高校人事档案信息化

文/内蒙古师范大学民族艺术学院 陈曦

高校人事档案信息化

文/内蒙古师范大学民族艺术学院 陈曦

随着时代的发展，我国高校在进行人事管理方面不断深化，信息化技术已经完全渗透到人们的生活中，信息化管理在高校也逐渐被采用。高校人事档案信息化管理能够有效地加强高校建立更加完善的信息化体系，推动人事信息化管理的发展。本文就高校人事档案信息化进行分析。

人事档案；高校；信息化

高校人事管理中最主要工作内容是进行档案管理，档案是记录高校所有人信息的重要文件，能够帮助高校在科研和教学活动进行材料和文件记录，保证记录的原始材料能够用于日后的教研和教学活动中。因此高校的人事档案十分重要，对其进行信息化管理能够提高工作效率。本文主要是分析高校人事档案信息化管理的现状和完善方案。

一、高校人事档案信息化的管理现状

随着我国社会的发展，国家相关部门要求在高校的人事档案管理中需要改善其制度、内容等方面，保证人事档案完整、规范，具有鉴别力。目前我国高校人事档案信息化管理的现状主要是以下几方面：

（一）认识和重视程度不够。高校在日常的工作中认为人事档案管理工作只是一种辅助性的工作，相关的工作人员并没有对人事档案管理工作引起足够的重视。同时他们认为人事档案只是对政治方面个人的功过是非进行记录的一项资料，而并不是对现在聘任人员的记录，对现代的人事管理没有较大的意义。加上高校在对人事档案的认识上比较浅薄，没有引起足够的重视，在管理上也会疏于管理，片面地、错误地认为人事档案工作只是简单地查找资料、收集资料等工作。淡化其在高校管理工作中的地位和作用，在高校上层领导进行抽查和审核时更多的是简单的应付。

（二）管理效率低。虽然我国已经进入信息化时代，但是在高校的人事档案管理中，仍然是以实体档案为主要的信息利用和管理的载体。虽然实体档案适应性强、利用范围广泛，但是在实际的工作中实体档案的利用效率比较低下。高校的工作人员你在进行人事档案的管理中，由于信息化管理还未完全普及，导致他们的工作量非常大，工作效率低下。

（三）高校人事档案数据库系统不完善。目前高校自行开发本校使用的人事档案信息管理软件，只适用于日常的编辑档案目录以及输入基本的人员信息等工作。虽然在进行档案转递的环节中也应用计算机技术进行管理，但是由于对信息的统计以及分析过程有点复杂，加上计算机可使用的功能小、存储的信息量小、操作烦琐等原因，用信息化进行人事档案管理还没有与信息化技术发展相协调，导致整个高校人事档案的数据库系统不够完善。

二、完善高校人事档案信息化的方案

（一）共享人事档案信息。使用信息化进行高校人事档案管理能够以多方位、动态、多层次的方式进行信息手机和储存，管理上不断完善人事档案数据库系统，保证整个档案的信息按照相关的序幕进行整理和输入。根据不同的检索关键词，快速、准确地进行数据提取，进而提高高校人事档案的信息检索效率，保证查准率和查全率。运用信息化管理高校人事档案，能够使人事档案信息进行共享，整个人事档案工作通过网络操作，能够节省人力和物力，提高工作效率。

（二）完善人事档案制度。在对高校人事档案进行信息化的管理时，还应该要不断地完善人事档案制度，确定不同的人事档案工作人员的工作职责和范围，制定健全的规章制度。通过制定的人事档案制度，使相关的工作人员能够清楚了解自己的工作职责，在工作中调动工作人员的工作积极性和热情，使其能够对人事档案工作更加有责任，按照相关的规章制度办事，保证人事档案信息的完整。

（三）培养人事档案人员的素养和水平。为了能够有效地利用信息化技术进行人事档案的管理工作，还应该要培养相关的工作人员的素养和业务水平。现代技术的发展要求在一些管理岗位上需要具有高素质的管理人员。在人事档案管理工作中，除了需要一批又专业素养的工作人员之外，还需要管理人员具有基本的知识素养，使其不仅能够对人事档案进行信息化管理，同时还能够与社会的发展和需求相结合，对人事档案进行综合管理、分析和整理。目前高校的人事档案管理人员相对学历不高，而且没有较强的专业水平，因此在管理上出现一些问题。为了能够有效地解决这些问题，提高人事档案管理人员的素养和水平，首先，应该要对工作人员进行培训，保证人事档案的工作人员具有较强的责任心和工作热情。对负责的档案严格按章办事，尤其是一些具有原始性和保密性的信息，工作人员要坚持原则，保证资料不外泄。其次，定期对人事档案的管理人员进行知识培训，提高他们的知识储备和业务水平，通过提供一些进修机会和继续教育提高人事档案管理人员的专业水平和知识素养。

三、总结

总而言之，为了实现高校人事档案信息化，应该要不断地完善高校的网络管理系统。不断地利用高校的网络信息技术进行信息化人事档案管理，及时更新和完善人事档案数据库信息系统，健全人事档案管理规范制度，确保高校人事档案信息的完整性和保密性。提高人事档案信息的查询效率，提高人事档案管理人员的工作素养和业务水平，不断进行工作创新和改革，进而完善高校的人事档案信息化管理工作。

（本文系内蒙古师范大学科研基金课题自然一般项目，课题名称：《历象考成》中数学、天文学及其影响，编号：2014ZRYB08）

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