浅谈文物勘探档案管理的作用——以郑州市文物勘探档案管理工作为例

□陈利民

浅谈文物勘探档案管理的作用
——以郑州市文物勘探档案管理工作为例

□陈利民

一、前言

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。档案是再现历史真实面貌的原始文献。档案管理是直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。

文物勘探档案是文物勘探工作过程中产生的各项文物勘探工作原始记录凭证。收集完整的文物勘探档案资料、科学管理维护档案安全、延长档案寿命、便于档案利用为社会实践服务是文物勘探档案管理的最终目的。

如何进一步做好文物勘探档案管理工作、充分发挥文物勘探档案管理工作的作用、以促进文物勘探工作规范化、更好地为社会经济建设服务、为文化遗产保护服务是当前需要深入探讨研究的问题。本文以郑州市文物勘探管理办公室的文物勘探档案管理工作为例，浅谈文物勘探档案管理的作用，略述如下。

二、文物勘探档案管理工作的内容

（一）文物勘探档案的内容、分类、性质

由于各地文物勘探业务流程相同、要求不同，文物勘探档案的内容也不尽相同，但完整的文物勘探档案应当真实、完整地记录文物勘探业务的全部流程是共同的。

1.文物勘探档案的内容。以郑州市文物勘探管理办公室为例，规定保存的文物勘探档案资料内容如下：

⑴郑州市基本建设文物勘探项目协议书（附件：项目总平面图、是否涉及文保单位及文物局受理意见）。与建设方签订的文物勘探项目协议书明确了项目详细信息、双方责任与义务等事项。在签订项目协议前，文物局的受理意见确保了可能涉及各级文保单位保护范围和建控地带的项目，有明确的文物行政主管部门的意见。

⑵建设项目文物勘探进场前现场踏看情况登记表。了解现场工作条件，为是否正式签订文物勘探协议提供依据，为后续派工和技术员带队进场提供参考。

⑶文物勘探现场清理告知书 （存根）（部分需清理项目）。尽可能避免甲方在清理过程中对可能存在的地下文物造成破坏。

⑷文物勘探派工单。派工单是进行业务管理的重要凭证和手段，可以确保所有文物勘探工作是受单位指派。

⑸文物勘探田野日记（包括平面图、剖面图、文物遗迹分布图等）。是记录文物勘探田野工作最原始的记录凭证，是制作勘探报告的重要资料来源和凭证。

⑹项目单位规划总平面图。规划部门批准的建设规划是制定文物勘探方案的重要依据。

⑺郑州市田野文物勘探质量验收表。质量验收表是对文物勘探工作结果进行验收的记录，也是该项目后续补探或勘探报告制作的重要依据。

⑻文物勘探遗迹现场保护签收表 （存根）。发现遗迹的项目要与建设方签订文物勘探遗迹现场保护签收表，以确保在考古发掘前已探明的文化遗存不被破坏。

⑼文物勘探报告草拟稿审核签名。文物勘探报告制作好后，草拟稿要经过初审、复审和主管领导的终审签字，是保证正式文物勘探报告质量的重要环节。

⑽文物勘探报告。正式文物勘探报告一式两份或三份。郑州市文物勘探管理办公室存档一份，其他报送市文物局（给甲方一份，有遗迹的项目勘探报告转考古发掘单位一份）。

⑾文物勘探项目补探承诺书、项目补探情况说明。用于已出具文物勘探报告，但留有未探区的项目。

⑿有关该项目变更的相关说明材料、省市重点项目文件、领导批示等材料。对于项目变更甲方提供的相关说明材料，勘探办存档以备项目管理和后续工作使用，以便该项目的历史沿革有清晰的脉络可循。对于省市重点项目文件、领导批示材料作为优先派工进场和后续相关工作的依据。

2.文物勘探档案资料的分类。根据上述文物勘探档案资料的内容和文物勘探业务特点，可将它们大致分为三类：

⑴行政管理类。主要记录了文物行政主管部门的行政管理过程，如项目航测图、项目文物局受理单含选址意见，以及是否涉及文保单位能否进行文物勘探的意见。

⑵业务管理类。项目协议、派工单、项目总平面图、现场踏看登记表、现场清理告知书、勘探质量验收表、遗迹现场保护签收表、文物勘探项目补探承诺书、项目变更相关说明材料、省市重点项目文件等，勘探报告草拟稿审核签名。

（3）勘探作业类。文物勘探业务本身产生的文物勘探田野日记含平面图、剖面图、文物遗迹分布图，文物勘探报告，项目补探情况说明及报发掘的相关材料。

3.文物勘探档案的性质。从文物勘探档案的内容和分类可以看出，文物勘探档案主要是单位的业务管理档案（有别于单位文书档案、财务档案和人事档案），具有很强的文物勘探业务特点，是文物勘探业务管理工作全程的真实记录，是文物勘探工作过程中产生的各项文物勘探工作的原始记录凭证。它的保存价值和利用价值在实际工作中得到了充分体现。

（二）文物勘探档案管理工作内容

1.制定《郑州市文物勘探管理办公室文物勘探档案管理制度》。该制度包括：档案收集、档案移交、档案整理、档案保管、档案查阅借阅、档案安全保密、档案室管理等内容。

2.将文物勘探过程中产生的档案资料进行收集、整理、移交。要求文物勘探档案资料收集全面、档案资料真实翔实，能够准确反映项目勘探的历史事实，不允许任意篡改或修正。维护档案的真实性、保持档案的原貌是文物勘探档案管理工作必须遵循的原则之一。

3.将文物勘探过程中产生的档案资料归档保管、查询、借阅、利用。文物勘探档案管理工作是通过提供档案信息为社会实践服务的，可以充分体现文物勘探档案管理工作所产生的社会效益和隐性经济效益。

4.严格执行《郑州市文物勘探管理办公室文物勘探档案管理制度》中的档案安全保密制度。在文物勘探资料产生的过程中，涉及发现的文化层和墓葬等遗迹示意图都要严格保密，没有发掘前不得泄露。文物勘探档案管理工作的机要性也是保证地下文物安全的前提条件。

三、文物勘探档案管理的作用

（一）文物勘探档案管理是文物勘探管理工作的重要组成部分

文物勘探档案管理工作和文物勘探管理工作相辅相成、互相促进。文物勘探管理工作是文物勘探档案管理工作的基础，科学规范的文物勘探工作产生科学规范的文物勘探档案资料。反过来，树立强烈的文物勘探档案管理意识，通过科学设置档案收集内容，制定档案管理制度，强化档案制度执行力度，也能对文物勘探管理工作起到促进作用。

1.文物勘探档案管理能促进文物勘探工作规范化。郑州市文物勘探管理办公室自2013年12月入编以来，从过去文物勘探队技术服务型向现在业务管理型转变，先后完善了各项规章制度和工作规程。《郑州市文物勘探管理办公室文物勘探档案管理制度》制定并执行两年多以来，在文物勘探档案管理工作实践中，充分体现了促进文物勘探工作规范化的作用，使《郑州市文物勘探工作规程》《郑州市文物勘探质量验收办法》《郑州市文物勘探工地纪律管理制度》等制度的执行落到实处。

例如：《郑州市文物勘探工作规程》中规定了文物勘探各个工作环节的工作规范；《郑州市文物勘探管理办公室文物勘探档案管理制度》根据该规程科学地设置了前文所述要收集的档案资料内容；在日常工作中，强化文物勘探档案管理制度的执行力度；对产生的文物勘探档案资料严把质量关，能促进文物勘探各个工作环节规范化地执行相关的工作规程、制度和纪律。

2.文物勘探档案管理是文物勘探工作的重要监督方式。尽管文物勘探各个工作环节都有明确的规程要求，但在《郑州市文物勘探工作规程》和各项制度的执行过程中，由于种种原因，也会发生工作不到位的现象。表现在勘探档案资料上就会形成相应的缺失或错误，科学规范的文物勘探档案管理就成为监督文物勘探工作的最后环节。

文物勘探档案资料在收集、整理、移交过程中，如果发现档案资料缺失或错误，下一工作环节就会及时发现问题弥补改正。例如：发现遗迹的项目是否有文物勘探遗迹现场保护签收表（存根）（含遗迹位置示意图、建设方签字、建设方公章）；有未探区的项目是否有补探承诺书；勘探日记中记录遗迹的长、宽、深尺寸部分数据缺少；验收结论与日记中遗迹数有出入 （有时几百遗迹密集技术人员易记数有误）；未探区域标识与日记文字描述不符；遗迹时代未填等等。强化《郑州市文物勘探管理办公室文物勘探档案管理制度》的执行力度，能很好地起到及时监督文物勘探各工作环节的作用，成为文物勘探工作的重要监督方式。

3.文物勘探档案管理为文物勘探项目管理提供必要依据。为确保我市地下文物的安全，郑州市勘探办既要依法依规对签订文物勘探协议的项目工程进行文物勘探，又要正确处理经济建设、社会发展与文物保护的关系。勘探办在经费严重不足、人员紧张的情况下，通过加强内部管理强化落实各项规程和制度，提高服务质量，做到了“想建设单位之所想、急建设单位之所急”，努力做到不因文物勘探工作影响项目建设进度。例如，同一地块曾勘探过，使用方或项目名称有了变动后，新签订协议如何往下进行，当年项目勘探档案资料就能提供必要的依据。对当年、跨年、多年前的项目，只要查阅该地块项目曾经的勘探档案资料就能一目了然，是否有遗迹、是否出具过勘探报告、是否有未探区及未探区面积大小，便于后续文物勘探工作的管理。文物勘探档案管理为文物勘探项目管理提供了必要依据。

（二）文物勘探档案管理为城市经济建设服务

1.为检察院、法院办案取证，体现了利用文物勘探档案的社会效益。郑州市文物勘探办在近两年的时间里，为协助司法机关（检察院、法院）办案取证提供了重要帮助。充分体现了文物勘探档案原始记录凭证的保存价值及显示的重要社会效益。

检察机关在对建设单位进行办案过程中，建设单位因自己的原因已经无法向检察机关澄清事实，无法出具当时文物勘探的相关凭证时，勘探办关于该项目的完整档案资料就起到了至关重要的作用，为检察机关顺利办案提供了必要的协助。如建设单位因拆分合并或转让产生纠纷。法院在办案过程中，因一方不提供或无法提供当时该地块关于文物勘探的原始档案资料，派法院办案人员到勘探办取证。勘探办积极配合查阅该项目完整档案资料，经单位领导审核无误后，向法院可出具相关的证明材料。

2.为城市经济建设服务。为建设方节省大量时间和人力、物力成本，体现出利用文物勘探档案产生的隐形经济效益。

⑴因城市建设、经济建设的快速发展，土地流转使用的加快，已经勘探完成出具过勘探报告的地块，现在因土地“招、拍、挂”建设方完全变更或部分变更，出现已经完成的勘探报告在新建设方更改协议后，需要重新出具不同的勘探报告。勘探办根据原勘探档案资料的具体情况与新协议地块进行总平面图和电子版的核对，对原勘探报告进行拆分或合并，只对未探过的区域进行补探，以免重复勘探浪费人力、物力、财力，为建设方节省大量时间成本。

例如：拆分勘探报告

原地块已经为建设方A出具过勘探报告，现在由建设方B拿到其中部分地块。勘探办会根据建设方A当年的全部勘探档案资料和出具的A勘探报告及电子版，与建设方B签订的协议及总平面图和电子版进行认真核对确认。如果B地块曾经在A地块中完全或部分已探，可复制A档案中的验收单，并由验收科在复印件结论栏中，写明B地块何时何协议已经勘探，有无遗迹，有无未探区。据此，如有未探区，建设方B递交补探承诺书后，根据B地块的已探面积大小确定是否为建设方B出具相应的勘探报告。如果B地块中有部分在原A地块勘探区外，可视为部分未探区，一样进行补探。原A地块勘探档案资料的查找、核实比对利用，避免了大面积重复勘探，节省了双方的工作成本，提高了双方的工作效率。为建设方B节省了宝贵的时间，为建设方创造了隐性的经济效益。

如果A地块被拆分成B地块和C地块甚至更多地块，同理，进行相应的工作流程，新形成的文物勘探档案资料将分别独立存档，只是在档案资料中有显示与某年某项目档案相关资料 （B、C协议中以及验收单复印件上都有显示），历史脉络清晰，以备若干年后查找利用。

A验收单复印件上，会注明原A报告中的多少遗迹在B报告中、多少遗迹在C报告中。业务科根据验收科比对新电子版出具的验收单复印件上的新结论及补探验收单出具勘探报告B和勘探报告C。

若A地块部分已经勘探，仍不够条件出勘探报告，A地块的验收资料和相应勘探档案及地块总平面图电子版仍然对B地块和C地块相应部分有效，不必重复勘探重复验收测量。

同理，合并勘探报告也要有相应的工作程序，产生相应的新的档案资料，正常存档管理。不同的是这些拆分或合并的报告都会在档案资料中显示出它与哪些档案资料相关联。

⑵本着为建设方节省人力、财力、时间成本的原则，勘探办在建设方更改协议的各种情况中都做到了尽量简化手续，充分利用文物勘探档案资料为建设方服务。例如：对于建设方更改项目名称或勘探面积的，经核实相关资料后，在原协议上直接更改加盖公章。对七种常见的更改协议的处理方式，勘探办已将精简办理的方式交文物局办事大厅勘探办人员办理。仅2016年前两个多月就更改协议20个。

⑶为建设方出具相关地块关于文物勘探方面的证明。建设单位，或因时间久远、或因地块转让等各种原因丢失了该地块的协议或勘探报告，最后将希望寄托在勘探办。勘探办会根据现存的文物勘探档案资料为建设方进行检索查找；根据查找到的档案资料，经勘探办核实、领导确认同意后，为建设方补办协议或勘探报告。近两年，每年都超过几十次。

同一块土地经过多年，使用方的变更或建筑主体的变更，都会需要现在的使用方提供该块土地曾经文物勘探过的凭证。现存的文物勘探档案资料，如果能够找到当年建设方的建设项目文物勘探档案资料，就能够及时确定曾经文物勘探过的地点和面积 （早些年只勘探楼基础），为现在的使用方出具全部或部分的初始勘探证明，为建设方办理随后的相关手续节省大量时间，也节省了相应的人力、物力、财力。

3.郑州市是河南省唯一一个为建设方免费进行文物勘探的城市。利用文物勘探档案，本着为建设方节省人力、财力、时间成本的原则，为城市经济建设服务。充分利用好文物勘探档案，不仅有利于提高服务质量，而且有利于文物勘探工作的进一步完善。特别是在经费严重不足的情况下，提高文物勘探效率，保证文物勘探质量，显得尤为必要和重要。

（三）文物勘探档案管理为文化遗产保护服务

河南是文物大省，基本建设的愈发展，地下文物安全面临的威胁就越大。正确处理经济建设、社会发展与文物保护的关系，为保护我市文化遗产服务是我们的职责。郑州市文物勘探管理办公室每年签订勘探协议面积都超过二千多万平方米。2014年发现遗迹数2631处、2015年3400处。通过对文物勘探档案资料的整理和利用，为政府全面了解全市文物遗迹大致分布情况、进行城市建设规划保护文化遗产提供了决策参考依据。同时，单位在修订勘探工作规程时，根据不同区域制定了不同的探孔孔距、孔深，对调查区域也划分了合理的范围。文物勘探档案资料的管理和利用在为文化遗产保护服务的同时，文物勘探质量和效率也得到了保证。

四、几点思考

（一）高度重视文物勘探档案管理工作

文物勘探档案管理工作是文物勘探工作的重要组成部分，文物勘探档案资料的产生贯穿于文物勘探工作的始终。文物勘探档案管理是文物勘探工作的重要监督方式和项目管理的必要依据，文物勘探档案的利用又可间接创造社会效益和经济效益，因此，高度重视文物勘探档案管理工作就显得更加必要和紧迫。而目前较普遍的现象是文物勘探档案管理远远未得到应有的重视。

（二）制定科学的文物勘探档案管理制度

文物勘探档案管理要根据单位的实际业务情况，制定科学的文物勘探档案管理制度。它涉及到档案资料收集、整理、移交制度，档案保管制度、档案查阅借阅制度、档案安全保密及档案室管理制度等。这些都是科学管理和利用文物勘探档案的必要保证。

（三）建立文物勘探档案信息化管理系统

郑州市文物勘探档案是按年份 （协议号）作为检索方式，将一个项目的完整档案卷宗入档案室存档保管，按年代存放。近年，电子文本档案可通过项目单位、项目名称、项目地址、项目面积、部分关键词等多检索点进行检索。

目前，郑州市文物勘探管理办公室现存有从1992年至今的项目勘探档案8000多个卷宗。除独立项目勘探档案卷宗外，单位业务档案还包括电子版每年项目登记表；近年勘探报告电子版文本登记、派工登记合订本、派工单存根及电脑中保存的各种电子文本档案、业务报表等。

目前，个别出现状况的勘探工地的声像资料归卷电子档案还有待完善。勘探工地从工作人员踏勘现场、清理现场后进场、验收、补探再清理现场、再进场、再验收。每个时间节点上，工地现场的情况都在变化；有时还未进场，建设方已经挖超深或打过护坡或破坏到了古代遗存；或验收还未结束，就被施工碾压。因此，要及时地利用手机、相机采集声像资料，根据形成的时间、内容、重要程度，按协议号联系组卷归电子档案，以便声像档案能正确反映工作实际便于查找利用，为文物勘探、考古发掘、文物稽查执法等提供重要参考依据。

档案管理水平要适应不断增长的社会需求、社会现代化的发展。办公自动化的出现、档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。建立文物勘探档案信息化管理系统更便于勘探档案管理最终的目的利用，也是郑州市文化遗产综合管理信息系统中重要的组成部分之一。文物勘探档案信息化管理系统不仅具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的意义。

（作者单位：郑州市世界文化遗产保护管理办公室 郑州市文物勘探管理办公室）

[责任编辑 秦秀林]