办公室人员如何做好文书档案管理的几点建议

文/山东省滨州市博兴县第二人民医院 潘志博；山东省滨州市博兴县庞家镇卫生院 刘冬花

办公室人员如何做好文书档案管理的几点建议

文/山东省滨州市博兴县第二人民医院 潘志博；山东省滨州市博兴县庞家镇卫生院 刘冬花

在日常的经营活动以及相关单位行政办公中，文书档案管理是每一位办公人员十分重要的职能之一，也是协助领导对一些工作进行处理与决策的重要工具。接下来，文章对文书档案管理存在的问题进行了讨论，同时针对办公室人员如何做好文书档案管理提出了几条建议，希望对办公室人员进行有效的文书档案管理有一些参考价值。

办公室文员；文书档案管理；建议

什么是文书档案？狭义上讲，文书档案就是可以反映党务以及行政管理等相关活动的一种档案。但是，一般来讲，文书档案是指由办公室保管的相关文件以及相关资料，例如，发文原件、相关的会议记录以及批件和存档件。总的来说，文书档案就是由已经办理完毕的具有保存价值的为文件资料转化来的，这种文件详细地记录了相关组织机构从事的管理活动。办公室作为业务处理的重要部门，对单位的日常经营活动或日常事务起着重要的组织协调作用，因此，一个单位甚至一个机构能否实现长期稳定的发展，取决于办公室人员的文书档案管理工作水平的高低。

一、办公室人员文书档案管理工作面临的问题

（一）文书档案管理的工作制度不是十分规范。目前，相关单位的文书档案管理工作普遍设在综合档案室中，而综合档案室又属于行政办公室的部门，这种部门设置会受很多因素的影响而出现一系列问题，例如，行政办公室的工作繁忙，没有对其他部门的文书档案进行整理归档；某些办公室人员为了方便使用，没有及时对使用后的文书档案进行归档；其他部门或者科室忽视了文书档案归档的重要性，从而导致本部门文档的流失，因此，这种部门设置不利于对文书档案进行有效的管理，也不利于对档案进行综合开发与利用，容易造成相关部门之间的责任推诿。另外，一些单位，例如医院、学校等，不重视对档案的管理，造成档案管理的体系不完善，分工不明确。倘若办公室人员不能对文书档案进行有效的管理，一些文书档案就很难得到充分的利用，严重的会对企事业单位造成严重的损失。

（二）文书档案管理人员的素质较低。当前，文书档案管理人员的素质与技能的低下并没有引起企事业单位的重视，所以，导致档案管理人员的文化素质水平、专业技能以及相关理论知识等方面很容易出现参差不齐的情况，很难适应和满足企事业单位对人才的需求。大多数企事业单位的文书档案管理人员知识结构逐渐老化、工作效率逐渐降低，很难适应新时代环境下的人才需要，阻碍了该项工作的可持续发展。

二、办公室人员如何做好文书档案管理工作的建议

（一）不断完善文书档案管理制度，提高管理水平。要使单位领导认识到文书档案管理工作的重要性，充分发挥文书档案管理对单位管理的重要作用，不断完善文书档案管理制度，还要将文书档案管理制度贯彻落实到实践中去，引导文书档案管理工作朝着标准化、规范化的方向发展。与此同时还要建立一支高水平、高素质的文书档案管理队伍，为文书档案管理提供良好的、安心的办公环境。在思想上，要引导办公室人员树立责任意识，认真做好文书档案管理工作，以便对文件资料的统一保管。

（二）重视对管理人员多种能力的培养。很多人认为文书档案管理工作十分枯燥乏味，但是这些资料可以反映出一个单位的各项业务的办理情况，甚至是单位的成长与发展历程。在这个看似简单的工作中，同样也考验着办公室人员的工作协调能力。通过对相关文件资料认真的整理与归档，办公室人员对单位的办事流程有了更多的了解，对相关部门和业务也会有更进一步的认识。因此，只有对办公室人员进行综合能力的培养，才能进行有效的文书档案管理工作。

（三）加强各部门之间的相互协作。档案的结构与质量越高，相应的文书档案的利用价值也就越高，所以，为了有效提高文书档案的质量，办公室人员要做到“嘴勤、脚勤和脑勤”。所谓的嘴勤，就是与其他业务部门进行主动沟通，了解该部门最近开展了哪些工作；所谓脚勤，就是常到相关业务部门走动，以获取相关的业务信息；所谓脑勤，就是从本单位的实际出发，思考文书档案怎样才能围绕单位的中心工作进行收集与整理。通过加强与各部门之间的沟通，以确保收集文书档案信息的工作顺利进行。要想文书档案管理工作在单位的文明建设中发挥重要作用，就要着重收集有说服力的文件资料，收集可以反映单位未来发展历程的信息。

三、结语

一个单位文书档案管理水平的高低关键在于办公室人员能否进行有效的文书档案管理，其中管理水平的高低又直接影响文书档案的完整性。办公室人员只有认识到文书档案管理工作管理的重要性，切实提高档案管理工作在企事业单位中的地位，加强与各部门之间的沟通，认真收集文书档案资料，进一步规范档案管理工作和制度，提高办公室人员的综合素质，保证文书档案管理工作标准化、规范化，才能充分发挥文书档案在单位管理过程中的重要作用，为单位的文明建设与未来的发展奠定强有力的基础。

[1]罗文妍.浅析文书档案管理工作的创新[J].东北农业大学学报(社会科学版),2011(3).

[2]张会超.文书档案连锁法的重新审视[J].档案学研究,2011(6).