浅析新时期档案管理工作创新策略

赵 坤 张晓兰



浅析新时期档案管理工作创新策略

赵 坤 张晓兰

【摘 要】随着社会经济的不断发展，档案资料的数量会一直呈现上升趋势。档案资料作为认识过去、把握现在的最主要依据，加强档案工作管理，进而进行档案管理工作创新，充分挖掘并利用档案资料蕴含的丰富信息，不断开发档案资料价值是新时期档案工作亟待解决的问题。本文通过研究我国现阶段档案管理工作现状，提出新时期档案管理工作的创新策略，以期为档案管理工作与时俱进提供意见以建议。

【关键词】新时期 档案管理 创新策略

一、我国现阶段档案管理工作现状分析

档案管理工作一直存在认识高度不足、管理方式陈旧、管理理念落后、基础设施落后等问题。这些问题困扰我国档案管理工作的发展进步，也阻碍了档案管理工作由原先的数据资料保管到数据资料服务的转变过程。

（一）认识高度不足

在很长一段时期内，对档案管理工作的认识只停留在表面阶段，认为档案管理只是对数据的录入、保管，而没有将档案管理纳入行业工作的重点。档案管理涉及的范围极其广泛，如医院、学校、企事业单位、图书馆等，档案管理工作是理清历史脉络的主要工具，也是总结过去，指导现在工作的重要手段。认识高度的不足决定了对档案管理的投入力度有限，这也是我国档案管理工作所面临的最主要问题。

（二）管理方式陈旧

传统的档案管理以人力管理为主，效率低下，管理模式落后。在计算机技术普及之后，数据管理才开始逐步应用于档案管理，但因重视度的不足，设备更新迟缓，管理手段缺乏有效创新。现阶段的档案管理中，普遍存在人员编制不足，档案管理业务不熟练，比如档案的收集、整理、归档、装订等流程不规范。在信息化管理过程中，存在较大技术隐患，档案资料丢失、失窃等现象较为严重。

（三）硬件设施落后

硬件设施是档案管理的基础保障，也是确保档案存放安全的基础环境。现阶段的档案管理中存在档案室面积狭小，使得档案管理工作环境较差，档案整理室与档案室往往合并在一起。在档案存放方面，对档案的防护、修复工作滞后，使得档案资料在长期过程中造成虫吃、鼠咬、霉变等非人为损害。在电子档案的管理中，安全隐患意识不足，备份文件缺失，使得在源文件损坏后不能有效修复，从而造成巨大损失。

二、新时期档案管理工作创新策略

（一）变被动管理为主动管理

管理意识的转变首先要确保对档案管理认识高度的转变。新时期档案管理工作不单是传统意义上的针对档案本身的管理工作，更是要通过档案管理实现服务创新。档案管理工作的内涵在新时期要有新的延伸，将档案作为有效知识载体，并通过管理工作使这种资源共享。在被动管理模式中，档案的存放及管理通常是以藏为主，只注重档案本身的价值，而忽略了其延伸价值，在调用或查阅档案的时候，管理工作都是被动服务，这种被动是对于档案管理工作本身而言的被动。在传统档案管理中，档案的价值被局限于一个很小的范围，而缺乏与整体的联系，造成档案资源的长期浪费，这种被动是全局性被动。在新时期档案管理工作中，要扭转这种被动局面，彻底发挥档案管理的主观能动性，引入服务理念，使档案管理工作服务于档案管理的主体，进而服务于档案管理的整个行业，最后，延伸到整个社会层面。使全社会都能有效查阅所需资源，使档案由承载知识的载体转变为传播知识的媒介。

（二）集中管理模式的应用

技术的发展为各行业的发展提供了无限想象空间。云计算技术的出现与普及使原本没有关系的行业开始紧密连接。档案管理中利用云计算技术建立云端管理数据库，将每一个档案室变成管理网络的节点，各个节点通过云端无线连接，使同行资源与相关行业资源得到最大限度整合，也使档案管理的作用真正体现出来，由记录历史的资料，变为推动社会发展的动力。资源整合可以极大地降低各个节点的资金投入力度，使有限的资源得以更加充分的利用。这种集中管理模式的实现，可以降低各个节点档案管理工作的人员投入，降低因不断扩大规模而急需的场地资源投入。对于档案管理主体而言，集中管理模式的优点远大于其缺陷。档案集中管理可以大幅减少各节点的资金投入，可以有效降低因重复建设造成的社会资源浪费。将云计算技术引入档案管理还可以极大地增加档案管理的安全性。

三、结语

综上所述，现阶段的档案管理工作存在许多问题，重视度的不够是主观问题，资金匮乏是客观问题。传统的档案管理工作只注重档案的本身价值，只对其本身进行管理，而忽视了档案所承载的巨大社会价值。档案作为最真实、最原始、最可靠的信息，其蕴含的极大附加值开发度很低，在新时期的档案管理中，引入云计算、大数据等先进技术，建立同行业或者跨行业的档案云端，以其巨量的储备空间将档案管理推进到智能化，方便对档案的检索与查阅，使新时期的档案管理工作能更好地为经济建设与社会进步做出应有的贡献。

参考文献：

[1]张欣梅.浅析新时期企业档案管理工作的创新[J].科技创新与应用,2015(18).

[2]房飞.试论新时期档案管理工作创新与发展[J].兰台世界,2013(05).

[3]金爱顺.现代信息环境下,档案管理工作创新策略[J].黑龙江史志,2013(09).

作者简介：赵坤 （1979-），女，汉族，四川通江人，宝鸡职业技术学院，档案馆员；张晓兰（1983-），女，宝鸡职业技术学院党政办公室，档案馆员。