图书馆办公室业务管理的创新与发展

文/上海市长宁区图书馆 王怡

图书馆办公室业务管理的创新与发展

文/上海市长宁区图书馆 王怡

图书馆办公室业务管理工作的好坏对图书馆的发展有着至关重要的影响，随着社会的进步，人们思想观念的改变，传统的图书馆办公室业务管理方式已经无法符合现代社会的发展要求，在一定程度上会阻碍图书馆的发展，因此我们需要对图书馆办公室业务的管理进行创新和发展，才能提高图书馆业务管理工作的质量与水平，使其能够紧跟当今世界的发展趋势。

图书馆；办公室业务；业务管理；创新发展

图书馆办公室业务管理工作的好坏在一定程度上体现了图书馆的发展水平，但是现阶段我国图书馆业务的管理仍然采用传统的模式与方法，无法符合现代社会的发展要求，而且在一定程度上阻碍了图书馆的进一步发展，因此对图书馆办公室业务管理工作的创新和发展势在必行，只有这样才能为图书馆的办公室业务管理工作注入新的活力，促进其发展。

一、图书馆办公室业务管理概述

图书馆办公室的性质与其他事业单位办公室的性质类似，是一个办理综合事务的部门，图书馆的办公室听从于党政的领导，在对部门内部各业务职能部门的任务进行布置、协调之外，还承担着图书馆的对外联系与宣传工作，因此图书馆业务管理工作的好坏直接影响着图书馆的发展。

目前我国图书馆办公室的业务管理工作主要包括：第一，对图书馆内的教学业务、科研业务等数据信息进行收集、整理，完成数据信息的统计工作。第二，对图书馆内的档案，例如：人事档案、收发文存档、综合信息档案等进行分类、保管等档案管理工作。第三，是做好日常的服务工作，例如：安排组织会议、接待来访人员、图书馆的对外宣传等工作。

图书馆办公室业务管理的最终目的就是满足教学、科研等活动的需求，因此在从事图书馆办公室的业务管理时，首先需要进行深入的调查研究，为教学和科研提供准确、丰富的数据资源，同时根据收集到的信息提出相应的建议供图书馆领导人进行参考，帮助图书馆领导人员更好地开展图书馆的管理工作。

二、图书馆办公室业务管理现状

随着科学技术的发展，信息时代的来临，图书馆是文化传播的重要载体之一，但是传统的图书馆办公室业务管理的模式与方式已经无法符合现代社会的发展趋势，给图书馆的进一步发展产生了一定的阻碍，现阶段我国图书馆办公室业务管理工作中主要存在以下几点问题：

（一）管理观念落后。由于传统管理观念根深蒂固，现阶段我国图书馆办公室业务管理观念比较落后，缺乏人文主义的关怀，采取严厉的管理手段，注重管理形式与管理规章制度的遵守，缺乏灵活性和人情味。传统的管理观念容易降低图书馆办公室业务管理工作人员的工作积极性与热情，使工作人员与管理人员之间产生隔阂，工作气氛较凝重，从而影响工作效率与工作质量。

而且受传统管理观念的影响，图书馆办公室业务管理工作人员更加注重内部的管理，缺乏对外的宣传，不能很好地与外界沟通，无法准确、及时地获取现代人对图书馆的要求，从而降低了图书馆的服务质量，影响了图书馆的进一步发展。

（二）管理制度不健全。在传统的管理观念下，我国图书馆办公室业务的管理制度仍然沿用从前的管理制度，传统的管理制度只是针对管理过程中出现问题的部分进行管理，缺乏对整体的统一管理，这样只能从表面上解决问题，却不能从根本上消除图书馆办公室业务管理工作中存在的弊病，同时监督机制不健全，导致大部分图书馆业务管理工作人员在实际的工作中随意性较大，不能规范自己的工作行为，在进行信息数据的收集、档案信息的管理以及提供综合服务等方面都无法很好地满足人们的需要，更不能为图书馆领导人员提供有效的建议，从而降低了图书馆办公室管理工作的质量与水平。

（三）管理方法不科学。随着科学技术的发展，电子计算机技术以及互联网技术在现代社会的普遍应用，人们在查阅信息时更加趋于现代化，可是现阶段我国图书馆办公室业务的管理方法仍然使用传统的管理方法，缺少对计算机技术的使用以及互联网的应用，而且图书馆办公室是综合服务的一个部门，要注重对服务工作的管理，而不是以行政管理为主。不科学的管理方法，降低了图书馆办公室业务管理工作的服务质量，从而影响到图书馆的整体发展。

（四）缺乏管理团队建设。现阶段我国图书馆办公室业务管理的工作人员综合素质普遍较低，大多数的工作人员从事的是后勤工作，而后勤工作只是图书馆办公室业务管理工作中的一部分，更多的是对档案信息的管理，信息数据的管理等一些管理工作，但是由于工作人员的专业素质较低，不能很好地从事信息数据的收集、整理，档案信息的分类、保管等工作，而且随着信息时代的到来，科学技术的发展，信息技术在现代图书馆办公室业务管理中的应用越来越普遍，但是现在的工作人员却不能很好地掌握这些现代科技在图书馆办公室业务管理工作中的应用，从而降低了工作效率与质量，影响图书馆的进一步发展。

三、图书馆办公室业务管理的创新发展

针对现阶段我国图书馆办公室业务管理工作中存在的几点问题，我们可以从以下几方面对其进行创新与发展：

（一）创新工作内容。想要提高图书馆办公室业务管理的工作水平，为读者提供更好的服务，我们首先要对图书馆办公室业务管理的工作内容进行创新。在从前，图书馆的办公室管理业务通常是数据的收集、整理，档案信息的管理，提供后勤服务等，但是随着社会的发展，图书馆的办公室业务管理工作内容也应该有所发展，才能紧跟时代的步伐，才能促进图书馆的持续发展。这就要求我们在对数据信息进行管理时应该从信息的收集整理扩展到数据信息的协调、传递等方面，而且在进行档案信息的管理时，我们同样要承担各种文书的起草、报送、反馈等工作，不应该仅仅局限于档案信息的整理与保存。我们应该将图书馆办公室的业务管理的范围进行合理的拓宽处理，丰富管理内容，从而为读者提供更加优质、全面的服务，促进图书馆的可持续发展。

（二）完善办公室业务管理机制。我们应该对办公室业务管理机制进行完善，从制度的角度出发，规范工作人员的工作行为，提高工作人员的工作效率和工作质量。这就要求图书馆管理者应该对办公室的业务范围进行明确，同时对各个员工的岗位职责进行规范，实行岗位责任制，使办公室内每个工作人员都能够明确自己的工作职责，当遇到问题时也可以及时地找到对应的人员予以解决，从而提高工作效率与团队协作的能力。

另外，图书馆领导者应该建立健全监督和激励机制，在监督方面可以从两个角度入手：第一设置专门的监督管理人员，对图书馆办公室内的工作人员的工作行为进行监督。第二，依靠员工之间的互相监督，因为监督管理人员的精力毕竟有限，不能对工作人员进行时时刻刻的监督，所以利用员工之间的互相监督可以在很大程度上提高监督的力度与水平。同时我们也应该建立健全激励机制，可以对表现优秀的办公室员工进行物质上的奖励和精神上的奖励，可以通过发放奖金，树立典型榜样等方法激励员工，充分发挥榜样的力量，从而在办公室间形成良性的竞争，提高办公室的业务管理水平。

（三）加强办公室业务管理团队建设。加强办公室业务管理工作人员的团队建设首先要加大对工作人员的培训力度，提高图书馆业务管理工作人员的专业知识与技能。图书馆领导者应该为员工提供更多的培训机会，帮助员工提高自己的专业知识与技能水平。而且图书馆应该为员工搭建经验交流的平台，例如定期举办一些经验交流会等形式的活动，鼓励员工之间进行交流沟通，借鉴彼此的工作经验，相互学习，共同进步。其次，图书馆领导人员应该注重对办公室业务管理工作人员的思想政治工作，提高员工的思想政治觉悟，增强员工工作的责任心与积极性，这就要求图书馆管理者在进行办公室业务管理工作人员的思想政治教育时应该创新思想政治教育的内容与方法。社会在发展，时代在进步。传统的思想政治教育的内容与方法已经不符合现代社会的发展要求。因此要求图书馆领导者要对思想教育工作的内容以及方式进行创新。在内容方面，图书馆领导者可以以马列主义等一些传统的思想教育内容为基础，结合现代科学发展观等政治思想和员工的生活实际来对员工进行思想政治教育。给予员工人文主义精神的关怀，使工作人员更容易接受思想政治教育工作，提高自身的思想道德素质。

我们在开展图书馆员工思想政治工作时要有针对性，对不同的员工进行不同的思想政治教育。这就要求图书馆领导者应该密切关注图书馆员工的思想动态，及时发现员工思想上存在的问题，然后进行疏导开解，帮助员工解决思想上存在的困惑，从而提高员工的思想政治觉悟，提高自身的思想道德水平。

四、结语

综上分析可知，我们可以从创新工作内容、管理机制以及加强团队建设等方面对图书馆办公室业务管理工作进行创新，提高办公室的工作效率与工作质量，从而促进图书馆的进一步发展。

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