医院文书档案收集管理系统化建设探索

文/四川省自贡市第四人人民医院 蒋琳

医院文书档案收集管理系统化建设探索

文/四川省自贡市第四人人民医院 蒋琳

作为医院档案管理的重要组成部分，文书档案管理工作质量及工作效率的提高，关系着医院发展中各种资料的有效收集及管理。在此形势影响下，需要采取有效的措施构建可靠的医院文书档案收集管理系统，提升文书档案的潜在价值。基于此，本文将对医院文书档案收集管理系统化建设进行必要地探索，以便为医院档案管理信息化发展目标的实现提供可靠的保障。

医院；文书档案；管理系统化；发展目标

在可靠的技术手段支持下，实现医院文书档案收集管理系统的有效构建，有利于提高医院文书档案的利用效率，全面提升等现代化医院的档案管理水平。实现这样的发展目标，需要结合医院文书档案管理中存在的问题及文书档案的特点等，采取必要的措施及时地处理这些问题，促使医院文书档案收集管理系统化能够达到预期的效果，最大限度地发挥医院发展过程中文书档案的实际作用。

一、加强医院文书档案收集管理系统化建设的必要性

医院文书档案在整个档案管理体系中占据着重要的地位，关系着医院整体管理水平的提升，需要采取必要的措施加强医院文书档案收集管理系统化建设，提升文书档案的利用价值。现阶段加强医院文书档案收集管理系统化建设的必要性具体表现在：1.有利于提高各种文件的利用效率。利用信息化技术的优势，可以构建出可靠的文书档案自动化收集管理系统，促使医院文书档案管理中存在的各种问题可以得到及时地处理，提高了相关信息的传递效率；2.有利于实现资源共享。在信息化文书档案收集管理系统的支持下，各种电子档案、病例档案、文书档案等，可以进行集中管理，最终实现文书档案管理中的资源共享，保持医院文书档案管理过程中的稳定性。

二、医院文书档案收集管理过程中存在问题的有效分析

（一）文书档案的管理理念较为落后。档案信息工作是一项技术操作性较强的工作，文书档案的收集、管理、鉴定、保管和利用立足统一原则，有一套紧密相连的流程，每个流程、每一种载体的科学性、标准性都很强。但在实际工作中，管理方式陈旧，仍然采用传统的档案管理方式，档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多沿袭传统的手工模式，信息化程度利用率不高。同时，资金保障不到位。医院档案管理部门办公经费紧缺，用于档案收集、整理和保管的资金投入不足，在很大程度上影响了档案管理工作的正常开展。

（二）文书档案管理人员综合素质有待提高。受到人员编制及机构设置的影响，医院文书档案收集管理过程中依然存在的一定的问题，影响了文书档案的有效利用。其中，部分医院文书档案管理是由兼职人员负责，其自身缺乏必要的责任意识及专业知识，间接地影响了医院文书档案的有效收集管理，影响医院会议记录信息、病例信息等不同信息采集管理的同时也给后续档案利用效率的提高造成了较大的影响。与此同时，医院文书档案管理人员对于档案目录号、类别号等缺乏必要地了解，致使文书档案收集管理无法达到现代档案管理体系的具体要求。

（三）文书档案收集管理意识薄弱，缺乏有效的管理方式。结合医院文书档案管理的实际发展现状，可知相关的人员在实际的工作开展中缺乏必要的文书档案收集管理意识，实际的管理方式较为单一，间接地影响了文书档案收集管理工作效率的提高，影响着医院文书档案收集管理水平的提升，给相关资源的有效利用造成了较大的影响。

三、加强医院文书档案收集管理系统化建设的有效措施

（一）强化文书档案管理意识，提高其管理重要性的认识。医院档案人员在文书档案收集管理工作计划开展的过程中，应结合现代档案管理体系的具体要求，不断地强化自身的管理意识，结合文书档案的具体内容注重管理过程中日常问题的有效处理，最大限度地保证文书档案收集管理的有效性，确保文书档案使用中能够满足使用者的实际需求。与此同时，医院文书档案管理人员应结合医院档案资料的实际概况，从不同的方面提高对文书档案管理重要性的正确认识，规范实际的管理行为，增强文书档案收集管理工作质量的可靠性。

（二）开展各种专业培训活动，提高文书档案管理人员的综合素质。结合当前医院文书档案收集管理中存在的问题，可知文书档案管理人员综合素质的高低影响着医院档案管理水平的提升。因此，需要结合不同文书档案管理人员的工作表现，开展各种专业培训活动，加强这些档案管理人员专业素质的有效培养，并间接地改变他们传统的管理理念及管理方案，提高医院文书档案管理人员综合素质的同时加快医院文书档案收集管理信息化建设步伐，为具体管理工作效率的不断提高提供可靠地保障。

（三）合理运用信息化技术，丰富具体的收集管理方式。根据医院文书档案收集管理的工作要求及管理特点，合理运用相关的信息技术，提高各种文件的利用效率，丰富文书档案收集管理方式，最终实现医院文书档案收集管理中各种资源的实时共享，健全现代化医院的档案管理体系。同时，在可靠的信息化技术支持下，有利于构建出医院文书档案自动化管理系统，实现对文书档案收集管理过程中的全程把控，促使相关的问题能够得到及时地处理，不断提升现代化医院的文书档案收集管理工作水平。

四、结束语

医院文书档案作为现代化档案管理体系中的重要组成部分，关系着医院发展过程中各种数据的有效记录，体现着现代化医院的整体管理水平。因此，需要加强对医院文书档案收集管理系统化建设相关内容的深入理解，选择有效的措施构建可靠的文书档案信息化管理系统，提高现代化医院文书档案管理的整体工作效率，增强文书档案管理中各种问题处理的实际作用效果。

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