浅谈新时期如何加强县级人力资源和社会保障档案的管理工作

文/新疆伊犁新源县人力资源和社会保障局　刘何明

浅谈新时期如何加强县级人力资源和社会保障档案的管理工作

文/新疆伊犁新源县人力资源和社会保障局刘何明

根据笔者十几年档案管理的经验，通过分析目前县级人力资源和社会保障档案的管理现状，对新时期如何加强人社系统的档案管理工作提出了几点意见和建议。

民生档案；干部人事档案；流动人员人事档案；社会保险档案；电子信息化

县级人力资源和社会保障档案主要包括社会保险档案、干部人事档案、人力资源市场人事档案和文书档案四个方面的档案，人力资源和社会保障档案的管理，是将有关人力资源和社会保障档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的一项基础性工作，它是为人事人才和社会保障各项事业服务的工作，更是关乎民生的重大问题，由于人社档案的服务和管理对象比较广泛，档案信息资源庞大、项目繁多，档案管理工作面临着很大的挑战。在新时期下只有实现对档案的有效管理，才能最大程度发挥和体现人社档案的功能作用。

一、配强配齐档案员，加强对档案业务知识的学习、提升档案人员综合素质

人是社会生产力的第一要素，加强档案管理人员的思想素质和业务素质，是做好档案管理工作和服务质量的决定因素，档案人员综合素质的高低直接影响着档案业务工作的效率、水平和质量，因而对档案工作整体效能的发挥有着无可替代的作用。人社系统的档案项目种类多、业务量大，不仅仅要有一个好的专职档案员做好监督指导培训工作，还需要各个业务科室兼职档案员的密切配合，才能做到档案材料的应收尽收、保质保量地完成档案收集、整理和归档工作。

二、扎实开展县级人社局民生档案的收集、开发利用和服务工作

近年来随着对农民工问题的重视和我国劳动保障方面的法律法规的日趋完善，各种劳动人事纠纷不断涌现，并呈现出逐年上升的趋势。与企业和农民工有密切联系的劳动监察、劳动仲裁以及工伤认定档案也在日益增多，其重要性也逐渐地突现出来，除了严格遵循一案一卷、及时规范的档案整理原则外，还应注意对有价值的各种图表、声像、证物等材料的收集和保存，我们一般只注重文件资料的收集容易忽略对这些资料的收集整理。同时也应加强对于劳动力转移、就业培训、劳动技能鉴定工作中产生的图表、声像材料的收集与整理，开展这些业务的基础数据汇编工作，为领导决策提供依据，为本局工作留下珍贵的历史资料，同时积极开发关于就业、创业、人事人才服务工作的提供利用工作。

县级人社系统的人事审批工作，是一项政策性和专业性都很强的工作，近年来各单位的人员调整和工作调动都比较频繁，当新的工作人员接手新的人事审批工作时，对政策的了解和专业性都不强，需要大量的人事审批工作翔实的政策依据，需要我们档案室积极开展为各项人事审批工作需要的文件资料汇编工作，比如，将历年由国家和上级部门下发的工资福利调整、养老退休政策、社会保险政策等的相关政策性文件做成资料汇编，不仅可以解决日常的人事审批工作，同时也为人社系统解决信访案件档案提供政策依据。

三、以干部人事档案专项审核工作为契机，做好干部人事档案的人事信息数据库的建设工作

干部人事档案记录着一个人从学校到各个工作岗位以及人生经历，不仅要收集整理纸质材料，更需要积极的提供利用。在档案管理日常工作应该做到四个不：不散（不使档案分散）、不乱（不使档案互相混乱）、不丢（档案不丢失不泄密）、不坏（不使档案遭到损坏）。要做到以上四个不，最重要的是减少对档案的查阅和使用，通过干部人事档案专项审核工作，进一步加大对人事档案材料的收集和整理工作，同时将形成的关于每个干部的三龄二历一身份，以及日常干部人事审批工作中需要的必要的信息数据录入干部信息数据库中，以方便干部人事审批工作的需求。

四、进一步加强对流动人员和下岗企业职工的人事档案管理服务信息化建设

人力资源市场档案主要有应历届毕业的学生档案、破产和下岗企业职工档案，目前县级人力资源市场档案的管理仅限于对学生档案的存取，对退休企业职工档案的存取，并没有开展流动人员档案数字化、信息化、资源共享、异地查询、统计分析功能，应当建立流动人员人事档案基本情况定期统计分析和信息报送制度，全面及时掌握流动人员数量、结构、分布、流向等情况，做好毕业大学生的学历信息、就业信息的统计情况，为企业招聘提供第一手的人才信息服务，为流动人员和企业做好服务工作。

五、进一步加强对社会保险档案的电子信息化技术建设

近几年，随着社会的发展和国家加大对民生问题的重视和投入，社会保险的业务已经由最初的城镇职工养老保险、医疗保险、失业保险、生育保险、工伤保险业务，发展增加到现在的城乡居民养老保险、城乡居民医疗保险、失地农民养老保险、机关事业单位养老保障业务，由于它涉及面广，人员数量多，专业性强，工作环节多，业务管理繁杂，办理过程中产生的业务档案的数量也很庞大。随着现代信息技术的发展，以往的档案管理手段显得相对滞后。如何将档案管理融入现代化科技之中，发挥科技优势，更快、更便捷地搞好档案服务，是我们面对的紧迫问题。电子信息化的建设可以极大地减少社会保险档案纸质材料的储存量，更方便、快捷、准确的查询和利用社保信息。