事业单位档案保存和利用管理方法分析

李小红

摘 要：在社会经济的不断发展下，事业单位的日常管理事务不断增多，而档案管理也越发的复杂。面对种类繁多、数量庞大的信息档案，传统的管理方法显然不能满足现代事业单位档案保存与利用的要求。在这种环境下，就需要转变观念，更新档案管理方法，利用先进技术，确保事业单位的各项档案管理工作能够正常开展，为档案的利用提供准确、及时、有用的信息，提升事业单位的办事效率，切实为社会服务作出贡献。

关键词：事业单位；档案保存；管理方法；管理理念

中图分类号：G273.5 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.20.065

文章编号：2095-6835（2016）20-0065-02

当前，社会经济不断向着市场经济转变，无论是民营企业还是事业单位，都面临着激励而残酷的市场竞争环境。事业单位要想在这种环境下赢得健康、稳定的发展，为社会主义建设作出贡献，就需要转变自己的经营与管理理念，提升自己的办事效率，尤其是档案管理。由于事业单位的档案管理种类繁多，数量庞大，所以档案管理直接决定着事业单位的管理水平、决策水平和未来发展。这就要求事业单位档案管理部门能够清醒地认识到自身存在的弱点，与时俱进，有效开展档案的保存与利用工作，将事业单位的工作效率与业务发展提升至一个新的台阶。

1 事业单位档案保存与利用的现实意义

事业单位涵盖内容较广，包括政府机关、学校教育部门、医疗服务机构等，能够在社会公共服务当中发挥异常重要的作用。其中，政府机关与学校教育部门能够推动整个社会向着文明、法治、有序的方向发展；而医疗卫生服务能够确保我国公民的健康，并为我国公民提供基本的日常就诊服务。可以说，事业单位在长期的运营过程中，积累了丰富的档案管理经验，通过档案的保存与利用，能够真实、客观地还原与反映出事业单位的运行状况，并对事业单位的办事效率、公正性、真实性进行检查。通常，档案信息管理中的工作经验能够给事业单位后期业务的拓展提供借鉴作用，并提供必要的决策信息，使事业单位的社会服务水平得到不断提升。所以，完善并提升事业单位的档案管理效率，是社会发展的必然要求。事业单位一般面向群众，需要为广大人民群众提供服务，因此，档案管理具有一定的大众性、社会性，而我国现阶段正处于社会转型时期，经济与社会矛盾还相对突出，所以，就需要对社会大众心理进行深入的分析，并有效开展档案的保存与管理工作，提升事业单位的办事效率，做到真正为民服务。

2 事业单位档案保存与利用的现状分析

虽然在社会经济的不断发展之下，事业单位已经充分认识到档案管理的重要性，且档案资源的价值也得到了日益的凸显，但档案管理现状依然不容乐观。一方面，事业单位在档案管理过程中，由于对档案资源的利用不足，在相关档案资源的开发中多使用传统的借阅形式、资料查阅形式，对于单位以外的人员查阅档案信息存在较大的限制，使得资源共享机制缺乏，单位档案信息不能得到深层的开发与利用；另一方面，普通的档案管理在保存上多存在破损与残缺现象，加之档案管理工作制度没有落实到位，使得档案的完整性、精准性、有效性得不到保障。再者，由于受到传统档案管理观念的影响，且技术水平有限，导致档案信息资源不能得到永久性的保存，尤其在当前档案种类不断增多的情况下，档案数量也急剧增多，如果依然沿用传统的档案管理方法，就会大大降低档案的保存与利用效率，使档案的寿命周期缩短。很多事业单位在资金投入、人力资源管理上还存在较大的缺陷，造成了档案管理工作与本单位的运营状况极不相符的现象，加之信息保密制度上的不足，使得公开查阅的资料信息较少，不能充分发挥档案信息的重要作用。

3 事业单位档案保存与利用的管理方法

3.1 强化档案管理与开发

新形势下，事业单位档案管理效率要得到有效提高，还需要引入先进的科学技术，并将计算机功能充分利用起来，对档案管理软件进行开发，为档案的保存与利用提供技术上的支持。另外，事业单位的档案管理部门也要重视对档案信息资源的开发与利用，并树立服务意识，将一切工作都围绕事业单位的中心业务来开展，为事业单位的运营决策提供重要的信息来源。当然，事业单位也要不断地拓展自己的服务领域，积极开展多项编研活动，在对档案信息进行收纳、归集、利用的同时，就档案信息编写更多的专题汇编材料，多方位地开发档案信息资源，为使用者提供更加全面而高效的信息，让档案管理工作更加的规范化、延续化。在档案利用上，还要拓宽其利用范围，挖掘档案价值，包括管理价值、科研价值、社会价值，让更多的人了解档案管理的重要性，使档案信息的潜力得到有效挖掘。

3.2 加强档案管理队伍建设

事业单位的档案管理队伍建设直接关系到事业单位的管理效率、运营效率。因此，需要构建一支拥有超高水平、超高技能、超高品德的专业档案管理队伍，让档案管理工作更加的专业化、标准化。在这当中，首先需用提升档案管理人员的聘用要求，确保工作人员具备扎实的专业素养与较高的综合业务水平、崇高的品德，能够担负起档案保存与利用的重任。另外，事业单位还要建立一套科学而完善的档案管理体系，对已入职的档案管理人员进行定期的业务培训、专业宣讲，提升工作人员的计算机操作水平、归档水平、文字表达力，使其能够专注于档案管理工作，独立解决工作上的难题，让档案信息更加真实、可靠、精准。与此同时，事业单位还要注重引进先进的档案管理人员，为事业单位的档案管理工作注入新鲜的血液，推动档案管理工作的系统化、全面化、科学化发展。在这个过程中，要求事业单位加大人力与物力的投入，并协调各部门之间的关系，形成良好的工作氛围，让档案的保存与利用价值实现最大化。

3.3 创新档案管理理念

事业单位的档案管理工作要满足现代化要求，还需要不断地创新自己的管理理念，完善管理方法，转变以往的工作作风，对档案进行动态化、全面化管理。同时，事业单位还要进行准确的市场定位，并树立市场竞争意识，提升档案管理效率，利用现代信息技术，逐渐取代传统的纸质管理模式，让电子档案信息实现真正的统一管理。在利用信息化技术进行档案管理时，还需用建立不同种类的多媒体数据库，并设置管理权限，既要实现档案的共享与高效利用，又要保证档案信息的安全性，并对管理模式加以完善，让档案管理具有一定的时效性与系统性，满足档案保存、利用、开发需求，让事业单位的档案管理工作更具现代化特征。在利用信息化进行档案处理时，还用确保档案能够通过检索方式，更加快速、精准地找到对应的档案信息，为使用者提供较大的便捷。需用注意的是，在事业单位的档案保存与利用中，要以事业单位的发展趋势为工作重心，让档案管理具有针对性、时效性，进而提升事业单位的社会服务水平。

4 结束语

目前，我国事业单位的档案管理工作已经由传统的纸质档案管理模式转变为数字化的档案管理模式。这种管理方式的转变能够大大提升档案管理效率，有利于档案信息的永久性保存，也方便了使用者对档案信息的查阅、利用，降低了档案保存的成本，让档案实现了真正的高效利用。可以说，档案信息化管理有利于事业单位的未来发展，能够提升事业单位的市场竞争力。基于此，事业单位就需要加强对档案管理工作的重视，深入分析当前档案管理工作中存在的问题，然后结合问题，制订出有针对性的解决措施，以提升档案管理工作的效率，为社会服务作出突出贡献。

参考文献

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