新形势下高校教学教务管理流程分析及优化研究

徐庆佳

新形势下高校教学教务管理流程分析及优化研究

徐庆佳

流程管理应用于高校教学教务管理工作，对于提高管理效率、营造良好的教学环境具有重要意义。本文对高校教学教务管理流程进行了分析，并针对存在问题的优化策略进行了探讨。

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一、高校教学教务管理流程分析

教学活动是高校工作的核心，而教学教务管理则为教学制定规则、创造环境、增强动力，从这个意义上讲，教学教务管理是高校管理工作的核心，它包括宏观上目标意义的确立，也包含具体行为的管理。从职能上讲，教学教务管理的主要内容为招生录取、教学计划的制定与调整、教学活动规则的制定，以及选课、考试、成绩、学籍、教学质量的管理和教学创新改革的推进等[1]。当前在高校教学教务管理中，还存在诸多与高校发展形势不相适应之处，具体表现在以下几个方面。

（一）过于僵化

在传统管理理念下，认为教学教务的管理工作是自上而下的、行政性的、事务性的工作，是各个管理条块的总和。这种理念是缺乏高度的、被动性的、僵化的。当前形势下，高校办学理念在逐步提升，高校改革在深入推进，加之招生规模的扩大，教学目标的更新，传统的教学教务管理面临着严峻的挑战。另一方面，在管理体制和机构设置上，高校正在深化改革，机构精简和科学化管理已成为趋势。在双重压力下，高校的教学教务管理的任务十分艰巨。在高校改革中，以人为本越来越受到重视并逐步体现于改革行动中，此处的以人为本，多指的是学生和教师，而对如何在“管理管理者”中体现以人为本，则研究不多，重视不够，这也是导致教学教务管理改革相对滞后的重要原因之一。

（二）条块分割

在高校现有的教学教务管理组织架构上，金字塔式、职能型的特点鲜明，即按照自上而下的模式，将教学教务管理的整体流程由各个职能管理部门分解，在这种模式下，流程呈条块分割的态势，细节被强化，部门职能被强化，但整体性被掩盖或淡化[2]。条块分割使管理主体之间存在职能的重叠和缺位现象并存，各条块的目标容易出现冲突和矛盾，导致整体目标的实现得不到有效保障。同时，条块分割和层级重叠提高了管理的成本，也使信息传达和指令贯彻不够畅通。从院系的管理层级来看，其教学教务管理人员与学生人数的比例一般为1：500左右，院系的管理部门向上面对高校多个职能部门，向下面对一两千名学生，一方面需要承接学校多个职能部门的指令，一方面又要向上千名学生传达到位，还要采集和向上反馈学生方面的信息，这种模式低效而重复，使其成为高校整体教学教务管理中的梗阻。大量的上传下达任务使管理人员疲于应对，而无力对教学过程进行科学有效的监管。

（三）信息化水平不高

随着现代信息技术的快速发展，当前在各个领域都在推进信息化管理。针对当前高校教学教务管理的复杂性和艰巨性，加快推进信息化是有效的破解之道。但是，当前在高校教学教务管理方面，信息化建设仍显滞后，突出表现在理论研究不足、程序开发不够、建设资金短缺、缺乏相应机构等方面。当前在教学教务管理方面的信息化，大多仅体现于成品软件和程序的采购与应用。这些软件雷同化严重。但是各高校办学理念、发展战略、专业特色等各不相同，而这些差异性特点不能有效体现于信息化建设中，使信息化建设个性化不足，这一方面使高校教学教务管理与学校战略不能有效结合，一方面使软件大量功能闲置和浪费。

（四）队伍薄弱

许多高校将教学教务管理视同一般性的事务管理岗位，对待这些管理人员，在教育培训、职级晋升、经济待遇等方面与教师岗位相比较有较大的差距。也由于存在这种认识，高校在教学教务管理的人员安排上也存在较大的随意性，对人员的学历水平、专业素质等方面要求过于宽松，有的甚至将教学教务管理岗位作为安排人员的调剂性岗位，这一方面导致管理队伍水平参差不齐，一方面使管理人员感觉不被重视，再加上工作压力大，人员流动频繁，使教学教务管理队伍很不稳定，影响了管理的效率与水平。

二、高校教学教务管理流程优化策略

流程化管理起源于西方的企业管理，目前国内在管理上已广泛应用这种理念和模式，涵盖了企业、事业等诸多领域。在企业流程管理中，其内涵是把客户作为中心，对生产经营的流程进行效率化改造，使产品实现最大程度的增值。在高校教学教务管理中应用流程化管理，借鉴了企业流程管理的理念，即围绕以人为本，将学生的成长成才作为“增值”点，推动管理流程由繁杂变为简洁，由随意性变为制度性，从而提高管理效率，为教学工作和学生成长创造良好的环境。

（一）确定核心流程

在企业流程管理中，核心流程指的是以客户为中心，创造价值的服务或生产的流程。而在高校教学教务管理中，核心流程是指以学生全面成长成才为中心，围绕创造良好环境和条件所确定的管理流程。以学生为中心，管理流程就要贯穿于学生在校学习的全过程。学生通过招生录取进入学校，要进行登记注册，获得学籍后，开始进入到专业教学的环节，之后是学习成绩的获得、整理与分析，再根据高校有关学籍的管理规定对学生的学籍进行相应处理，符合规定的，进入下一环节的选课和教学过程；如学生成绩不符合有关学籍管理的规定，则要采取一定措施，如在规定时间内修满规定的一定学分，然后进入结业或毕业的环节。该流程紧紧围绕学生学习的各个环节，可有效保障学生有序开展学习活动，为获取知识、全面成长奠定坚实基础。

（二）流程分析

首先要根据核心管理流程，对教学教务管理的具体业务流程的各个项目进行梳理，区分出教学教务管理部门内部的项目，以及教学教务管理部门与学校其他部门之间的流程项目。然后，再利用流程信息矩阵图表对教学教务管理流程的内容进行识别，按照识别出的内容，对流程范围、运行规则、运行方式进行设定；亦可运用流程主体矩阵图表对流程主体职责、关系等进行识别，对流程运行的实施主体与协助主体的关系进行分析，在此基础上建构责任链。通过以上分析，可对流程信息的分布得出结论，如在教学管理与学籍管理的流程中，项目和信息数量较多，基于此，在教学教务管理流程设计中，可将这两个环节当作重点流程进行关键性设计；按流程主体分析，院系级别的教学教务管理环节项目最多，说明院系级别的教学教务管理是整个流程的关键。因此，应将流程优化的重点放在院系级的教学教务管理环节。

（三）流程优化

管理流程的优化，一切围绕总体目标来进行，因为目标是达成价值的重要载体。针对当前高校在教学教务管理中存在的问题，流程的优化就是要发现问题、梳理问题、分析问题，实现管理的制度化、规范化，提高管理效率，从而减少管理成本，缩短管理周期，最终确保师生价值的实现。

为实现这一目标，要通过以上梳理和分析，再综合分析流程管理中的各制约因素，采取优化流程的方法，对项目进行清除、整合、简化等处理，以减少流程管理的周期，并推动建立流程运行的自动化机制。在优化过程中，应紧密结合高校发展战略、教学目标等宏观指导性原则，紧紧围绕以人为本的理念，并使流程更加具备关联性、连续性以及完整性。

在高校现有职能型的教学教务管理组织架构下，由于层级过多、力量分布不平衡、信息传输不通畅，影响了管理的效率。因此，要结合流程管理的要求对管理的组织机构进行优化设置，具体为：综合管理办公室、信息化中心、学生管理中心、教学管理办公室和教研办公室等。对每个组织机构的负责人进行明确，再由机构负责人联合组成流程管理委员会，使其在行使本机构流程管理职责的基础上负责机构间流程运行的协调。每个机构的组成人员除固定人员外，再吸纳流程运行的相关人员，组成以流程运行为中心的管理和服务团队。信息中心负责为整个流程的运行提供信息技术的系统支持，信息系统在各环节管理业务的支撑下自动运行，形成工作流，避免因人为因素降低管理效率，减少管理差错。总之，组织机构的设立与职责的确定一切围绕流程管理来确定，使决策、响应的效率实现最大化，保障师生价值的实现。

三、结语

在企业中，流程化管理在提升生产经营效率、提高客户的满意度和节本增效方面发挥着重要作用。流程管理应用于高校教学教务管理工作，对于改变过去层级过多、信息传递不畅、效率低下等问题也有着重要意义。由于体制的惯性原因，对流程的局部优化是较为现实的选择。随着高校改革的深入推进，以流程管理为核心，以提高效率、提升层次为目标对组织架构进行重组和调整也势在必行。

[1]林小芳,陆春艳,韩小祥等．信息技术下A学院教务管理简约流程的实现[J]．北京城市学院学报,2012,(6)：63～66,59．

[2]刘惠玲．业务流程再造在昌吉学院教务管理中的应用研究[D]．石河子大学,2014．

(作者单位：广东科学技术职业学院)

徐庆佳（1987-），女，汉族，广东揭阳人，研究方向：办公室人力资源管理、高校教学教务管理研究。