浅议如何做好物业电气设备档案管理工作

文/国网杭州供电公司 詹敏青

浅议如何做好物业电气设备档案管理工作

文/国网杭州供电公司 詹敏青

近年来物业管理产业得到了快速的发展。物业管理公司在日益激烈的竞争中需不断提升综合竞争力，而在物业管理服务工作中物业电气设备档案管理工作是其基础性工作之一，这就要求物业公司必须认识到物业档案管理工作的重要性，同时需不断创新物业电气设备档案管理工作模式。

物业电气设备；档案管理

一、物业电气设备档案管理规范的必要性

物业企业在进行物业管理活动中逐步形成了物业档案，物业档案主要保存记录了对业主有一定查考和利于价值的历史记录。进行物业档案的管理即做好物业档案文件的收集、整理、归档工作，从而提高物业的服务效率和水平。于物业企业而言，物业电力设备档案管理是一项基础性工作，加强物业电力设备档案管理的规范性能有效提升物业管理的水平，但同时物业企业的综合管理水平又制约着物业电力设备档案管理。

二、物业电气设备档案管理工作的实施要点

（一）规范物业电力设备档案管理。进行物业电力设备档案管理就必须是在相关制度、规范建立的基础之上，以此来对物业电力设备档案管理人员具体职责做出明确。所建立的制度和规范不仅要有较强的操作性，还需做到制度的配套，明确责任者的具体职责，这也是规范物业电力设备档案管理的首要步骤。物业电力设备档案管理制度建立的首要目的是为完善其监督机制，从而有效提升物业管理的水平。物业电力设备档案管理具体建设、规范包括了物业电力设备档案的分类标准、业务范围、归档制度、整理方法、保管制度、开放利用制度、管理人职责等规范。同时，对物业电力设备档案管理人员进行专门的培训和指导，增强他们的综合素质，规范档案工作，才更利于物业电力设备档案管理工作的开展和综合水平的提高。

（二）将物业文件的形成、归档工作做好。物业文件的形成工作和归档工作是物业电力设备档案管理的基础性工作。规范物业电力设备档案管理需从起点开始抓起，物业文件的形成、归档、整理、保管，和档案的提供、利用、开放，以及档案信息的研究、分析等都是电力设备档案管理工作的内容。但结合目前物业电力设备档案管理实际情况看，需将重点放在物业文件的形成、归档工作上，物业人员需自觉将归档工作当作物业管理服务收尾工作来执行，落实思路、规范配套、定期检查以及做绩效评估，并对形成文件的质量进行检查。

（三）凸显行业特点，着重于物业电力设备管理专门档案。在物业企业档案中，基建档案和行政档案方面的管理相对更为完善，但是在物业电力设备专门档案上却比较随意、松散，而且有着多种案卷形态，因此，需要对一户一档的电力设备档案管理形态进行完善。在物业管理行业中物业专门档案是其独有的，而物业投入和正式运作后，物业电力设备专门档案的使用率和重要性已远大于了其他档案，整体数量增加迅速，因此需作为重点管理对象。物业电力设备专门档案管理中一般都实施一户一档管理模式，企业中有90%都采用了这种管理模式，但在不同企业中所采用的方式又有所区别，在业主档案方面有的物业是将一户作为一卷，而有的物业则是将一个楼栋列为一卷，再在这一卷下面建立子卷，而子卷就是每一户业主的档案。物业实施一户一档管理模式，不仅有利于对“户”的电力设备进行针对性管理，还能有效提高物业的服务水平，为业主提供更多的个性化服务，极大地提升了物业管理的服务品味和质量。

（四）物业电气设备档案管理基础工作做好，落实动态管理。在物业电气设备档案管理中，还需做好电气设备的动态管理。物业电气设备档案有着很强的动态性，并不是一成不变的，这就要求物业电气设备档案也需随之做出相应的改变，从而确保与实际情况一致。物业公司在对电气设备档案进行管理中，平时需要做日常的维护，并定期进行检查，对相关项目还需采取跟踪的方式来保证电气设备档案的真实有效性。与此同时，物业企业在电气设备档案管理中，档案对业主需具有一定的开放性，以便业主对电气设备档案的利用，物业需主动对相关电气设备档案信息进行公示。物业电气设备档案管理工作是物业管理中十分重要的一部分，物业需从意识上认识到电气设备档案管理工作的重要性，并给予精神上、人力上、物质上的支持和投入，才能有效提高整个物业管理水平。

（五）物业电气设备档案的现代化管理。从整体上来讲，我国的物业管理在起步上是比较晚的，现目前只有大型物业公司才将现代化的管理方式运用到物业管理中。而物业电气设备档案管理工作作为物业管理中不可分割的部分，两者不能脱节，在现代化进程不断加快的情况下，物业电气设备档案管理工作也需要加入到物业管理现代化进程中，并且可根据物业电气设备档案管理系统对具体管理模块进行设置。此外还可运用现代化的信息网络技术建立起物业电力设备管理网站，为业主提供更为有效、快捷、透明的信息服务。此网站可包括业主的信息；物业管理公司简介；电气设备具体分布；相关费用公布；国家出台的法律、法规、政策、标准；便民信息；意见反馈等相关内容。运用现代化网络技术可将物业电气设备档案管理特点和具体动态作用最大化地展现出来。

[1]张红.物业档案管理探索[J]科技创业月刊,2010,23(3).

[2]胡昌顺.浅谈物业档案资料的建立与管理[J].档案与建设,2003(5).