浅淡矿业权档案的管理与利用

蒋洪明

（江苏省地质资料馆，江苏 南京，21001810018）

浅淡矿业权档案的管理与利用

蒋洪明

（江苏省地质资料馆，江苏 南京，21001810018）

矿业权档案管理是国土资源档案管理工作中的一项重要内容，是形成矿业权管理的重要基础。各级地矿行政管理部门、矿山企业和矿业权人，每年都形成大量的与矿业权有关的档案资料，将这些进行有效的收集、管理和利用，对于进一步加强矿业权的监督与管理具有重要意义。

一、矿业权档案现状

1987年国务院发布了《矿产资源勘查登记暂行办法》，1998年国务院颁布了《矿产资源勘查登记管理办法》《矿产资源开采登记管理办法》《探矿权采矿权转让管理办法》，为我国矿产资源的依法勘查、依法开采、依法管理提供法律保障。

自1987年以来，江苏省矿政管理部门在依法管理矿产勘查与开采活动过程中形成大量的矿业权档案资料。截至2015年底，江苏省矿政管理部门共形成矿业权档案3510卷，其中探矿权档案2159卷、采矿权档案1351卷。

二、矿业权档案归档管理

根据矿业权档案资料的属性，江苏省地质资料馆开展矿业权档案的分类、组卷、排列、编目、装订、装盒和排架工作。矿业权档案的归档，已成为一项延续性的任务。根据工作任务要求，江苏省地质资料馆对每年新增的探矿权、采矿权档案进行收集、整理、编目、装订、建账及移交入库，对归档的探矿权、采矿权档案进行数字化及电子图书的制作，自主研发矿业权档案查询数据库软件，快捷方便地提高对矿业权档案的查询与利用。

1.收集

归档的文件资料是在矿业权管理活动中“直接形成并具有保存价值的各种形式的历史记录”。根据《矿业权档案立卷归档规范》规定：在矿业权建立、变更、注销管理工作中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子文件等均为归档收集的对象。这些文件材料应具备两个条件：一是文件公文处理程序办理结束；二是文件内容具有有机联系，所反映的是同一个矿业权的不同阶段的管理活动。

2.整理

矿业权档案立卷是将矿业权建立、变更和注销管理工作中形成的文件，按其形成规律和有机联系组成案卷的过程。

（1）分类

矿业权文件材料根据内容、形式特征和有机联系进行分类。正常情况下，矿业权文件材料立卷归档以一个矿业权（一个许可证）为一个归档单位，编一个档案号。按照年度分大类，以一个矿业权为单位，将拟归档的矿业权材料按《矿业权档案文件归档类目表》，进行分类、整理。矿业权档案的凭证价值往往大于其科学参考价值，故整个立卷归档过程中，应把维护拟立卷归档的矿业权文件资料的“原貌”放在第一位,一切整饰与加工均以不影响其“原貌”为前提。如出现未涵盖的文件时，可按其内在联系排列在相应类别的小类后面，依次增编顺序号。

（2）编目

在编写组卷文件页码时，文字与表的页码正面写在右下角，背面写在左下角；图纸的页码写在图签右下角或标题栏外右上方；成套图纸或印刷成册文件，可以不重新编页码。编码后将归档文件目录（表1）与备考表（表2）一式两份，一份组成明细账，一份作为归档文件的卷首和卷尾放入档案卷盒内。

表1 归档文件目录内容与填写要求一览表

表2 备考表内容与填写要求一览表

3.数字化

矿业权档案数字化工作是矿业权档案归档的重要组成部分。在《矿业权档案立卷归档规范》中规定矿业权档案的电子文件信息应与纸质文件的内容完全相同。根据矿业权档案属性特点与相关要求，按《图文地质资料扫描数字化规范》要求开展矿业权档案资料数字化工作较适合。

（1）原件处理

扫描之前，需对原纸质文件资料进行熨平修整、分类、组织编排。要求基本保持原件原有的形式。在此基础上，为便于利用，对一些特殊情况可作相应处理。对原件的处理要做到完整、齐全。对处理后的原件，扫描完成后，需及时按原样复原。

（2）扫描

按照对原件归类处理的结果，对原件进行完整、齐全的扫描，画面端正，保证栅格文件的扫描质量，并使栅格文件具有最少的修整装饰工作量。栅格文件的处理过程：首先，选择合适的扫描方式，分辨率统一采用300dpi，扫描宽度以最大限度地接近（或等同于）扫描原件资料；其次，为使扫描后形成的栅格文件清晰、美观，需对扫描文件进行反转、调整页边距、去污、旋转、纠斜、修补等修整装饰工作；最后，修整装饰后的栅格文件应保持图文资料的原有信息，不违背图文资料的原意。

（3）检查

工作人员需按照要求对扫描后的电子文件进行自检。检查文件是否有多余或丢失的电子文件，栅格文件整饰是否符合要求，在地质资料光盘存储综合管理系统中进行全文的浏览检查。同时，质量检查人员按照要求需进行再次的复查工作。复查整饰后的电子文件是否与原件相符，是否有漏改或错改之处，最后再通过地质资料光盘存储综合管理系统，对全文电子资料进行浏览检查。

（4）电子文件整合

因实际扫描操作过程中，图件（彩图、黑白图）与文字报告扫描进度往往很难同步，从而产生电子文件整合这一环节。电子文件整合是将图件（彩图、黑白图）电子文件经适当修饰后，添加到原档号的文字报告电子文档中去，根据图文一致原则，进行图目录修改，整合后的全部电子文件必须在光盘浏览系统中进行浏览检查。

图1 矿业权档案数据库

图2 矿业权档案查询界面

4.目录制作与保存

电子文档的目录由类目录、文件目录及盘目录构成。目录应遵循盘目录全、类目录简、文件目录不产生歧义的原则来建立。

电子文档的保存要利于管理和利用。同一电子文档应保存在同一物理存储介质中。电子文档保存到载体后，应在数字国土工程“图文地质资料光盘存储管理系统”中进行浏览检查，保证能够读取电子文件。

三、矿业权档案查询软件开发与利用

矿业权档案查询软件，是将已数字化的矿业权（探矿权、采矿权）档案，按矿业权自身的内在联系（新立、变更、过程监督、注销）,通过计算机管理来达到利用目的。

1.数据库开发

在数据库的“list”表中，可以查看到数据库中所有采矿权、探矿权PDF档案（如图1所示）。第一个字段ID是自动编号，不需要填写，可以录入档案号、项目名称、企业名称、证号等信息。档案类型的录入，如果是采矿权档案录入“采矿权”，如果是探矿权档案，录入“探矿权”即可。录入完毕后，所有数据将保存在ACCESS软件中。在相关的软件程序中，“CKQDA”文件夹用来存放采矿权档案PDF电子文件目录，“TKQDA”文件夹是用来存放探矿权档案PDF电子件文件目录，把建立的采矿权和探矿权档案分别拷贝到相应的文件夹，即可自动生成需浏览的页面。

2.数据库软件利用

根据采集导入的探矿权及采矿权数据，通过矿业权档案查询的界面，可以进行矿业权档案多字段查询检索（如图2所示），实现矿业权档案的多途径利用，使矿业权的管理更加的便捷。

矿业权档案收集、整理的归档流程，以及矿业权查询管理软件的开发与利用，为矿业权档案管理提供了高效、便捷的技术与方法。通过对矿业权档案的归档研究，进一步拓宽了矿业权档案为社会经济服务的渠道，为加快国土资源档案信息化建设提供了行之有效的管理经验。

当今是信息化的时代，随着矿业权制度的完善和矿业权市场的发展，矿业权档案信息将会变得越来越重要。因此，我们必须加强矿业权档案归档整理工作，建立健全相关制度，挖掘矿业权档案信息的社会价值，更好地适应我国国土资源管理事业的发展需求。