不动产电子档案管理和有效利用

文/通化市不动产登记中心 王诗淇

不动产电子档案管理和有效利用

文/通化市不动产登记中心 王诗淇

随着近几年电子网络技术的飞快发展，计算机管理系统的普及，电子办公化的不断提高，原有的纸质档案的管理已经不能满足当前的办公形式，为适应办公现代化，我们必须加强电子档案具有较强的可操作性，如何做好电子档案的管理和利用，值得我们做深入思考。

电子档案；管理；利用

一、不动产电子档案的特点

（一）电子档案的公开性和共享性。随着电子存储空间的逐渐缩小，使得携带电子档案也变得简单快捷起来，带来方便的同时，也使得修改这些电子数据也变得容易，这就造成了电子档案的公开性，对比纸质档案，这些电子档案变得更加难以保密，给用户留下了极大的自主空间。电子档案不再局限于档案库房，它不但可以通过计算机网络远距离传输，消除了使用者距离的限制，还让信息的使用和传播变得更加普及和方便，同时，也增加了电子档案利用的效率和人数。

（二）传统档案与电子档案的相辅相成。传统纸质档案的介质是纸张，而电子档案的媒介确是多种多样的。例如：图像、文字、声音、表格、程序以及数据等等，这不仅丰富了我们文件的保存方式，也使得我们利用起来变得更加具有生命力。电子档案的保存必须依赖于各种媒介，计算机、U盘、光盘等等，但是这些媒介对于保存时间、保存质量是有严格要求的，达不到保存的要求，对于电子档案的破坏性是永久性的。而纸质档案可以长久保存的特征弥补了电子档案的局限性，虽然纸质档案在保存的时间里也会有破损，但是还会承载着大部分的信息，它们有机的组合在一起使得档案的管理和利用都具有历史性的意义。

二、电子档案的管理

（一）制定电子档案的管理方法。电子档案的记录和保存方式明显区别于传统的纸质档案。电子档案的收集、整理、扫描、上传有一套严格的执行标准，电子档案形成后必须和纸质档案一同归档，纸质档案的归档包括装订和上架，放在档案对应的位置，而电子档案则是在固定可靠的系统里电子归档，实现电子档案和纸质档案的统一管理。

（二）对相关档案人员进行培训，提高专业素质。如今，虽然计算机网络已经普及到各家各户，但是针对电子信息的管理和应用仍是一门专业性较强的业务。结合不动产电子档案，使得相关专业人员更加少之又少，而电子档案的管理也是新兴专业，没有前辈们留下的经验可以参考和借鉴，都要靠我们这一代人边走边总结，边总结边创新。电子档案形成后是永久性的，这就要求电子档案的形成是准确且完整的，因此，最初形成电子档案的人员更要是一批精良的队伍。对电子档案的收集、整理和扫描要统一标准，对图像的大小、色彩、分辨率、剪裁尺寸以及存储格式也要区别划分。

三、电子档案的利用

（一）建立电子档案数据库。无论是传统的纸质档案还是现代的电子档案，它们的根本目的是利用。首先要建立电子档案数据库，配合不动产登记信息平台，实现电子档案的规范化和标准化。档案数据库不但要便于实际操作，更要符合国家标准。同时，还要注意软件系统的对接，从软件管理、硬件指标到文档的保存格式都要加以统一，这样，即使在软件的更新换代中，也不会对电子档案的读取和保存造成任何的破坏。

（二）保证电子档案数据的准确性。高质量的电子档案数据可以提高档案利用的质量和效率。在实际工作中，应根据本单位的实际情况制定相关规定，定期抽查，制定严格的考核制度，责任落实，保证数据的可靠性。在电子档案形成后，必须全面核对，准确无误后方可归档入库，一旦发现错误，立即整改。

（三）做好电子档案的保密工作。没有规矩不成方圆，针对电子档案的安全管理和保密工作，我们应根据实际情况制定切实有效的电子档案的安全保密制度。首先，要保证所提供的电子档案是有利益关系的权利人或义务人，不能泄露给未经授权的人；其次，保证电子档案数据不会被篡改；第三，提高技术，对操作系统进行加密。

（四）规范电子档案信息的数据化管理。应用计算机技术对电子档案的管理和查询，建立电子档案的数据库，档案的利用还存在着一些问题。比如：电子档案还是受到空间和时间的制约，这与电子档案对外界实现档案信息资源共享的目标还是有着一定距离的，只有实现了档案信息的数据化管理，才能实现电子档案的实际价值，充分发挥它的作用。电子档案的管理和利用是档案管理工作的一项新课题，在未来的工作学习中，只有不断的探索和大胆的实践，才能使电子档案的管理和利用步入新台阶。

[1]张兆宇.不动产档案相关概念界定[J].档案学研究,2016(20).

[2]梁淑玉.搭建数字化不动产档案管理利用发展平台探索[J].档案管理,2016(8).

[3]陈永生.不动产档案的形成环境与社会功能[J].档案与建设,2013(4).