浅谈企业档案精细化管理方略

文/湛江电力有限公司　潘新娇

浅谈企业档案精细化管理方略

文/湛江电力有限公司潘新娇

本文对企业档案管理进行概述，说明精细化管理的重要性，从企业档案管理工作日常项目入手，分析精细化管理的方向并对具体管理活动的开展提出建议。希望本文能够为企业档案管理工作的开展提供帮助。

企业档案；精细化管理；管理方略

企业档案管理是对企业运营过程中形成的文件和档案进行收集、整理、保管和应用的过程。档案管理不仅是对企业经营的有效记录，还能够为企业经营者和企业员工提供相应的资料，帮助企业事务有效地开展起来。企业档案利用率不断提高，进一步发展档案管理工作值得我们进行思考和探索。

一、企业档案管理概述

（一）企业档案管理现状。随着信息技术的不断发展，企业档案管理进入了信息化管理时代，档案资料的形式、档案储存和保密工作的完成以及档案的利用都可以通过电脑和网络完成。这使得档案管理工作的效率不断提升。企业档案管理为企业事务的发展提供了资料。

（二）精细化管理的重要性。虽然信息化管理是目前企业档案管理的主要模式，但是信息化仅限于管理的表面，档案资料的应用并没有呈现出连续性和指向性，这使得档案服务效率降低。档案利用率的提升使得档案服务性管理需要不断提升，这意味着档案管理工作必须从源头上具有指向性和针对性，精细化管理在档案管理工作发展中很有必要。

二、企业档案精细化管理的方向

（一）精细化企业档案资料收集和保存。档案资料的收集和保存是企业档案管理的第一个步骤，也是进行精细化管理、使企业档案的应用具有指向性的基础。精细化企业档案的资料收集即意味着从档案资料产生开始就进行细化的分类，对资料的应用进行预先估计，使档案资料的形式、收集方式等都具有某一类档案应用的特殊性。这是目前企业档案资料收集无法做到的，也是精细化管理的发展方向之一。

（二）精细化企业档案的信息化管理。信息化管理是企业档案管理的发展主线，因此，进行精细化管理必须从信息化管理入手，信息化管理贯穿了企业档案管理工作的整个过程，然而要使精细化管理切实发挥作用，就应该从信息化管理的特征入手。企业档案管理工作人员有必要理顺信息化管理的路径，以此为基础进行精细化管理。

（三）精细化企业档案服务。企业档案管理的最终目的是使档案能够服务于企业的日常工作，对企业发展以及员工发展起到辅助作用。从这一角度考虑，企业档案的精细化管理应该落实到服务这一层面。能够使档案资料用之有效，是精细化档案管理的最终目的，也是该管理思路的实践方向。

三、企业档案精细化管理的途径

（一）改革企业档案管理制度。首先，企业应该重视各类档案的特殊性，对档案资料的阶段性特征进行分类，例如企业进行发电厂场地修建，应该有设计档案、建设工程档案（其中包括工程管理各项内容）、场地投入使用的服务档案等。在充分分析不同类型档案的特征基础上，按照档案的分类派遣相应的工作人员进行档案收集；其次，应该有明确的档案提交格式以及提交时间规定，并将档案提交的责任与企业经营责任合并，使某一企业项目的管理者和负责人能够按时提交较为全面的档案；再次，应将档案资料收集整理的效率以及档案资料的质量进行科学评估，建立相应的评估体系，考察每个经营项目档案的价值以及企业行政、财务档案的真实性等，建立档案管理指标体系，将档案资料的价值与相关工作人员的“业绩”挂钩。

（二）提升企业档案管理工作者的职业技能。要在信息化管理发展中实现精细化，首先要确定信息化管理的特征，即网络根据结点传播、网络具有安全风险、网络大数据的集成化利用等。分析这些特征的产生和发展原因，制定相关的管理计划；其次，针对档案管理信息化的特征划分岗位责任，实现每个岗位工作人员的职业技能精细化。无论是分析信息化管理的特征，还是实现专岗专责专人的精细化，都需要档案管理工作者的职业技能符合需要，因此，提升企业档案管理工作者的职业技能成为实现精细化管理的必要途径之一，建议企业对档案管理工作者进行专职培训，即通过相关的测试和考核分析现有档案管理工作人员在信息化档案管理中的工作能力，如对档案资料收集分类的能力、进行网络安全管理的能力、进行硬件监督检查的能力等。按照现有工作人员的工作偏好进行岗位划分并进行职业技能的相关培训，使他们能够在适合的岗位上将工作能力发挥到最大；对于那些存在人才空缺的岗位，如网络安全管理等，应该聘任专业人才加入。

（三）进行档案服务宣传。档案管理服务精细化的实现需要全体企业员工的参与，这是因为服务精细化意味着个性化，即企业全体员工对档案管理重视，能够主动提出服务诉求并主动应用档案资料。因此，建议企业档案管理部门进行相关的档案服务宣传。将档案管理能够提供给企业员工的资料性服务整理成相关文件发放到各个部门，听取企业员工的服务意见并进行改进；指导企业员工进行自主的档案资料调取和应用等。

四、结语

综上所述，企业档案管理的精细化使该项工作进入了一个崭新的发展时期，精细化管理使档案管理本身的结构更清晰，指向性更强，使档案工作本身的效能得以提高。相信通过精细化管理工作的推行，企业档案管理工作一定能够得以快速发展。

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