系统确认，才可以通过系统销假。

6、辅导员收到销假请求后并确认请假学生是否在校，若在校则为学生销假。

7、系统自动将学生销假成功的信息发送给任课教师和家长。

针对第三种类型可得出的系统设计流程方案是：

1、学生通过系统提出请假要求，并填写请假的理由以及开始和结束日期、时间。

2、辅导员收到学生申请并作出核准。（只能审核权限范围内的申请，若超过权限范围内的天数系统自动生成需两级审批状态，并将请假信息发送给院领导，由院领导和辅导员同时审批方可生效。）

3、审批通过后请假信息自动给任课老师和家长。

4、家长确定学生到家后通过系统确认学生已到家。并预报学生什么时候回校。

5、系统发送信息给辅导员告知学生已到家和学生回校时间。

6、学生返校后，经过宿舍门禁系统确认，才可以通过系统销假。

7、辅导员收到销假请求后并通过系统确认请假学生是否在校，若在校则为学生销假。

8、系统自动将学生销假成功的信息发送给任课教师和家长。

再次是建立跨平台、跨部门联网功能，防止信息孤岛。将学生请假系统中的信息与其他平台，既学生管理平台、教务系统平台、公寓管理平台和微信服务平台共享。让请假系统不再是某个系统下的次级功能而成为与其他平台拥有交互功能的平行系统。平台与平台之间可实现互相信息传送，实时数据更替。

[1]陈炜，王玮.学生事务与管理服务中的流程优化---以北京大学“三大典礼”的组织与服务为例[J]. 高校辅导员，2012，（12）

[2]王靖娜.Android的学生考勤管理系统设计与开发[J].现代电子技术，2014，（4）

[3]张玉杰，孟祥武.基于移动定位服务的考勤管理系统[J].计算机系统应用，2011（10）