高校学生事务财务管理信息化建设研究

梁怡爽

【摘 要】 信息化是国民经济和社会发展的一个重要趋势。高校财务部门依托现代通信、网络、数据库技术，就财务管理信息化进行了大胆尝试。借鉴国内外高校学生事务财务管理工作信息化建设的研究，结合笔者在高校财务部门进行学生事务管理工作的亲身经验，探讨高校学生事务财务管理信息化建设的理论和现实意义，并从收费管理和学生“奖助贷”管理等方面提出高校学生事务财务管理信息化建设的实现路径。

【关键词】 学生事务； 高校财务； 信息化

【中图分类号】 F812.4；G647 【文献标识码】 A 【文章编号】 1004-5937（2016）21-0125-02

高校学生事务管理工作是高校教育教学工作的一个重要组成部分。有关我国高校学生事务管理工作的研究主要集中在教育学、心理学、社会学、管理学等领域[1]，几乎没有文献从财务视角讨论过高校学生事务工作。财务部门是高校的重要职能部门之一，是高校正常运行的保障，学生事务财务管理工作是学生事务管理工作的重要一环。通过信息化手段不断完善对学生学费收取、奖助贷管理等方面的规范控制，对维持正常的教育教学秩序、保障学生利益、提高财务工作效率具有重要意义。

一、信息化发展及对高校学生事务财务管理工作的影响

信息化概念的广泛使用始于1993年9月美国克林顿政府提出的“信息高速公路”计划。我国“十二五”“十三五”规划均强调提高国家信息化水平，加强国家信息基础设施建设，努力推进国家经济社会各领域信息化。《教育信息化十年发展规划（2011—2020年）》中也提出加快实施教育信息化战略，把教育信息化纳入国家信息化发展战略。

高校学生事务管理信息化是教育信息化的重要组成部分。在各高校中逐渐兴起的“数字化校园”“一站式服务”“无纸化迎新/离校”等概念就是高校学生事务信息化建设的具体应用。

高校学生事务财务工作对信息化建设的需求更是急迫。一方面，收费管理难度增加，高校收费压力很大。随着高校扩招，在校生总人数和学生类别不断增加，尤其是成教、自考等类别学生学费情况多变[2]；为规范管理，各类培训费、报名费、测试费、医保费等零星收费都收归高校财务部门集中管理。使用先进的收费软件、启用多途径收费方式、建立数据信息共享平台等，可以提高收费效率和方便收费数据统计。另一方面，学生奖助学金和贷款管理亟须信息化手段支撑。国家对经济困难学生资助力度不断加大，奖助学金批次、额度、涉及人数不断增加；贷款额度不断提升，不同学生应交学费与获得贷款金额不同，需区别不同情况进行学费抵交和退费。财务与学工部门合作开发学生奖助贷管理软件可提高数据传递的效率和信息准确度；为学生开放个人财务平台，可使学生充分了解个人财务信息，减少现场咨询量，避免矛盾发生。

二、高校学生事务财务管理信息化建设的设计与实现

（一）收费管理的信息化建设

1.借助信息平台加强收费宣传力度

学费收入是高等教育经费的重要来源之一，是维持高校正常运转不可缺少的有力保证，但是学生拖欠学费的现象在各高校普遍存在。加强收费管理是财务部门的重要职责，学生事务财务工作首先应加强对学生的收费宣传。

借用信息手段加强收费宣传可采取如下措施：每学年集中收费前通过短信或微信公众号等宣传媒介，向所有在校生及其家长公开收费项目、标准、时间、方式等，必要时可以强调按时足额缴纳学费对学生责任教育和诚信教育的意义；在财务处主页和微信公众平台上公示发改委批复的收费项目和收费标准，开放学费查询功能，方便学生随时查询个人学费缴纳情况；摘录《学生手册》中收费相关条款告知学生，或明确指出欠费给学生带来的危害，如影响入学注册、选课毕业等。

2.拓展收费方式、提高收费效率

目前各高校采用的收费方式主要有：现场集中收费（现金或POS机刷卡）、银行托收、网上缴费等。采用银行托收和网上缴费可以避免排队等候、避免携带大量现金的不安全，可实现异地缴费和多校区收费一体化。随着技术不断成熟，手机APP缴费也逐渐兴起。收费方式越便捷，收费效果越好。

采用网上缴费方式，学生需开通银行网银，进行线上选择和支付。财务人员仅需进行后台操作，定期核对收费金额和缴费人数，确保支付平台、银行进账单、学费数据库三者金额相等，即可批量生成并打印收费收据，将收据交由各学院转交学生本人，生成智能凭证、快速进行账务处理。

3.优化收费软件、挖掘新功能

市面上有不少针对高校需求的学生收费管理软件。高校在软件使用中要加强与软件公司的交流，充分挖掘软件功能，或要求软件公司研发新功能、提供个性化服务，以提高数据统计能力。在收费管理中必须随时关注收费效果，掌握学费应收数、已收数、欠费率等数据，只有依靠系统管理，才能快速读取需要的信息。收费软件可提供相关数据作为账务系统金额的佐证。目前已有软件公司开发了专为校园生活支付服务的手机应用软件，但主要使用范围限于校园一卡通充值等，高校可以与软件公司加强沟通，拓展软件的收费范围，完善软件的数据统计功能。

4.实现各部门信息共享

在数字化校园建设中，很多高校依托信息中心建立起内部信息共享网络，方便各部门相互提取信息。学生事务财务工作也急需依赖该信息平台减轻工作压力，更好地服务于学生，实现业务经办部门和财务处的共赢。

收费管理信息化建设中，涉及两方面事项急需各部门共享信息、协同工作[3]。一是学生异动，包括教务部门管理的学籍信息异动和公寓部门管理的住宿信息异动。学生休学、退学、降级、退宿、搬寝室等情况时有发生，这些变更直接影响学生应收学费和住宿费数据变化，目前均由教务和公寓部门定期提供纸质资料，由办理学生事务的财务人员手工更改数据库信息。更改信息工作量巨大、手工处理容易发生错漏、也缺乏有效的内部控制，学生持纸质单据跑各部门办理变更事宜也不方便。为解决上述问题，教务和公寓部门可向财务部门开放学生异动模块，财务部门将读取到的更改信息批量转入学费系统进行备注，并自动更新应收数据。二是学生欠费催收工作。高校学生收费工作不仅是财务部门的事，更需要相关职能部门和各学院的支持和配合。目前，很多高校财务部门已向各学院开通查询本学院学生缴费情况的权限，通过信息共享，将学生欠费催收工作下放到学院，并将欠费情况列入学院考评机制，以提高收费管理水平。

（二）学生“奖助贷”管理的信息化建设

国家为资助家庭经济困难学生顺利完成学业，出台了一系列资助政策。目前，资助范围不断扩大，资助标准不断提高，资助领域不断拓展，向高校奖助学金和助学贷款管理提出了更高的要求。

1.与学工部门合作建立“奖助贷”管理系统

建立专门的“奖助贷”管理系统将会大大提高财务和学工两个部门的合作效率，也将让高校学生更便捷地享受到全面的奖助贷信息。一方面通过该系统发布所有可申请的奖助学金项目，学生可根据自身条件查阅、筛选、申请资助项目。另一方面该系统有一个包含全校各类学生的基本信息库，信息库中有学生姓名、学院、学号、身份证号、银行卡号等基本字段，学生可自己维护个人信息。资助项目一旦评定完毕，学工部门即可快速提取获奖学生基本信息，再将该信息快速传递到财务通道，进入下一步发放流程。“奖助贷”系统的优点在于学生基本信息准确率高，可大大降低发放失败率；学工部门和财务部门的信息传递通过系统进行，不用人工进行U盘拷贝，确保信息安全，也避免时间耗费；学生可以集中在一个平台上获得有关奖助学金和贷款的所有信息，有效避免错过相关信息而导致没能获得可享有的资助。

2.优化奖助学金发放流程

奖助学金发放流程涉及学工、财务、银行三者。学工部门负责评定奖助学金获得者，将配上银行卡信息的获奖人员名单传递给财务，财务进行账务处理并通过网上银行系统进行批量代发。高校学生事务财务管理工作中可以与银行建立合作机制，学生奖助学金发放都使用学校统一开户的银行卡，则银行可直接管理学生卡号信息，如有发放失败情况，学生直接在校内银行网点更正个人信息，一旦姓名和银行卡账号核对相符，之前的发放流程可自动重启。这将大大减少奖助学金发放返工率。

3.优化各类贷款到账处理流程

助学贷款主要有两种形式：校园地国家助学贷款和生源地信用助学贷款[4]。高校学生助学贷款财务管理的难点在于：贷款学生基本信息匹配；贷款金额抵交学费、住宿费；多余贷款退还学生本人。尤其是2014年7月财政部、教育部、中国人民银行、银监会联合印发《关于调整完善国家助学贷款相关政策措施的通知》，调整了国家助学贷款资助标准，全日制普通本专科学生每人每年申请贷款额度不超过8 000元；全日制研究生每人每年申请贷款额度不超过12 000元。贷款金额普遍高于应交学费和住宿费之和，批量退费工作量大增。

目前情况下，需要学生个人持贷款证明到财务处确认贷款到账，以之冲抵学费。为减少学生确认贷款的繁琐手续，同时提高贷款确认和多余贷款退还学生的准确度和时效性，信息化建设迫在眉睫。一种可能性是与校学生资助管理部门联合开发学生贷款管理软件，凡是有贷款的学生可自行在端口登录，并按固定格式填写个人贷款基本信息，包括贷款类型、日期、金额、姓名、学号、学院、银行卡号、联系电话等；或者在现有学费收费系统中开辟新的贷款管理模块，为学生开放端口录入贷款基本信息。财务部门定期将银行到账明细与学生贷款管理软件中贷款信息进行比对，信息核对无误自动抵交学费，对贷款金额大于应交学费金额的学生，多余金额自动退还到学生银行卡上。并在财务系统上附加学生手机号信息，业务处理完毕将自动短信告知学生进行查询。

该类系统使用初期，需要学校财务处、学生资助管理部门、各学院辅导员开展大力宣传，督促申请贷款学生登录系统录入个人信息，只有基础数据完备准确才能保证后续账务工作的顺利进行。待学生以老带新形成录入贷款信息的习惯后，财务处可批量处理学生贷款业务，学生不用再到财务处排队等待，财务处接到的有关贷款咨询也会大大减少。

三、结语

树立正确的信息化观念、遵守高校财务会计制度、提高财务人员的专业胜任能力和信息化水平是高校学生事务财务管理工作信息化建设的基本前提。高校学生事务财务管理信息化是高校财务管理信息化体系中的重要一环，对推动高校信息化建设，确保高校平稳健康发展具有重要的现实意义，是高校财务工作者面临的重要课题。

【参考文献】

[1] 郭芳晴.信息化背景下高校学生事务管理创新研究[D].华中师范大学硕士学位论文，2014.

[2] 吕幸丰，李燕.高校收费与学生奖助贷管理信息化研究[J].考试周刊，2011（45）：193-194.

[3] 马淑英.高校计算机网络收费内部控制的研究[J].会计之友，2013（20）：108-109.

[4] 武迎春，王杰敏.关于高校助学贷款财务管理流程的思考——基于河北省某高校收费管理视角[J].会计之友，2014（12）：115-116.