高校档案信息数字化建设研究

文/大连工业大学综合档案室 张敬 黄睿

高校档案信息数字化建设研究

文/大连工业大学综合档案室 张敬 黄睿

本文从高校档案信息数字化建设的现实意义入手，分析了电子档案建设中面临的问题，并提出了档案信息数字化建设的策略，力求对档案事业的发展有所启发和参考。

高校；数字化；电子档案；研究

在高校管理的内容中，档案管理无疑是一项重要内容。档案工作是高校重要的基础工作，它反映了高校的管理建设水平。档案是学校发展的真实见证，客观的记录了学校在学科建设、队伍建设、基础设施建设及人才培养等方面的过程和取得的成绩，同时也为高校的发展提供了借鉴和依据。

电子档案作为档案资源的重要组成部分，它与传统的纸质档案相比更加快捷和方便，电子档案可实现资源共享，多名使用者可以同时利用同一份电子档案而不受时间和距离的制约，提高了档案的利用率，降低了档案资源的利用成本，并且提升了档案部门的服务能力。

一、高校档案信息数字化建设的现状

目前，大多数高校档案馆都使用了档案数字化管理系统，对目录数据库进行构建，实现了档案的信息化著录、打印、检索等功能。各高校档案馆对实体档案进行的数字化处理主要分为两部分：一是对纸质档案进行数字化处理，二是对各类声响载体档案进行数字化处理。基于高校档案数量巨大、内容复杂的特点，对其进行管理需要投入大量的人力、物力和财力，因而，应提高对整个档案工作尤其是档案数字化的重视，使档案工作能够适应新形势，跟上时代发展潮流。

二、高校档案信息数字化建设存在的问题

高校档案信息化建设面临着诸多的挑战。首先便是对电子档案未形成系统性、完整性的认识。相对于纸质档案而言，电子档案还属于新兴事物，因此很多档案建设与管理部门的工作人员的思维方式和工作观念还相对落后，缺乏对电子档案的全面了解和深入认识，限制了电子档案功能与价值的充分发挥。第二，电子档案质量普遍偏低，目前，国家对电子档案质量的规范还不完善，很难达到其真实性、完整性、可靠性及可用性要求。第三，电子档案的存储不稳定性使其不具有永久保存的条件。由于电子档案的生成和管理都需要借助计算机等电子设备来完成，而现如今电子科技发展迅猛，更新换代快，管理者难以了解和掌握这种变化。二是存储设备不稳定。电子档案一般存储在U盘、硬盘等储存设备上，这些储存设备与传统的纸质档案相比稳定性较差，易受自然环境（例如温度、磁场、载体结构）和运行环境（例如：计算机操作平台、病毒、软件接口）等的影响。对电子档案的使用年限造成了一定的制约。三是电子档案难以避免被黑客攻击、病毒入侵等威胁，使电子档案在生成、发送、接收、存储以及保管等环节存在被泄露、窃取、篡改或伪造的风险。

三、高校档案信息数字化建设的必要性

（一）信息量巨大。由于高校档案文件来源广泛且分散，有教学、党群、行政、基建、科研、财会等众多类型的档案。这些档案类型不一，结构异构，信息量巨大，需要电子设备有足够的存储空间来对其进行管理。以电子档案的形式存储计算，假设一个移动硬盘的存储容量为500G，若按照纸质档案每页2*103个汉字计算，则此移动硬盘大约可存储130000页的纸质档案，为档案信息的存储节约了海量空间，也减少了档案管理工作的人力和物力开支。

（二）数据价值高。一是电子文件的应用能有效地保护档案原件；二是大量的电子文件可以通过电脑查阅，从而提供最优的档案利用服务。

（三）查询速度快。电子档案具有快捷查询和检索的功能，用户可以根据标题、作者、关键字、日期等任意一条检索信息查找所需的档案，不必像传统纸质档案那样进行手工翻页查询，第一时间满足档案信息需要，以提高档案利用效率，体现档案信息推动高校发展的驱动力。

四、高校档案信息数字化建设的对策研究

（一）加强法治建设，解决电子档案的法律效力问题。档案法律是档案事业发展的重要保障，也是档案利用的重要依据。为切实加强电子档案安全管理，我国出台了《电子档案移交与接收办法》《档案数字化外包安全管理规范》《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》等法律法规，对档案的数字化推进提供了制度保障。

（二）建立健全电子档案管理机制。为进一步提升电子档案管理工作质量，必须制定与之相对应的档案管理制度。这就要求我们要结合国家现行的电子文件归档管理标准和学校归档管理的切实情况，制定一套完善的管理对策与管理准则，使各个部门的档案工作能够有章可循、有法可依。

（三）提高档案管理人员的专业素质。档案数字化建设需具备较强的管理技术水平和安全制度措施。因而，要强化档案人员的业务培训力度，不断拓展专业知识，提升综合水平，以达到专业技术能力的适应性要求。

电子档案业务的发生和发展实际上是信息社会发展的必然。电子档案的利用工作是我国档案管理事业的新课题，也是档案信息资源利用的新亮点。我们应借助现代科学技术来创造档案信息利用的新局面，更好地利用和管理电子档案业务，更加准确、安全、完整、快捷的向用户提供最优质的服务。在高校电子档案信息数字化建设工作迈向新台阶的同时，必然会出现不少的新问题，只有步伐坚定，才能推动高校档案工作迈向新的征程。

[1]卢森林.关于网络环境下馆藏档案数字化的思考[J].兰台世界,2014(6)∶34-35.

[2]孙海燕.试论高校档案管理信息化建设[J].兰台世界,2014(7)∶21-22.