浅谈福利院收养人员档案的收集与整理

文/陕西延安市儿童福利院　张旭

浅谈福利院收养人员档案的收集与整理

文/陕西延安市儿童福利院张旭

档案作为人类在社会活动中产生的清晰、准确的原始性记录。福利院收养人员档案属于福利院的特色档案，是保障福利院收养人员合法权益的重要凭证。本文从福利院收养人员档案收集整理的意义出发，明确了收养人员档案收集范围和建档方式，提出了收养人员档案管理利用的措施。

收养人员；档案；收集；整理

档案收集和整理工作是社会福利工作中一项重要的基础工作，它有利于福利院实现其社会保障功能，也对社会精神文明建设有着重要意义。而收养人员档案的收集和管理更关系到收养人员的切身利益。因此，要做好档案管理工作，就必须重视档案的收集与整理工作。

一、收养人员档案收集整理的意义

福利院收养人员档案是指收养人员在进入福利院开始到离院为止，期间在福利院形成的真实原始记录。其中包括收养人员的个人基本信息、具有保存价值的相关文字和影像记录，以及收养家庭的相关文件。这些档案的收集和整理对收养人员今后的成长和教育提供了保障，为他们今后的生活奠定了坚实的基础。因此，福利院收养人员档案作为福利院档案管理的重要组成部分，不仅满足福利院自身管理的需要，还是收养人员的重要保障。

二、收养人员档案收集范围及建档方式

（一）收养人员档案收集范围。收养人员档案收集范围设定主要参考三个方面，一是要确保真实、完整记录收养人员信息，二是保证档案收集的成本和便利性，提高档案的归档率和完整率。如果范围过窄，则会漏掉一些收养人员的重要信息，为以后收养人员的学习和生活造成困扰；如果范围过宽，不仅增加了档案收集成本，而且造成部分档案归档率较低，完整性较差。在依据国家相关法律法规的基础上，结合收养人员档案工作的实际情况，笔者整理了收养人员档案收集范围如下：心理档案、健康档案、入院、离院时间和照片，入院登记表、病历记录、康复日志、体格检查、成长报告、成长状况表、受教育记录、家庭收养记录、反馈信息等资料。1.收养人员入院记录，包括由民政局提供准确信息和审批的收养人员和社会弃婴。内容要求具备儿童照片、形成孤儿情况说明，当地政府机构的证明，如果是弃婴的话还要有捡拾报案证明、确认弃婴（儿）身份证明、弃婴（儿）移送单、捡拾弃婴登记表、福利院机构接收弃婴人院登记表及其他相关材料。2.相关健康检查记录，包括收容孤儿、弃婴（儿）初检情况记录以及入院时的体检记录、入院后建立的健康档案等。3.康复性治疗记录，即收养人员在院期间的康复等材料。4.家庭收养记录。即有关收养情况的材料，主要包括申请、证明、中国收养儿童养父母情况证明材料、送养过程中产生的各类文字及照片材料。5.受教育记录，即收养人员在福利院期间接受教育的相关记录。6.离院记录。即收养人员因收养、回原籍、转院、死亡等原因离院时的材料。尤其是收养家庭的相关档案，必须翔实准确。主要内容包括收养关系确定文件、收养公证书、收养登记申请书、收养协议收养人夫妇影印件、结婚证影印件、家庭状况调查报告及公证书、收养人的出生证和身体健康检查表及公证书、财产证明及公证书、工作单位证明、无犯罪记录证明及公证书、国家证明上述出证的公证所合法的材料。7.其他，包括寻亲记录和收养人员及家庭回访记录等。

（二）收养人员档案建档方式。收养人员档案不同于福利院其他文书类档案，它是以收养人员的基本信息和生活轨迹为主要依据，随着收养人员在入院时、入院后及离院时的各类文字、表格、影像资料为内容的档案。基于以上内容，我们可以按照人事档案的建档方式为他们建立档案，按照内容和步骤进行整理。收养人员档案的立卷原则要保证一人一卷，重点关注法律关系的确定文件。因为收养人员尚是未成年人，没有明确的保护人，只有通过档案来保护收养人员的生存权、受教育权及其他一切合法权利不受侵犯。从收养人员进入福利院开始，其个人档案就要开始建立，包括其基础健康材料收集整理、户籍建立等内容。建立档案后，要有专门的部门负责档案的管理，包括为收养人员建立统一的档案编码，每个人都有着独立的个人档案。在档案建档过程中，要注重档案的独立性和连贯性。并且其档案要有一定的开放性，便于后期档案的录入，尤其是收养人员离院后，后期的反馈信息也能及时进行添加，不断充实其个人档案。

三、加强收养人员档案管理的措施

要做好收养人员档案收集整理工作，可以从以下几个方面入手。第一是提高档案工作人员的素质，把专业能力过硬、政治可靠、责任心强的同志充实到档案管理中。二是强化档案室硬件建设，加快档案信息化建设，提高档案收集整理工作的效率和水平。三是健全收养人员档案收集整理相关制度和流程，要依据国家民政部和档案局的相关政策，详细制定收养人员档案的操作流程和职责划分，确保收养人员档案规范齐全。四是提高档案工作人员服务意识和水平。把被动服务转变为主动服务，充分分析和挖掘收养人员档案数据中隐含的信息，更好地为收养人员及相关社会组织服务。

总之，收养人员档案管理工作是一项影响到福利院日常管理和收养人员自身权益的重要工作，要重视档案的收集，加强档案的管理，挖掘档案中存在的信息，更好的为社会福利保障事业提供信息支持。

［1］俞乐奕.福利机构收养儿童档案信息化管理初探——以南京市社会儿童福利院档案为例［J］.云南档案，2011（11）.

［2］罗佳靖.儿童福利院档案管理研究［J］.民营科技，2016（1）.