新时期医院人事档案信息化管理创新策略探究

文/秦皇岛市第一医院 付灵运



新时期医院人事档案信息化管理创新策略探究

文/秦皇岛市第一医院 付灵运

【摘要】医院人事档案是记录个人学习、工作、科研等相关经历的重要文件，是医院人才引进、学科建设、科研立项的重要参考依据。新时期，进一步加快医院人事档案信息化管理水平，不仅有利于提高医院的管理水平，而且可以充分发挥档案价值。所以，现阶段正视医院人事档案信息化管理过程中存在的问题，并提出切实可行的解决策略，促进医院持续健康快速发展十分必要。

【关键词】医院人事档案；信息化管理；策略

一、加强医院人事档案信息化管理的重要意义

（一）有利于提高医院管理水平。医院人事档案管理是医院管理的重要组成部分，加强医院档案管理，提高医院档案管理的信息化水平，可以方便医院领导在短时间内了解医院、科室发展历史，对资料进行对比分析，从而做出科学决策，推动医院快速发展。

（二）有利于医院人才选拔聘用。医院人事档案是记录医院工作人员学习、工作、进修、考核、科研等各方面的重要资料，是医院干部提拔、任免的重要依据。传统的纸质档案在调阅资料、横向对比资料、资料更新等方面存在短板。所以，现阶段提高医院人事档案管理的信息化水平，可以及时更新档案资料、快速查询，还可以运用现代技术对于人员资料进行全方位数据分析，以获取更准确的数据，为医院人事干部的任免提供科学依据。

（三）有利于提高档案管理人员的工作效率。医院档案涉及内容广泛，导致档案管理人员工作量大且内容琐碎，加快实现医院人事档案管理的信息化，可以方便档案管理人员及时对档案资料进行补充完善，快速调阅相关档案资料，在提高工作效率的同时，更加充分地发挥档案资料在科研、管理决策、人才选拔等方面的价值。

二、医院人事档案信息化管理瓶颈

部分医院已经认识到人事档案信息化管理的重要性，更新了人事档案管理的硬件设施，已经初步实现医院人事档案管理的信息化，但整体水平不高，仍有一些问题亟待解决。如下：

（一）医院领导重视程度不够。医疗水平的高低是医院在新一轮竞争中取胜的关键，所以医院领导往往将更多的资金投入到医疗设施更新、医护人员的进修培养上，对于医院人事档案管理往往关注较少，导致档案管理工作人员积极性不高，更谈不上主动更新知识、工作方法创新了。而且医院尚未制定科学合理的档案管理制度，导致人事档案资料混乱，丢失、断档、失真档案资料时有出现，给人事档案信息化管理带来很多难题。

（二）档案管理软硬件有待升级。医院人事档案管理的信息化并不是简单地将纸质档案资料电子化，而是要在实现档案资料电子化的基础上，完善档案管理快速查询、对比分析、信息更新等功能，并且实现人事档案资料联网，最大限度地发挥其价值。但是现阶段，由于医院领导重视不够、资金不足等问题，导致医院人事档案管理的计算机设备比较陈旧，在软件上依然采用通用的人事档案软件，并未开发应用适合医院人事档案管理的专门软件，导致医院人事档案资料无法全部实现电子化，尤其是一些凸显行业特色的专业资料，如医生诊疗记录、医院重大技术突破等，在现有的人事档案管理软件中并没有相应的分类，导致无法电子化。

（三）档案管理人员业务水平不高。信息化时代的到来，对于医院档案管理人员的素质提出了更高的要求，由于医院前期在档案管理人员招聘中，对于其学历、学科专业没有硬性要求，导致现有档案管理人员专业知识不足、计算机应用能力较差，不能跟上医院人事档案管理变革的步伐。而且由于人事档案管理工作枯燥，工资待遇不高等多方面原因，导致档案管理人员工作积极性不高，档案管理队伍不够稳定。

三、创新医院人事档案信息化管理的有效策略

为帮助医院人事档案尽快实现信息化管理，现提出如下解决对策。

（一）给予政策、资金等方面的支持，加强对档案管理的重视。加强医院人事档案管理，提高医院领导对人事档案管理重要性的认识，需要做到，第一，制定科学合理的档案管理制度，规范档案管理流程，加强档案审核，避免人档分离、档案不全、档案失真现象出现，保证档案的科学性、完整性。第二，给予政策上的支持，适当提高医院档案管理人员的工作待遇，为其提供参加档案信息化管理学术会议机会，以提高其工作积极性。第三，加大档案管理资金投入，改善医院档案管理的设施设备，如建立恒温档案管理室、更新软硬件设施等，以全面提高医院档案信息化管理水平。

（二）更新档案管理软硬件，提高档案管理信息化水平。档案信息化管理水平的提高，有待于档案管理软硬件的进一步更新。首先，需要依据医院人事档案管理的特点，设计专门的档案管理软件，方便原始档案资料的信息化，并加强档案信息化管理的保密分级设置，实现医院人事档案资料的部分共享，方便相关人员查询与使用。其次，通过定期杀毒、升级档案管理软件、硬盘存档等方式，加强档案管理软件的安全设置。最后，使用扫描机或相应的计算机技术，将文字、图片、声像等资料转变为数据资料，加快医院档案资料信息化建设。

（三）引进人才与人员培训并举，提高档案管理人员业务水平。提高医院档案管理人员的业务水平，首先需要增强档案管理人员的职业自豪感，通过提高工资待遇、畅通评职渠道等方式，增强其工作积极性。其次，档案管理人员专业知识储备不够，可以通过培训、进修等方式，进一步提高档案管理人员的业务水平。最后，引进高素质的档案管理人才，创新档案管理方式，加快提高档案管理的信息化水平。

【参考文献】

[1]林苑纯.中美人事档案管理比较及启示[J].兰台世界,201 1(4).

[2]陆刚.档案信息资源建设与服务[J].中国档案,2011(3 ).