高校档案管理规范化的路径探析

文/吉林工业职业技术学院档案室 胡滨



高校档案管理规范化的路径探析

文/吉林工业职业技术学院档案室 胡滨

【摘要】档案管理作为高校管理体系中一项重要内容，其档案管理水平的高低也充分地体现了学校的管理水平。学校应当重视起档案管理工作，逐步提升学校本身的档案管理水平，充分利用现有档案资源，配合学校日常工作进展，更有效地提升学校档案管理的规范化，进而实行管理新手段，优化管理路径。对于档案管理工作面临的新形式而存在的问题，应不断地创新管理模式、提高管理效率、完善管理制度，以总体提升档案管理的水平。

【关键词】高校档案管理；对策解析；规范化

随着社会化高等教育的逐渐发展，各高校的扩招也逐渐壮大，在校生人数的迅速增加导致了高校档案管理部门的工作量增大、压力增大。因此面对此类问题，高校有必要全面提升学校档案管理部门的各方面政策，人员能力与管理规范化的提升尤为重要，不断改进档案管理的工作模式以及方法，从而全方面提升档案工作的成效，以下为高校档案管理规范性提出了具体办法。

一、规范高校档案管理工作

（一）高校档案管理的工作意义。档案管理对高校起着重要作用，其主要体现为以下几个方面：首先，档案管理是记录学校从成立之初以及发展过程中所经历各项工作情况的证据。将最原始的情况用记录形式保存下来。为了方便日后学校工作的开展，学校都会将开展的各类教学活动、管理活动以档案的形式记录存储，以便日后查阅，提供有效数据。进而分析学校的发展规律以及相应的优势与劣势，了解学校管理档案的水平，促进更好地提升。其次也可以有效的记录某一时间的教学水平，学校将管理记录通过档案的形式记录下来，并为学校的管理水平提供参考数据，评估高低水平。学校不仅存储学生档案，也会将优秀的教职员工的工作经验等一起存档，通过总结记录可以很好地发现教学成果的优劣，从而实现教学水平的有效参考。学校的档案管理是多方性的，在不同的发展阶段记录不同的特点，学校所开展的教学、组织等活动是不同的，通过档案的逐一记录，可以很好地观察，进而推动学校的发展，更有利于学校价值观的形成。

（二）规范性的具体办法。规范高校档案的管理应注重整个管理体系，注重档案资料的收集、整理，以及应用较强技术的保护，档案管理应解放思想，观念应逐渐提升，消除错误认识，积极开发检索工具，能够大幅度提升管理理念。以满足管理者、教师以及学生的档案需求。档案管理的优化可以将其从管理的部门分离出来，成立专门的职能部门，加强档案管理的建设性，为档案管理营造更好的工作环境。为了提升管理的质量，尽可能优化一切管理手段，注重手段的多样化以及科学性，为管理高校档案提供有效可行的具体办法，进而实现档案管理的规范性。

二、优化档案管理的对策

（一）优化档案管理的路径。档案管理的工作应加强管理信息化建设，并提高管理档案的质量。在新时期的优化档案管理中高校领导发挥着带动作用，改变传统高校档案管理的方式，提升档案管理在实际工作中的地位，应当用现代计算机技术来管理，从而营造出良好的信息化环境管理。对高校加大软件的投入，信息化的开放，有利于为档案管理工作提供便利，更有效地推动了高校档案管理信息化建设。更为实用的管理方式使得高校档案的可用性得到更大的提升。

制定相应的制度管理规范，在高校档案管理的优化中可以充分地发挥作用，使用率也逐渐提升，充分做到档案的归整与接收同步，保证其完整性。在档案管理的优化中，可以优先培养档案的管理人员，提高整体管理人员的平均水平，进而引进高水平的网络技术人员，使档案管理与网络技术接轨，使管理人员操作水平高效提升，全面创建信息安全、保密性高、完善性强的制度。

（二）探析优化档案管理的对策。高校档案管理是学校的一项重要任务，应当划分到学校的建设中来。对于优化档案的管理首先提高大家的认识，使其观念得到转变，为高校的档案管理工作营造良好的氛围。高校的档案管理是极为重要的工作，我们更应做好管理工作，积极配合领导，对档案工作加大关注、加大人力与财力的投入。对基层做好培训，使高校的基层档案工作可以更加规范化，进而开拓创新，使其完善。

逐渐加强管理队伍的建设，提高档案管理，建设高素质团队，从而提升业务水平，以全方位的培养手段入手，保证高校档案管理人员的素质提升，以稳固整个团队，从而推进管理工作的高水平发展。

三、结语

高校各项工作的进展都离不开档案管理，以档案的形式进行记录、保存，此类资料都将是最原始以及最宝贵的记录材料。各高校通常通过档案来总结学校过去的经验以及教训，因此也为日后的工作开展、制度完善提供了参考意见。档案的规范性对高校档案工作进程起到至关重要的作用，从而重视起档案管理工作，进而完善制度，有效地提升档案管理的效率，规范档案管理，提升档案管理的总体水平。

【参考文献】

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[ 2 ]梁文辉.学校档案管理规范化的路径探析[ J] .才智,2013,12(03):15-16.

[3]杜成金,张华春.高校教务档案的价值功能及规范化管理路径研究[J].兰台世界,2015,06(14):84-85.