医院电子档案管理策略

文/吉林省白城市镇赉县中医院 李蕾

医院电子档案管理策略

文/吉林省白城市镇赉县中医院 李蕾

在如今这个信息化的时代，医院电子档案管理工作已成为医疗行业的一个重要环节。由于生活水平的提高，医疗工作发挥着不可忽视的作用，而如何做好医院电子档案管理工作更是成为其重中之重。根据目前医院电子档案工作中的存在问题，做出相应的调整以不断完善医院电子档案管理策略。

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随着计算机网络的普遍应用，医院的档案管理工作也随之发生着改变，由以前的纸质文件发展成现在的电子文件。电子文件有许多不同于其他文件的特点，因此要在管理上找到适合其发展的方法，并不断地完善对电子档案的管理工作。

一、医院电子档案中存在的问题

（一）电子档案管理制度不完善。在医疗行业中存在着这样一种现象，不少企业中建立了自己的电子档案管理制度，但是实际效果不明显，许多人甚至根本不知道这一制度的存在。由于不少工作人员缺少档案管理工作意识，会将一些本应归档保存的电子档案材料随手放在自己的办公室，可能时间一长就会忘记这些材料，导致不能及时归档而使电子档案信息有所缺失遗漏。另外，由于平时工作人员主要学习的是专业技术知识而忽略了档案管理知识的学习，同样医院在这一方面的宣传力度也不大，更是使工作人员忽视这方面，使医院对电子档案管理的标准不够明确，导致电子档案管理制度相对落后，不能满足档案管理工作的需要。

（二）电子档案管理人员素质不过关。目前许多从事医院电子档案管理工作的人员并不是专业人员，而是从其他岗位转过来的一些年龄较大的人员。由于电子档案工作的琐碎，因此需要工作人员热情认真并且有耐心，只有这样才能做好这项工作。而在实际中，医院重视技术人员素质的提高而忽视管理人员的素质提高，使不少档案管理人员没有耐心、不认真对待档案管理工作而出现许多的失误。因为没有接受专业知识的教导以及专业管理素质的学习，使大部分的档案管理人员并不明白自己工作的重要性而使自己的工作出现各种问题，甚至导致后面一系列的问题。

（三）电子档案管理方法不规范。对目前大多数医院来说医院的电子档案信息的保存主要依靠于计算机，因而缺乏系统性的管理。但是计算机也不是全都是安全的，计算机网络中同样也存在着大量管理方面的问题，如网络安全、病毒防范、权限问题等，这些问题处理不好将会严重影响电子档案信息的保存及管理。不仅如此，由于电子档案管理工作没有一套适合其规范管理的方案，易使工作出现各种不规范的问题而导致电子档案材料出现缺失、损坏。

（四）档案管理硬件不能满足要求。由于医院的电子档案涉及医院的各个部门，各个方面，从而在医院内形成了多部门管理的现状，随着计算机网络的不断覆盖，不少部门之间已经实现了联网。但是全院各个部门之间实现全部联网仍有较大的困难，全院的统一网络管理不够完善，使相应的档案管理需要的硬件投入不足，同样能够满足电子档案管理要求的网络技术也相对不多，从而使档案管理硬件不能满足要求。

二、对存在问题所做的管理策略

（一）完善电子档案管理制度。对于医疗行业而言，只有完善了相应的电子档案管理制度，才能使医院的电子档案管理工作按照规范化的步骤进行，从而保证电子档案信息管理的安全性。由于医院档案数目太多可以采用全程电子化管理，同时可将医院的档案分为医院、档案室、科室三级管理。通过使用这种三级管理，能够使各部门的职责更加明确，这种管理模式有利于医院对医疗档案的统一管理，同时使分工更加明确，便于监督督促各部门工作的进行，避免出现失误严重的档案信息。

（二）提高档案管理人员的素质。由于医院忽视对档案管理人员素质的提高，因而提高档案管理人员的素质更是迫在眉睫。通过学习让工作人员了解档案工作的重要性，并培养他们认真负责有耐心的工作态度。随着社会经济的不断发展，医疗工作更是生活中不可或缺的一项，而电子档案管理工作又是其行业管理的核心部分，因而只有提高档案管理人员的素质才能使电子档案管理工作顺利开展。

（三）加强档案管理人员的培训。档案管理工作要求工作人员具备一定的技术，而随着科技的进步，档案管理人员更是应当学习有关于医疗活动方面的知识，如医疗活动的规律、工作流程、信息技术应用、网络安全、医学管理等知识，尤其是要认真学习有关于数字化医疗信息手段、数字化设备、数字化医疗管理、网络管理安全等技术的应用。由于处在信息高速发展的时代，只有不断地学习，不断地更新自己的技术才能跟得上时代的步伐，也唯有如此才能做好医院电子档案管理方面的工作。

（四）加大对档案管理的投入。医院的全部档案信息现在已经全部都以电子档案的形式保存，因此可知电子档案对于一个医疗企业的重要性，电子档案信息管理的情况直接影响到整个医院医疗安全以及档案信息的完整。因而医院应该加大对电子档案管理工作的投入力度，由于医院的硬件功能无法得到满足，医院应该重视对这一方面的投入，通过加大投入网络技术的力度来使电子档案管理满足对硬件的需求。同样还可以通过配置一些保障网络安全的软件来保证电子档案信息的安全，避免电子档案信息出现泄露或丢失，如防火墙技术、数据加密技术等。总之通过加大对电子档案管理的投入，可以使电子档案管理工作探索出一套合适的方案来进行后面的工作。

三、结束语

随着时代的不断发展，医院电子档案管理工作将会有更加重要的地位。但不论怎样，电子档案管理仍需要不断地发展完善，而决不能出现止步不前的情况。或许在今后电子档案管理工作仍会存在许多问题，但是不要慌张，只要能够找出问题所在并积极改正，今后的电子档案管理工作将会更加顺利。

[1]吕燕.试论医院电子档案数据的安全保护[J].兰台世界,2012(35).

[2]王晶选.对医院电子档案规范化管理的思考[J].现代医院,2014(8).