企业档案工作与企业文化的三重对应关系

王萌

中图分类号：F270 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）09-000-03

摘 要 本文围绕企业档案与企业文化这两个具有意识形态色彩的事物，分析两者本质特征上的对应关系，并以此为基础探讨在过去、现在、未来三个维度上，档案作为历史文献、知识资源、战略资源对营造企业共同价值追求、培育人才团队、战略决策的独特作用，提出如何优化档案工作以提升企业文化的构想。

关键词 档案 企业文化 员工 三重对应 共同价值 知识资源 战略文化

一、企业文化与企业档案工作的三重对应关系

伴随着经济全球化、文化多元化的趋势，资源共享逐渐成为各领域发展的普遍诉求，由此带来各学科之间不断的借鉴、交叉和融合。管理学、经济学与人文学科的融合，为研究企业运营管理提出了崭新的角度和命题，其中一项具有深远影响的理论就是企业文化。

文化一词，其外延相当广阔，而内涵则围绕人而产生、发展。文化是一种社会历史现象，是人们长期创造形成的历史积淀物；它凝结于物质之中，但又游离于物质形态之外，是被一定范围内具有固定思维方式、价值观念和行为规范的人类团体所创造的意识形态；它的共享性决定了它的可传承性和影响力。企业文化理论认为，企业作为小型的人类团体同样具有在固定范围内的意识形态共同体，它为企业员工历经数代逐渐积累而成，在企业发展、员工实践的过程中不断得到强化，最终凝结成独特的共同价值追求，并将这种价值追求传播给新的成员，推动企业不断发展。企业文化正是基于“以人为本”的理念，因人而生、以生促人，期望通过传播企业文化，形成企业员工的共同价值并加以实现。企业文化是构成企业核心竞争力的关键，已成为企业发展的原动力。

如果细究档案工作的性质特点，不难发现它与企业文化的基本性质是一一对应的。档案的形成同样是一个积累的过程，它以文字、图片、影像、实物等形式真实记录企业发展历程，而企业文化就蕴含其中。在利用档案的解决工作问题的过程中，档案中蕴含的企业文化不着痕迹地被企业员工感受和认知，潜移默化地影响着他们的思维和行动。通过对档案的研究分析，总结经验，勾画未来，形成企业的发展战略，将企业发展战略与员工的个人价值追求融合起来，最大限度地实现员工共同的价值追求。

可见，作为两个具有意识形态色彩的事物，档案与企业文化存在着本质特征上的对应性，这使得档案工作能够直接有效地作用于企业文化建设，成为推动企业文化建设的重要力量。企业文化建设可以继承发扬企业文化的优良传统，进一步丰富档案的利用价值。

二、三重对应关系对推动企业文化建设的独特作用

档案是企业文化的可靠载体，对它的发掘再现了企业的发展历程，对它的利用伴随着企业文化凝聚传播的过程，对它的编研是企业文化传承的重要手段。

（一）展现文化传统，营造共同价值氛围

作为原始文献资料，档案本身就是历史的一部分，能够最直观地反映一个时代的风貌。“档案在与其他事物相比较而存在的过程中所显示的独有的特性，就是原始记录性”，通过历史档案的积累，能够保留企业发展变化的原始数据。如果对这些原始数据进行有意识的归纳整理，围绕企业文化的相关主题进行展示，就能使员工直观感受和认识企业发展历程中的重大事件和历史进程，对企业文化产生共鸣。比如很多企业都设置了历史展览馆，将档案中的图片资料放大，按历史发展顺序排列，展现企业员工艰苦奋斗、不断发展的历程，回顾重要历史时刻；将声像档案中的影音资料原音重现，重现重要历史论断；陈列具有代表性的实物档案，给参观的员工身临其境的感官体验。

本单位的实物档案中保存有宋任穷、邹家华、张爱萍、刘杰等领导同志在核四院建院三十周年、四十周年时题写的贺词，员工由此可以认识到企业深厚的历史底蕴，增强自豪感和责任感；实物档案中还有国务院国资委颁发的“中央企业红旗班组”牌匾、中华总工会颁发的“五一劳动奖状”以及优秀工程咨询奖状、科学技术奖、专利证书一系列荣誉证明，使员工了解企业的杰出成就，增强对企业精神等企业文化核心的认同感；实物档案中还保存着核工业建设初期一线勘探者的劳动工具，将团结一心、艰苦创业的企业精神直观地传递给员工，起到了极佳的宣传教育作用。通过组织新员工参观展馆等设施，让他们直观感受蕴含在展品中的企业文化精神，主动在工作中把个人价值的实现与企业发展的目标统一起来，初步达成了共同价值追求，由此企业精神得到传承。这种文化向心力是企业发展的软实力，虽悄无声息，却在日积月累中发挥着巨大的作用。

（二）凝聚知识力量，培育整体合力

档案是企业重要的知识资源，计算机技术的应用使原本不易查阅和共享的档案资源逐渐成为向全体员工开放的共享的知识平台。利用微缩技术、扫描技术等电子技术，档案信息的存储总量大大增加，可供查阅利用的基础资源更加丰富和全面；利用云存储、局域网等网络技术，在档案归档的瞬间即可发布相关信息并开展借阅，有效地提高了档案的利用率。档案资源利用率的提高，使员工对企业生产经营动态能够及时了解和掌握，增强企业决策的透明度，有利于企业主人翁意识的觉醒和强化，营造公平公开的企业文化氛围。员工在档案资源利用过程中反馈的问题，反过来又促进了档案工作的改进和提高。

作为重要的凭证和依据，档案能够满足企业和员工维护个人利益的需要，如出具产权证明、解决养老保障、化解经济纠纷等，档案资料的齐全完整在有效保障企业和个人权益的同时，也将“标准精细”的企业管理文化注入其中。除了员工个人按需利用档案外，通过汇总利用需求，档案部门可以开设专题性栏目，将某一专题的原始资料集中放置供有兴趣的员工学习，或为人力资源部门进行员工培训提供专门支持。专题性栏目的开展，将档案资源塑造为真实、全面、可互动的知识平台，员工通过这个平台丰富了知识，增长了才干，也增强了对学习型企业文化的认知。档案成为了学习型企业建设的重要平台，有效鼓励了“求是创新”的企业创新文化的传播。将员工个人需求历史记录与人事档案打通，了解员工学习兴趣和职业专长，量体裁衣，量身打造符合企业需求和个人愿景的人才，实现最优的人才配置，体现了“人尽其才”的企业人才文化……

凡此种种表明，档案已成为企业文化体系构建的有力工具。在档案利用互动的过程中，企业文化的提炼、渗透、拓展也悄然展开，逐渐将企业文化基因内化于员工之心。

（三）聚焦战略文化，推动文化升华

档案是历史的依据，将企业发展过程中的成功经验和历史教训客观公正地记录和保存了下来。随着时代的变迁和环境的变化，企业发展面临着新的境遇，如何在未来抓住机遇、抢占先机，取决于企业的战略决策。通过利用档案资源，今昔对比，以史为镜，站在历史的高度理清企业的发展脉络，分析、判断变化与得失，才能够更好地总结反思，探索符合时代和市场发展要求的道路，推动企业未来的健康可持续发展。

档案编研是一种传统有效的档案开发方式，通过档案编研，理清企业发展中亟待研究解决的历史问题，同时结合情报部门的资源，为企业战略决策提供支持。档案中包含着企业经营管理的经验和教训，是企业全体成员不可多得的宝贵精神财富，档案叙述中蕴含的企业精神是企业未来发展的精神动力。通过梳理档案资料，编研人员更加深刻理解了企业发展特点、发展规律以及企业深层次的文化基因，并将这种理解灌注在成果中。编研成果被阅读使用的过程中，档案中的企业文化被更多人所感知；特别是编研成果直接作用于企业未来战略目标的制定时，其中的企业文化精神能够成为全体员工拼搏奋斗的精神动力，能够激发他们积极性和创造性，从而强化“与时俱进”的企业战略文化。

“企业档案是企业文化心理的感情寄托，具有丰富的文化特性。”通过研究整理档案信息资源，纵向对比，能够提炼各历史阶段的企业文化特点，并反思总结哪些是历久弥新的、那些是被历史所淘汰的，除旧布新，在总结提高的基础上对企业文化进行创新升华，使企业文化始终与时代发展相一致，发挥其最大的号召力，使其传播的深度和广度都得到加强。

综上所述，档案以它历史文献的真实性、知识资源的流动性、战略资源的前瞻性，将员工的价值追求、个人成长、职业规划与企业发展愿景融合起来，使人与企业的关系能够和谐发展。企业员工对企业文化的认识与共识决定了企业文化的整体水平，档案的有效利用能够巩固和提升员工对企业文化的认知，鼓励员工加入塑造企业文化的过程中，不断提高企业文化的整体水平。

三、发挥档案工作优势，提升企业文化

企业档案工作与企业文化的三重对应关系表明，开发和有效利用企业档案信息资源，对营造健康向上的企业文化具有天然的优势。企业应当在历史资料整理、建设知识共享平台和培育档案特色文化上下功夫，以档案工作的优化提升企业文化。

（一）充分发掘档案资源，丰富档案收藏

档案资源的积累是档案开发利用工作的基础，必须给予极大的重视和足够的财力物力支持。档案工作人员也要提高岗位基本素质，及时、准确、全面地收集、整理档案信息，特别要注意对多样化媒体资源的收集，比如对一份文档同时记录关于它的文字、图形、图表、声音、动画等各种媒体信息，使重大事件得到全方位的记录和保存。如果没有做好档案资源的原始积累，企业重大事件缺乏院史记录，企业历史就成了一部部断代史，蕴含其中的企业文化失去了根基和逻辑联系，会削弱企业文化精神的典型性和感召力，直接影响企业文化的传承。

（二）利用档案教育员工，培养全员档案意识

发挥档案作为企业知识共享主要媒介的作用，鼓励全员参与到档案建设中来。充分利用内部网络资源，搭建资源共享平台，以电子文件归档、数字化存储、联网查阅为基础，达到全员利用和资源共享的目标。档案部门可以设立法律法规及管理制度、分类档案目录、公司大事记等版块，将科技档案更新情况实时在网站发布公告以方便借阅；员工也可以将自己手中的档案和情报资源发布出来与大家分享，同时补充了档案资源的不足之处。这样在全体员工心中树立起“档案可以方便快捷地利用”、“档案资源来自每个人的资源共享”这样的文化理念，形成档案工作与企业文化的互动格局。“企业文化的发展史也就是企业员工的发展史”，二者在共同发展的同时又相互促进，彰显档案工作在企业文化建设中的独特作用。

（三）研究开发档案信息，形成特色文化

档案工作不单单是对已发生事件的进行记录，更要对其进行鉴别、分类、分析、研究，发现问题，总结规律，多层次、全方位地为企业战略决策等提供信息服务。档案工作要充分重视编研工作，调研企业和员工个人的档案需求，确立一批又现实针对性和应用价值的编研课题，下功夫作出一些有特色、专业性强的编研成果，提高档案信息的价值，最大限度地满足企业决策和广大员工的信息需求。

档案部门还要积极拓展工作领域，参与企业开展的多种文化活动，为其提供历史资料、参考依据。“档案所体现的企业传统文化内容，是确立企业形象个性化特征的重要依据。”应结合企业各项传统文化活动（如节庆策划、产品展示会等），提供具有参考价值的文献，发挥档案的利用价值。

参考文献：

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