高校科研课题档案管理策略研究

文/大连大学档案馆 李龙凤

高校科研课题档案管理策略研究

文/大连大学档案馆 李龙凤

高校科研课题档案是课题研究过程中在各个阶段所形成的具有保存价值的文献资料。本文就高校科研课题档案的内容、特征入手，指出了当下高校科研档案管理的症结与对策。

科研课题档案管理；特征；症结；策略

科研课题主要是指具有相对独立目标和内容的研究对象，是构成科研的基本单位。而所谓的科研课题档案，主要是指在各类课题研究过程中所产生的、能够反映所研究领域面貌以及具有非常高的保存价值的各种文献资料，它是组成高校档案的重要部分。它真实记录了所研究课题的内容、思想、方法、成果以及获奖等相关的科研活动情况，对高校未来的科研发展具有很高的参考价值，能够有效避免重复研究现象的发生，为教学提供丰富的教学素材，同时也是教研人员职称评定的主要依据。因此，做好高校科研课题档案的管理工作，具有十分重要的价值和意义。

一、当前高校科研课题档案管理的症结

通过对上述高校科研课题档案内容和特征的分析，不难发现，高校科研课题档案管理工作是一项十分繁复，要求较高的工作，无形中带来了许多无法忽视的问题和困难。在实际的管理工作中，主要表现为以下几点：

（一）管理体制不完善。对于整个科研项目的管理，高校一般只对课题的申报、成果评定、申报获奖等研究阶段较为关注，对科研项目的数量和经费的较为注重，但是却缺乏对研究过程中形成的各种文献资料进行及时收集、整理和归档，没有建立完善的档案管理体制，在档案的具体管理过程中缺乏均衡发展的管理理念。

（二）管理方式不合理。主要表现为：首先，归档方式不统一；其次，保管期限不标准；最后，归档要求不严格。

（三）缺乏知识产权保护意识。从权利人的角度来讲，部分科研人员对知识产权方面的相关法律知识缺乏应有的认识，没有形成对科研成果的保管、安全利用以及科研档案归档等问题的正确理解和认识。主观地将课题研究的核心技术保留在自己的手中，造成科研课题档案核心内容的缺失，造成档案的不完整性。部分科研人员缺乏足够的档案保管意识，只重视科研活动本身，却忽视了在科研过程中形成的非常具有保存价值的原始文献资料的保管，种种原因，最终导致了归档档案的不齐全和不完整，一定程度上丧失了科研课题档案应有的保存价值和社会价值。

二、加强高校科研课题档案科学管理的策略

（一）建立健全高校科研课题档案的形成和归档制度。对科研课题档案的形成和整理必须实行“三纳入”措施：第一，科研课题档案的形成和整理必须要纳入正常的科研工作体系；第二，科研课题档案的形成必须要纳入具体科研工作计划的管理体系；第三，科研课题档案的形成和整理工作必须要纳入到课题研究组所有相关人员的岗位责任制，并派专职人员对科研课题的档案形成和整理工作进行管理。

（二）进行及时有效的收集整理和预立卷工作。科研管理部门应该准备好相应的临时档案盒，以便在科研过程中形成的课题档案随时进行归档和预立卷工作。将那些已经整理完的档案，分别存放于不同分类方案的档案盒中。要在平时的归档工作中不断强化立卷工作，一定要进行及时有效的档案收集整理和分类。并要充分利用收文簿对处理完毕的档案进行催收和及时归档，避免出现由于时间拖延而造成的档案丢失现象。

（三）建立科研管理部门和课题组立卷制度。由科研管理部负责实行立卷，能够有效确保归档的科研课题档案的完整性和系统性。由于科研管理部门以及课题研究小组成员对研究过程中形成的文献材料了如指掌，能够及时有效地对其进行收集整理，再加上他们对业务比较熟悉，也十分明确科研课题档案的存在价值和意义，了解档案在研究过程中的具体的形成机制和原理，进而能够保持档案的有机联系来进行整理和立卷。所以，建立科研管理部门和课题研究组立卷制度是科研课题档案质量的基本保障。

（四）认真做好科研课题档案管理的每一步工作。首先，要做好立卷。其次，严格按照相关步骤进行组卷整理：第一，将科研过程中在各阶段形成的档案进行时间排序，若有缺失或不齐全的，要注明原因。第二，修补破损的文件材料。排除材料的重复和倒翻问题，将纸张和图纸折叠成A4型。第三，编订页码。第四，编制档案号和案卷号，对案卷题名进行拟写，并将案卷目录、卷内目录以及全引目录等进行打印。第五，将档案以“本”用卷皮订卷成卷，采用线装或不锈钢装，采取科技档案袋形式进行保管。第六，对每个案卷的保管期限和保密等级进行设定，对案卷封面和备考表进行填写。最后，做好归档移交工作。

（五）遵循集中管理原则。高校科研管理部门要将那些具有保存价值和意义的科研课题档案及时移交给高校档案部门进行集中统一管理。高校档案部门要对这些接受过来的科研课题档案进行及时的整理、分类以及统计等工作，确保科研课题档案的完整性、准确性和系统性，以便能够安全有效地开发利用高校科研课题档案资源，更好地为高校未来的科研发展做出贡献。

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