新时期人事档案管理面临机遇与挑战

文/鄄城县人力资源和社会保障局 宋颖

新时期人事档案管理面临机遇与挑战

文/鄄城县人力资源和社会保障局 宋颖

本文以事业单位人事档案管理工作作为研究对象，分析人事档案管理工作目前信息化建设现状，进而分析人事档案管理在新时期面临的机遇与挑战。

人事档案；管理；机遇挑战

我国现代化建设不断深入，科学技术不断推出，事业单位的人事档案管理工作不能再使用传统的管理方式，需要将社会中先进的科学技术手段在人事档案管理工作中加以应用，这样才能满足事业单位对于人事档案工作的需求。我国事业单位人事档案管理工作已经逐渐开始进行信息化建设，但是信息化建设也为事业单位人事档案管理工作带来了更多的挑战及机遇，怎样通过科学技术手段提高事业单位人事档案管理工作，需要不断进行研究及实践。

一、事业单位人事档案信息化的管理现状

（一）具备信息化人事档案管理的硬件设施。目前，我国事业单位普遍使用计算机设备，并且已经开始逐渐进行了信息化管理工作，我国事业单位还在使用传统人工人事档案管理模式的数量不到百分之五，这也就是说我国的事业单位基本上已经具有信息化建设的硬件基础条件。但是，我国彻底使用信息化人事档案管理的事业单位几乎没有，大部分事业单位人事档案管理工作信息化建设尚未彻底，存在的档案遗落现状。

（二）不能够合理使用信息化人事档案管理。事业单位的人事档案不仅仅是档案管理人员进行使用。笔者在对于我国事业单位的人事档案使用人员进行调查中发现，工作人员只有在进行调整支撑或者是查询福利的时候才会使用人才档案，整个事业单位使用人事档案的人数不会超过全部人数的十分之一，即便我国事业单位人事档案已经能够在局域网络上查询，那样事业单位使用人事档案的人数也没有超过全部人数的一半。由此，就能够发现我国事业单位并没有充分使用人事档案，人事档案实现信息化后并没有发挥应有的价值。

二、时期人事档案管理面临的机遇

（一）提高工作效率。事业单位使用的传统人事档案管理方式，全部工作都需要工作人员自己一点点整理，整个人事档案管理工作需要时间较多，并且需要的工作人员数量也较多，但是人事档案管理工作质量却无法保证。整个人事档案管理工作效率不高，新时期中事业单位的人事档案管理实现信息化，应该做到实时共享，降低人事档案管理人员工作数量，提高工作效率。

（二）管理人员专业水平应显著提高。新时期中，事业单位的人事档案管理工作已经逐渐实现自动化管理方式，在这种情况下管理人员的专业水平也在逐渐提高，参加有关的教育培训，保证能够在实际工作中娴熟使用各种管理软件。事业单位人事档案工作量在降低的同时，管理人员就拥有足够的时间提高自身素养。

（三）延长人事档案储存时间。事业单位传统人事档案是通过纸质保存，在使用人事档案过程中需要管理人员进行查阅记录，这种管理方式不仅工作效率较低及工作量巨大，还有一个问题就是纸质人事档案在实际保存中容易出现损坏。纸质人事档案虽然具有客观性及直观性，但是保护人事档案才是档案管理的主要工作目标。新时期中，事业单位人事档案管理工作逐渐信息化，显著降低了管理人员的工作数量，管理人员也不需要与纸质人事档案进行接触，降低纸质人事档案出现损坏的可能性，延长人事档案保存时间。

三、新时期人事档案面临的挑战

（一）传统人事档案管理观念的挑战。事业单位人事档案中包含着大量的个人信息及具有保密性质的信息，事业单位人事档案信息化建设中的关键性问题就是档案的开放程度。新时期中，人们对于人事档案的保密工作尤为重视，使用先进的管理理念及手段，能够真正发挥出档案所具有的潜在价值，提高事业单位人事档案管理水平。

（二）管理技术面临的挑战。事业单位的人事档案管理工作具有一定保密性，档案中包含着大量的政治信息，管理人员在保证人事档案完成的过程中，还需要保证人事档案的安全性。事业单位传统人事档案管理工作虽然具有较高的保密性，但是已经与事业单位及社会发展之间存在较大的差距。事业单位人事档案管理工作在信息化建设中需要面临的问题就是安全性，不仅需要完善人事档案管理方面的法律法规，还需要增加对于保密技术的研究工作，防止事业单位的人事档案出现泄漏问题。

（三）管理人员专业水平面临的挑战。新时期中，事业单位人事档案管理工作所使用的技术种类逐渐增加，对于管理人员也有了更高的要求。管理人员需要不断提高自身专业水平，增加信息储备量，这样才能保证事业单位人事档案管理工作信息化建设。

四、结语

本文对于新时期事业单位的人事档案管理面临的机遇及挑战做了简单分析，希望能够帮助事业单位人事档案管理工作做好信息化建设。

[1]冯向阳.事业单位人事档案管理面临机遇与挑战[J].档案管理,2014（03）:86-87.

[2]陈奎武.事业单位人事档案管理面临机遇与挑战[J].办公室业务,2014（23）:178.

[3]陈卫华.企业人事档案信息化管理面临的挑战及对策[J].商场现代化,2015（10）:107.