浅谈医院办公室档案管理工作的优化建设

文/靖江市第二人民医院　王多多

浅谈医院办公室档案管理工作的优化建设

文/靖江市第二人民医院王多多

医院办公室的档案管理范围很广，实物档案、声相档案、人事档案、科技档案、病历档案以及文书档案都是医院办公室档案所包含的内容，记录了医院的发展历程。随着信息时代的来临，对医院办公室档案管理的要求越来越高，信息化是办公室档案管理工作的主要优化内容。信息化建设的实现对医院办公室档案管理来说有利有弊，其利在于管理档案更加便利，其弊在于在档案管理实施的过程中还存在着许多的问题，因此优化建设办公室的档案管理非常重要。本文围绕着医院办公室档案管理工作的优化建设展开讨论，首先介绍了医院办公室档案管理存在的问题，随后提出了医院办公室档案管理工作的优化建设措施。

医院；办公室档案管理；优化建设

在对医院办公室档案进行管理的过程中，实现信息化管理非常重要，但在管理过程中还存在着许多的问题。问题包括信息不够安全、存在一定的变化性，过于依赖设备，电子文件载体与信息分离等等。对医院办公室档案的管理进行优化可以提高医院的经济效益和社会效益、促进资源利用率的提升、促使档案信息资源的作用充分发挥。因此，建设优化医院办公室档案管理工作非常重要。

一、医院办公室档案管理存在的问题

（一）缺乏安全意识。档案的安全问题涉及很多方面，而档案管理人员往往缺乏一定的安全意识，这就会导致档案因为各种因素造成损坏。例如在阴雨天气档案管理人员没有做好档案防潮，尤其是在梅雨天气，梅雨天气阴雨绵绵，会持续很长一段时间，在这一段时间如果不注意做好防潮工作，就会导致档案出现损坏。在晚上档案管理人员如果缺乏安全意识，没有做好防盗工作，就容易造成档案丢失等情况的出现。在天气干燥的时候如果档案管理人员没有进行防火工作，档案就可能因为天气太过干燥导致档案毁坏。同时，在对电子档案进行管理的过程中，如果档案管理人员没有做好安全防范的工作，就容易使网络运行处于不安全的环境，设备系统出现问题，还有可能出现木马病毒感染或者黑客入侵的情况，造成档案资料被盗窃或毁坏，如果档案管理人员缺乏安全意识，没有提前对资料进行备份，就会导致资料毁坏后无法复原。在对档案进行节约或调取的过程中，如果档案管理人员没有将其放置回原处，就容易造成档案丢失。

（二）落后于时代的发展。时代在发展，但医院的档案管理往往还在使用传统的管理方式，已经远远落后于时代的发展，无法满足时代的需要。传统的档案管理模式管理起来既耗时又耗力，造成管理人员工作效率低，不利于档案管理工作的开展。医院的档案管理人员也存在着许多的问题，缺乏一定的科学知识、学历低、与时代脱节、专业性不足等问题的存在导致档案资料一直没有得到很好的整理归类，被长期积压。同时，传统的管理模式也给管理工作的开展造成了困难，其困难体现在档案的利用、查找、保存上，在这种情况下，档案价值和作用无法真正得到发挥，因此，有效地实现医院档案管理系统化需要先进的管理模式来进行。

二、医院办公室档案管理工作的优化建设措施

（一）做好提高员工意识的管理工作。要使得管理人员的能力得到提升，提高管理人员的意识是能力提升的前提，管理人员只有先具备了正确的管理意识，才能提升能力。其能力主要涉及储备档案的信息资源，对档案信息资源进行把关，确保其质量符合要求，最终使得档案信息资源的价值得以提升。医院首先要进行档案管理方面的思想教育，使得管理人员对档案资料的重要性有一个明确的认识，只有明白了这份工作的重要性，管理人员才会明白自身担负的责任，在管理档案时做到认真仔细。对于档案管理人员，需要让其明白收集整理档案资料时各个方面需要注意的问题，在进行档案资料保存时综合考虑到天气等外在因素的影响，在保存资料时做好防潮、防火、防盗等方面的工作，使得档案资料一直处于安全的状态，在保存过程中不会出现差错，损坏其可用性和完整性。

做好源头管理工作是实现档案管理工作建设的前提，为使档案管理工作得以完善，需要加强管理的源头工作，设立奖惩制度，通过奖惩的方式让管理人员意识到档案资料的重要性，在管理保存时做到细致认真，尽量避免出现差错，使得档案管理工作能够顺利进行，从而做好信息资源管理工作，在为用户提供信息资源时做到准确及时。在对医院办公室档案的源头进行管理时，不能因为档案管理部门是其负责部门，就将管理工作全部交给档案管理部门，而是需要让各个科室的员工都对档案资料的管理有一个正确的认识，明白其重要性，齐心协力，相互协调，共同进行管理工作。为了使各个科室工作人员的责任心和积极性得到提高，需要采取一定的措施，在年终考评中加入档案管理工作，对于管理工作突出的科室和部门，可以对其进行物质或精神奖励，从而提高其管理意识和责任心，在进行管理工作时做到积极主动。

（二）使用先进的管理方式突破管理重点。传统的档案管理已经不再适应当代医院的发展需要，因此，需要对这种传统的管理方式进行改进。首先需要对用户的实际情况进行调查、整理，找出其中的重点信息，将其重点信息作为管理的突破口。在档案管理中，为促使其信息化建设的速度加快，就需要加强医院的信息化建设。将立卷的改革、网络的建设、流程的简化、专题的分类作为管理的突破点，对这些重点内容进行突破，从而在实现经济效益的同时，实现社会效益。在系统中录入医院的档案时，需要细致到工作的各个环节，将这些环节的档案归入到一个系统中，促使管理工作井井有条。为了促使档案在保存过程中不损坏档案的完整性，使其价值得以延续，需要规范电子文件的管理流程以及归档流程，从而促进医院办公室档案管理的系统化、信息化和数字化。

（三）循序渐进，由点到面。要通过全局的眼光看待医院办公室档案管理工作。在医院档案的管理中，开发、利用信息资源时，需要对其体系结构进行观察，观察其科学性和完整性，进行观察的原因在于其科学性和完整性与医院的社会效益和经济效益息息相关。在医院档案的管理中，其管理工作的逐步递进以及由点到面关系着其工作的可持续发展。对于档案管理工作，需要对其档案资源进行建设，实现信息化管理，在推进信息化的过程中总结经验，对其管理方式进行创新，循序渐进，从而促进医院档案管理工作，实现可持续发展。

三、结语

为实现医院办公室档案管理的优化建设，需要采取一定措施，措施主要围绕两个方面展开，意识和行为。通过这两个方面建设优化医院档案管理，在管理过程中紧跟时代的脚步，通过互联网技术的运用实现信息化管理，改变传统的档案管理模式和方法。本文围绕着医院办公室档案管理工作的优化建设展开讨论，首先介绍了医院办公室档案管理存在的问题，随后针对其存在的问题提出了医院办公室档案管理工作的具体优化建设措施。通过措施的实行，对档案进行科学的利用和管理，促进社会效益和经济利益的共同发展。

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