文书档案的立案和材料收集浅议

文/湖北省农科院畜牧兽医研究所 熊秀红



文书档案的立案和材料收集浅议

文/湖北省农科院畜牧兽医研究所 熊秀红

【摘要】文书档案立卷质量参差不齐，会显著影响日常对档案的整理，同时未来的向档案馆移交档案的准备工作以及档案在未来的利用价值都将会受到影响。所以本文就材料收集方案和文书档案的重要性进行分析。

【关键词】档案；文件；收集；重要性

文书立卷工作是文书档案工作中的基础，文书档案的立卷质量可以直接影响到档案的日常整理工作，并且对未来移交给档案馆档案和后续对档案的继续利用也产生影响。

一、文书立卷的意义

作为单位之间一种用于工作信息传递的工具，文书材料直接体现了工作的状态、流程以及历史记录。日常工作中会逐渐产生很多文书材料，这些材料主要是对工作期间的信息进行记录，当这些文书材料经过领导的签署并且办理结束后，这些文书材料的传达办事程序和指导以及处理工作的功能就结束了。因为文书材料在形成过程中记录下来了很多工作相关的历史和实践经验，所以具有较高的参考查证作用，在文书立卷中占据重要地位。

二、文书立卷的重要性

（一）更快地查找和利用。文书材料只有完成立卷才可以具体被定位，从而在未来的查找利用中可以更加快捷。每一份文件都具备不同的作用。在对同个工作和事情处理的过程中，会形成很多互相之间存在密切联系的文件。例如在进行案件的处理和召开会议时候会形成一系列的文件，这些文件彼此间都存在联系。所以在进行全部文件的保存时候还需要借助科学手段按照文件互相间的历史联系进行鉴定、整理和区分，达到最大限度反映历史事实的目的。

（二）更易于进行储存和管理。对文书材料进行档案标准的裁剪、装订、排序，然后就保管期限进行区分进行装盒和入柜，对这些文书材料进行统一的管理，为文书管理提供适宜的湿度和温度进行长期的储存和管理。

三、对于文书立卷的收集工作

1.本单位的具体归档范围应当根据实际工作制定，工作人员在进行文书档案立卷管理时要确保积极和较高的思想政治觉悟，并且具备专业技术知识。熟练掌握各种文件的运行规律和文书立卷的基本处理方法。

2.作为文书档案工作管理人员，要对本单位档案管理相关工作的重点和特点有详细的了解，此外还要对本单位各个科室和系统的本职工作以及相互交叉业务的内容进行了解，明确这些工作之间的关联。

3.文书档案工作人员要对划分档案的基本原则进行详细了解，本单位的实际归档范围目录应当根据实际工作需求进行，确保工作程序的严密性，并且要严格遵守相关规定。

四、对于相关承办文件的收集

（一）内部文件。文书档案中，内部文件占据着较大的比例，具有业务量多的特点，但是同时内部文件也是文书档案材料中最容易收集的一种。因为在单位中内部文件属于内部材料，所以需要文书档案人员审查核对后才能形成内部材料。内部文件应当先进行质量把关，然后再打印和下发，为了可以更快更有效地进行材料收集，从而确保提高工作效率，所以需要做好留存工作。单位组织的各种大型会议、讲座、培训以及演练等产生的相关材料都属于内部文件，文书档案工作人员应当选择高效的工作方法和策略，制定更为合理的工作程序，从而确保各种相关材料的齐全。这也是基础材料完整的保证，通过这种收集材料的方式，重要材料可以不会丢失，确保未来的档案整理工作可以顺利进行。

（二）外来文件。外来文件基本都是可执行文件，很多工作都需要对外来文件进行参考，所以可以认为外来文件基本都是业务指导性文件。办公室文书工作人员负责签收外来文件，然后再交给承办科室。外来文件的收集主要放在年终进行，因为很多档案人员身兼多个岗位，所以工作量比较大，并且大部分科室都喜欢将外来文件放在自己办公室，这样可以更方便地开展工作。但是放在自己的办公室久了容易出现文件丢失的情况，所以对此最好的处理方法就是每当有外来文件到来后，每处理完一件事就交给办公室文书一份材料，此外，外来文件进入单位之后，也需要由档案工作人员进行登记和转承记录，通过这种方式可以更好地进行查找核对，为文书立卷的完整性提供保证。

（三）收集会议文件。培训带来的文件以及参加上级组织的各种会议所收到的文件都属于会议文件。一般是业务科室直接参加到会议中，然后等会议结束后再进行落实，但是经常会出现有些会议是其他人替代的，所以这种情况下在会议结束后文件就很难再完整地收回来了。比如业务科室的人员没有主动地将会议材料交给办公室的文书人员，那么这种情况下会议材料就极有可能丢失，此时对文书材料收集整理工作流程进行规范，将会议所得文件统一按照相关的流程标准进行管理，尽量杜绝其中的漏洞，确保第一手的资料不会丢失。

（四）收集专题性的文件。部分文件资料主要记录得是突发事件的处理状况和重大的专项活动的形成过程，对于这种专题性的文件资料的立卷顺序主要是以顺序为标准。不过这些专题性的文件材料具有数量多、种类繁杂和收集困难的特点，因此，办公室文书员工需要主动联系业务科室人员进行第一手专题性文件材料的收集，而且要全程跟踪突发事件的处理和重大事项活动的过程，并且对其进行合理的指导，这样不仅可以将材料收集齐全，而且可以确保材料能够满足相关要求，有利于未来的立卷整理工作。

五、总结

档案是对工作的真实的记录，同时也正是档案保证了历史的真实性，当前，文书档案正在因为档案行业的快速发展而逐渐地更加受到关注，因此对于文书工作的要求标准也越来越高。所以每一位文书档案从业人员都应当努力地进行专业学习，及时地对自己的业务知识进行更新，从而达到更好地进行文书立卷和材料收集整理的目的。

【参考文献】

[1]徐莉.浅谈文书档案的计算机管理[J].平顶山师专学报,2001(5).

[2]裴成志.办公自动化与文书档案管理[J].中国冶金教育,2002(2).