对医院档案数字化建设的思考

文/四川省内江市第一人民医院 姜欧



对医院档案数字化建设的思考

文/四川省内江市第一人民医院 姜欧

【摘要】信息技术是提高医疗安全、改善服务质量、优化就医流程、提高运行效率的关键因素。随着档案管理理念的更新、信息技术的日益发展，如何将传统的档案管理和现代信息技术相融合，如何适应医院在医疗、科研、教学、人才队伍建设中的飞速发展，如何在建设数字化医院中发挥应有的作用，是我们面临的新课题、新任务。只有实现档案数字化，才能打破传统档案利用和开发的种种局限性，使档案管理部门从封闭走向开放，从传统走向现代，使档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务功能拓展和延伸，实现档案信息资源的合理配置、合理利用、合理开发，体现档案作为信息资源的价值，为社会提供高效、优质、便捷的服务。

【关键词】档案管理；数字化；思考

2010年2月，原国家卫生部在《关于公立医院改革试点的指导意见》中明确提出各级医院要加快推进信息化建设，建立以患者为中心，以电子病历为核心，围绕与电子病历相关的诊疗业务、管理业务以及通过医院信息平台达到提高医疗质量、减少医疗问题、降低医疗成本、优化资源配置、提高医疗效率的目的。由于医院信息化系统包罗万象，本文只从医院档案数字化建设的概念和特点、具体做法、几点思考等3方面进行阐述。

一、概念和特点

档案数字化是指利用计算机、数据库、扫描、OCR技术、数字摄影、多媒体、互联网等信息技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。其特点是以数字化的形式存贮、网络化的形式互相联结，打破了传统档案管理的时间空间局限性，有效实现各种信息资源的共享，起到优化馆藏结构、节省存贮空间、优化资源配置、提高档案开发利用的作用。

二、具体做法

在推进档案管理数字化建设的进程中，我院已经建成档案目录数据库、电子文档数据库、科技档案数据库；尚在建设中的有档案影像声像数据库；会计档案和基建档案仍以纸质形式为主要载体。下面就电子文档和科技档案的数字化建设谈几点具体做法：

（一）分类建立了电子文档和科技档案的目录数据库。将现有档案室的692卷文书档案、265卷科技档案进行目录信息的数据初始化，对电子文档目录按照党委文件、行政文件、医疗业务、各类简报、会议纪要等进行分类；对科技档案按照科研成果、论著论文、新技术项目、专利发明、重点学科建设、临床教学进行分类。

（二）实施档案交接。每年3月，由各职能部门将上一年需归综合档案室的档案资料，按照交接制度完成档案资料的交接。这其中包括文书档案（纸质版和电子版）、科技档案(科研课题、立项时间、主研人、课题编号、实验数据、获奖证书等)、会计档案、基建档案、声像档案等。

（三）档案扫描。面对浩瀚的档案资源，我们不可能逐一扫描，费时费力也没必要，因此，笔者建议在扫描中应结合各单位的实际把握几个原则：一是突出重点原则。可根据档案的存放时间、类型、密级、价值做出选择，比如文书档案，我院党委文件、行政文件、医疗业务、会议纪要纳入扫描范围。二是利用优先原则。档案实施数字化建设的目的之一就是实现信息共享，让更多的人知道档案、利用档案，让档案更好地为医疗、教学、科研服务，因此，利用率高的科研档案顺理成章地全部纳入扫描。三是考虑载体形式。对一些不便储存或容易毁坏、遗失的档案载体，比如微缩胶片、照片可进行扫描。

（四）图像处理和质量检查。图像处理和质量检查的原则是应最大限度地保持档案原貌，做到字迹清晰，图片分辨率高、亮度适中，无错扫、漏扫和其他人为的疏忽，确保电子档案的真实、准确、完整、可靠。需要注意的是，扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和还原度，分辨率越高效果越清晰，但是所需内存空间和扫描时间也越长。

（五）装订还原。档案进行了数字化之后，纸质档案依然不可替代，因此，在完成电子扫描和数据库的建立后，要将纸质档案进行重新装订还原归档。

（六）数据备份和光盘刻录。数字化档案对计算机和网络的依赖性高，安全隐患也不小。为了避免因计算机或网络故障导致数据丢失、销毁，为了保障档案信息化的安全，做好数据备份和光盘刻录是必需措施之一。另外，为了方便后台数据的安全与备份，档案数字化系统最好采用高速扫描仪集中扫描，使用双服务器、光盘双备份，是档案文件能及时、准确归档，保护磁介质作为载体的安全，延长其寿命。

三、几点思考和建议

（一）加强领导、提高认识。档案工作的好坏，体现了医院管理水平的好坏。医院领导要站在战略高度认识档案资源是信息资源的一种，认识到实施档案管理数字化对于医院发展的重要意义，并将其纳入同医疗、科研、教学同等重要的位置，在人员、设备、经费上予以充分保障和支持。要在职工中大力宣传做好档案数字化工作的重要性和紧迫性，是医院和全社会的战略资源的理念，增强全院档案信息资产意识。对于医院数字化形成的各类电子文件、报表、科研文献、图像声像、视频、各类扫描件等电子文件，要及时从档案信息资源的角度对它们进行科学分类、实时归档、妥善保管、安全备份和开发利用等。

（二）采取有效的安全措施，确保数字档案的安全。一是必须建立严格的档案管理制度，包括鉴别归档制度、查（借）阅制度、收集补充制度、存储制度、转递制度、保密制度等；二是添置设备先进、安全系数高的硬件设施，主要是计算机、服务器、数据通信线、存储设备等，所有硬件要注意防雷电设计和电磁兼容设计。三是配备专职网络安全员，设立安全系数高的主机密码、存贮密码、备份密码等，将数据分为在线数据、近线数据和离线数据，采用不同技术手段进行安全保护，防止数据修改及遗失。四是根据访问用户级别和工作需要设置访问、下载、复制及打印权限，跟踪每份档案的浏览、查询、使用情况，并做好登记汇总。五是选择有资质、有实力的业界知名软件公司做好档案管理软件的开发、维护、升级和售后服务。

（三）转变档案服务的理念和意识，改进服务方式。一是更新观念，树立正确的服务意识；随着时代的发展、科技的进步，档案管理人员需要牢固树立服务临床、服务科研、服务医院管理的意识，增强工作的主动性，深入到各职能部门和临床一线与管理人员和医务人员加强交流、收集意见和建议，征求对档案信息的需求，对利用率高的档案要做到有“编”有“研”，研究做法，归纳经验；统计数据、找寻规律；为领导层决策提供参考，为医务人员提高医疗质量、减少医疗隐患、提高医疗效率提供服务，拉近档案与医院各项工作的距离，最大限度地发挥档案应有的价值。

（四）加快人才培养，建设一支知识化、专业化的档案人才队伍。医院的各类档案种类复杂，医院每天的医疗业务工作、日常管理工作都将产生大量的文字、图片，数字化建设的录入、编辑、扫描、存储工作十分繁重，档案工作者必须适应新形势，与时俱进，增加服务内容，这些都对档案工作者的责任心和业务知识、专业技能提出了更高的要求和挑战，因此，档案工作是一项涵盖了档案学、计算机、信息工程等综合专业的综合性学科，必须加强自身学习，提高业务素质，必须尽快建立一支知识化、专业化的档案人才队伍，当然，提高档案从业人员待遇也是当务之急。

（五）根据国家和四川省实施数字化医院建设的标准和要求，医院将从服务于患者、服务于临床一线医护人员为出发点，充分整合现有档案信息资源。利用内部局域网建立专门的档案信息网站，实行新信息网上发布，各临床、医技、职能部门根据自己的业务范围按需浏览、按需取用，提高档案的利用率，实现档案信息资源的共享，这才是实施档案数字化的最终目的。

总而言之，随着国家新医改方案的确定和实施，医院在充分整合现有档案信息资源服务于患者、服务于临床一线医护人员，促进医院医、教、研可持续发展中大有可为，按照四川省数字化医院的建设标准，促进信息资源在临床医疗和管理运营中的最大利用。

【参考文献】

[ 1 ]卢晓茜.医院科技档案数字化建设[ J ] .中国档案,2015(03):50-51.