关于办公自动化中计算机技术应用的研究

刘晨

（陕西省石泉县自来水公司，陕西石泉 725200）

关于办公自动化中计算机技术应用的研究

刘晨

（陕西省石泉县自来水公司，陕西石泉 725200）

随着科技的发展，计算机技术被广泛应用到社会各个领域。办公自动化是现代化办公的标志，其载体是计算机技术贯。文章首先就办公自动化的要求进行描述，其次分析办公事务中采用计算机技术的优势，再次就当前办公自动化中计算机技术的应用状况进行正反两方面阐述，最后提出改进计算机应用的相关建议。文章的研究有助于办公自动化的推进。

办公自动化 计算机技术 数据处理

办公作业在现代社会各个层面的生产和管理中起着重要的协调和沟通作用。其特点是工作繁琐且工作量大［1］。随着计算机技术、通信技术的迅速发展，以计算机应用为基础的办公自动化越来越得到人们青睐。办公自动化能够提升办公效率、提高办公质量、整合企事业资源，对其进行持续、深入研究有助于该项技术的推进。

1 办公自动化的要求

办公自动化（Office Automation，OA）尚无统一定义，但其要素有两个：现代化办公事务和有别于传统纸笔的新机器、新设备。办公自动化的目的是通过新型办公方式，在现有组织架构内，提升协同办公能力和强化决策一致性。应该说，不同企事业的办公自动化的内容有所区别，但对期望要求是差不多的。笔者参阅文献［2］，结合多年工作经验，认为要成为“办公自动化”必须满足以下“诉求”：

（1）能改善企业的办公环境。传统办公条件下，空间狭窄、资料凌乱是通病，采用办公自动化后，应能原有空间的“扩展”和办公环境的优化。

（2）可减少企业的人力需求。传统办公中，为了应对大量数据资料的处理和繁杂工作流程的管理，需要多个人员并行工作。办公自动化应该实现以较少的人力处理更多的问题。

（3）应激发办公人员的创新意识。由于办公自动化为工作人员营造了轻松、开放的环境，并降低了原先工作量，使得员工可以有时间去学习和创新。

2 办公自动化中进行计算机应用的优势

经历半个多世纪的发展，计算机技术已经非常成熟，其应用在办公自动化中将有以下独特优势。

（1）数据处理独立性。众所周知，计算机的应用程序与数据库是逻辑独立的，二者互不干扰和影响，这有助于提高办公自动化的效率。

（2）数据处理的一致性、准确性和完整性。在计算机环境下，虽然不同用户可同时进行并行操作，但由于数据库唯一，因此能保证数据传递、使用符合最严格的要求。

（3）办公作业安全性。办公自动化系统中，往往设置了分层权限、严密口令、加密措施和防火墙，使得无关人员不能接触相关资料，因此极为安全。

（4）可实现流程自动化。办公事务的大部分都具有流程特性，传统办公条件下需要专人奔波督促，且容易出错。而在计算机环境下，流程一旦设定就具有提醒、考核等功效，可起到自动办公效果。

（5）办公各环节的痕迹自动保留。因计算机环境下需要进行账户认证，因此每一个事务处理环节均会留下办理人员的登录痕迹，这就给闭环管理创造了条件。

3 计算机技术在办公自动化的应用现状

现代办公事务主要围绕信息收集、处理、加工与存储等环节展开。计算机技术在上述环节方面的应用情况为［3］：①数据处理。现代化办公的重要任务是各种定量化分析，而利用计算机系统可将海量信息进行过滤、分类操作，降低数据冗余度，为数据加工提供高效手段；②文字处理。当前办公中的编辑处理和版式设计基本采用Word、WPS、Excel等软件，使得规范性大大提高；③图形和图像处理。计算机具有强大的图像处理功能，能得到各类所需的清晰、完整统计图形，便于掌握各种信息之间的潜在关系；④网络通信。计算机网络可有效沟通系统内各部门之间联系，实现高度的资源共享和信息交流，从而极大提高办公效率；⑤辅助决策。计算机系统能够将海量信息进行有效整合，可对未来情况进行预测，可为决策人员提供方案参考；⑥电信会议。亦即计算机会议，其能实现远距离开会，有利于节省时间。

不足之处：①因网络的开放性，若计算机被病毒入侵，可能使办工作业被迫中断，或发生数据丢失、错误等问题；②高级程序的应用尚需要比较专业的知识，难于普适。③由于利用计算机进行信息传递速度快，因此一旦发生泄密将影响广泛。

4 应对措施

为了提升办公自动化和计算机技术之间的融合度，解决当前存在问题，提出以下应对措施：

（1）加强对办公自动化及计算机技术应用的重视程度。当前，限于专业知识的薄弱，一些企事业单位的决策者对计算机应用功效存在认识上的局限性，同时因计算机使用效益的产生有一定滞后性和间接性，使得这些企事业单位在办公自动化的投入不足（包括计算机软、硬件设备采购以及人员培训安排等）。因此应形成自上而下的对计算机应用的重视。

（2）完善办公自动化建设体制。办公自动化建设的一大任务就是根据企业需求选用计算机应用软件，而当前有些企事业单位在进行该项工作的时候往往没从实际情况出发，一味追求高配置，结果不但投资过大（如选用外国的一些软件），而且不实用。长久以往，必然导致员工对办公自动化的抵制。因此，应着力完善办公自动化建设体制，使得从源头上保证各项决策的正确性、合理性。

（3）营造良好的计算机应用外部环境。在办公自动化推进过程中，应加强与高校的合作，一方面可满足单位相关人员的培训需求，另一方面也便于对办公软硬件的修正。

（4）提升各级参与办公自动化人员的专业素养。企业开展办公自动化，不关要求所有人员懂得怎么操作，还必须配置能维护办公自动化软硬件系统（如网络杀毒、防火墙维护等）的专业技术人员，以备不时之需。

（5）督促办公人员对计算机技术应用的自主学习。这包括两个层面意思：①对于一些常用办公软件（如word、excel），应坚持自主学会运用；②要对计算机应用的一些注意点（如账号保密、信息保密等）进行熟识。

5 结语

办公自动化是大势所趋，其技术支撑是计算机及网络技术。不同企事业单位应在深入剖析应用问题的同时，制定针对性措施，使得办公自动不断向纵深推进。

［1］康超.办公自动化中的计算机技术应用探究［J］.信息与电脑，2016，2（1）：53-55.

［2］林安娜.计算机技术在办公自动化中的应用［J］.办公自动化杂志，2014，271（2）：30-32.

［3］罗胜.办公自动化中的计算机技术应用［J］.网络安全，2015，（27）：162-163.

刘晨（1976—）女，陕西石泉人，本科，助理工程师，主要从事办公室主任兼财务出纳。