组织与环境关系视阈下的信息部门设立探讨

文/青海大学财经学院 江林波



组织与环境关系视阈下的信息部门设立探讨

文/青海大学财经学院 江林波

【摘要】本研究课题的核心切入点就是信息部门的设置，选取了组织和环境关系这一全新的视角，对信息部门设置的影响因素、行政组织与环境的博弈过程等开展了实证研究，探讨不同的博弈方式会带来如何不同的效果。最后，本文提出了一系列科学有效的应对策略，希望能够为行政组织更好地推进信息部门设置提供参考与借鉴。

【关键词】环境关系；组织；环境因素；信息部门

伴随着信息技术以惊人的速度发展，社会各个方面的发展都越来越依赖于信息技术的进步，新兴技术的诞生、社会化媒体的快速发展导致行政组织所处的外部环境发生了天翻地覆的变化，这也就要求政府部门的相关职能能够及时顺应时代潮流做出合理的调整和转变。行政组织结构与政府职能之间本就是相辅相成的，后者的调整必然会导致前者的变化。本研究课题的核心切入点就是信息部门的设置，选取了组织和环境关系这一全新的视角，对信息部门设置的影响因素、组织与环境的博弈过程等开展了实证研究，探讨不同的博弈方式会带来如何不同的效果。在上述研究的基础之上，本文提出了一系列科学有效的应对策略，希望能够为行政组织更好地推进信息部门设置提供参考与借鉴。

一、信息部门设置的环境因素分析

本文首先对信息部门以及环境因素的概念内涵做详细的介绍，前者指得是在国家以及省级层面上，那些独立于其他政府组织的，专门负责信息化管理工作的职能部门，其主要职责就是重大事项的决策，公共事务的管理，政策意见的落实与执行，各项工作的监督。部门工作人员应为公务员编制或事业单位编制。本文以新制度主义理论为分析基础，文章中的环境因素是指影响信息部门设置的技术环境和制度环境要素，根据影响不同分为推动因素和制约因素。

（一）推动因素：技术环境的要求。1.信息技术发展的新要求。21世纪是孕育新兴科技的摇篮，3s技术以及云计算技术的诞生将行政组织推上机遇与挑战并存的风口浪尖，社会传媒的不断变革使得行政组织不得不重新审视其所处的外部环境。面对不断涌现出来的新兴科学技术，一方面，行政组织尝试将其灵活运用到行政管理工作中去，以更好地服务大众。另一方面，由于缺乏经验和专业知识，行政组织在实际的运作过程中遭遇到了一定的问题和挑战。行政组织应采取积极主动的行为，设置专门的信息部门，以更好地应对信息社会带来的机遇和挑战。2.政府转变职能，提高行政效率的需要。在信息时代，政府管理性职能以及服务性职能的内容与要求都有不同程度的提升。社会更加注重于追求效率，也就意味着对政府部门提出了更高的工作标准。为大幅度提高工作效率，强化政府部门的基本职能以达到更高的标准，行政组织必须要科学运用信息化手段实现其工作流程的优化升级，也就急需设立一个专门的职能部门即信息部门来提供专业性的指导。

（二）制约因素：制度环境的约束。1.机构设置和编制管理等组织制度的限制。根据新制度主义理论的内容，制度及技术环境也会给组织带来重大的影响。因而，组织必须能够具备一定的抗压能力，通过智能定位的调整和转变实现与制度环境的良性互动。行政组织也不例外，制度环境对其内部机构设置的影响和制约是非常大的。此外，对于新设机构，我国还出台了更为严苛的法律法规。也就是说，新设部门必须要经过极为严格的审批流程，经历复杂繁琐的报备程序。根据最新的“三定”方案，想要新设部门首先必须定职能、定机构、定编制。尽管当前信息化发展是大趋势，但是国家层面上还没有出台具体的规定和政策指导，信息部门的性质及人员编制等仍然是一些模糊的概念，各级政府在设置信息部门过程中无法遵循统一的标准。2.“精简机构”制度环境的制约。从1949年新中国成立起，国内经历了好几十次大大小小的政府机构改革，在这些机构改革中有8次的规模相对较大，而改革开放以后总共产生了5次政府机构调整。前面几次行政机构的改革效果均不甚理想，并且陷入了“精简一膨胀一再精简一再膨胀”的怪圈。所以，就当下而言，行政机构依然要以“精简、统一、高效”为首要原则进行改革。在 “精简机构”的推动下，很多原有的行政部门会面临撤销或合并，在这种情形下想要增设新部门的难度与阻力必然会大大增加，也就更加容易遭受别人的质疑。

二、组织与环境的博弈：顺从　、妥协和挑战

组织在其发展过程中不可避免地要面对两种外部环境，即技术环境与制度环境。当这两种环境产生冲突与碰撞的时候，组织可以采取多种应对方式。本文将借助林业系统信息部门设置案例进行分析。在分析资料的基础上，有机结合学者Oliver提出的组织制度环境应对战略，可以大致上把行政组织对制度环境要求的应对方式总结成以下三种模式。

模式一：顺从。在该模式中，行政组织的一系列应对策略往往是在较被动的境地下采取的。组织严格遵照既定的制度要求办事，完全忽略技术环境效率的重要性。例如在林业系统这个案例当中，有一些地区的林业部门还没有设置信息部门。主要是因为政府组织对于合规性有着非常高的要求与标准，信息部门的设置依然无法避免地遭受到制度环境的限制，他们会更多地去考虑自身属性以及发展的稳定性，也就更加倾向于被动适应制度环境，将信息部门的设置工作搁置延后。

模式二：妥协。与上文中介绍的“模式一”中的行政组织相比，该模式下的行政组织在与环境的互动中采取了更为主动的应对策略，但就其本质而言，依然归属被动的范畴。在这种模式之下，行政组织改变了原先对制度环境要求“千依百顺”的状态，开始为维护自己的权益而抗争，旨在建设一种更为科学、更为合理的组织形式以满足技术、制度两种不同的环境要求。在林业系统的案列中，组织主要采取了两类妥协方式。

一类是将信息部门与宣传部门合并 ，一类是将组织中原有的一个部门撤销 ，将其“更名”为信息部门。这两种方式都使得行政组织内部机构的设置情况基本保持不变，这正体现了组织与环境的一种妥协。在保持行政组织内部机构数量不变的前提下对其内部机构进行调整的方式更符合制度环境合规性的要求 ，也更加容易被社会一般规则所接受。

模式三：挑战。“模式三”下的行政组织有了更高的思想觉悟，对于不合理的制度环境会提出反对意见，也尝试着挑战原有的制度与要求，他们想凭借自身的组织行为影响、甚至改变制度环境，为组织的未来谋求更好的发展空间。在这一模式之下，组织会更愿意采取积极主动的应对策略，并坚信自己有着改变外部环境的能力。其中，组织领导者的责任尤为重大。在林业系统的案例中，一些地区的组织在其领导者的带领下突破现有制度规则对于信息部门设置的要求和限制，通过各种渠道和途径为信息部门的设置和发展争取资源，并试图通过制定与信息化工作相关的制度和规定来改变外部制度环境。

三、对策建议

本文就信息部门设置提出以下对策建议：

（一）政府主动改善制度环境，有效推动信息化建设。政府应在国家层面建立起现代化的管理制度以及信息化的顶层管理架构，并且对信息部门的职责做进一步的明确和界定。从权责角度上来看，信息部门属于政府的职能部门，因而必须切实做好信息化建设工作，内部的工作人员应当给予相应的公务员编制。

（二）政府组织应当顺应时代发展的潮流，根据不断变化的制度环境与技术环境，灵活主动地调整内部组织结构，及时对自身的管理体制与运作机制进行合理转变。能正确认识自己的不足之处，虚心好学，向那些信息化水平高的组织与单位讨教优秀的经验。在符合当下制度要求的前提之下，使得自身的组织架构朝着更为合理、高效的方向发展，以更好地适应不断变化的外部环境。

（三）政府工作人员积极提高自身的信息化意识和能力。想要进一步提升信息部门的信息化建设水平就必须首先提升部门内部员工自身的信息化意识以及信息化能力。其中最为核心的内容就是进一步增强信息部门领导层面的信息化意识。作为一个部门的领导，身负重大的管理职责，唯有在全面梳理、深入把握整个部门的具体工作内容，所要实现的组织目标，应当履行的职责义务的基础上，才能够真正落实好部门设置工作，就我国目前的行政环境而言，这个方面是至关重要的。

【参考文献】

［1］费显政．组织与环境的关系——不同学派述评与比较．国外社会科学，2006（3）：15-21．

［2］杨百揆．政府机构设置的依据．政治学研究，1 986（3）：32-36．

［3］柳砚涛．国家行政机构设置刍议．政法周刊，1987（3）：8-12．

［4］李明珍．从组织理论角度论政府机构设置的合理化．行政与法，2001（1）：24—26．

［5］张永宏．组织社会学的新制度主义学派．上海人民出版社，2007．

［6］王占魁．权利的拆分与组合：中国行政机构设置与管理.中国档案出版社.2005．

［7］理查德．斯格特．组织理论．华夏出版社，2001.