新形势下做好档案保密工作的思考

文/国家新闻出版广电总局七二二台 皮序宇

新形势下做好档案保密工作的思考

文/国家新闻出版广电总局七二二台 皮序宇

科学技术的发展和网络时代的到来，为档案管理工作带来了很大便利，但也为档案保密工作带来了更大挑战。档案保密工作不仅关系个人的安全隐私问题，还关系到企业、机关事业单位的一些内部机密和秘密。因此加强新形势下档案保密工作力度，改进档案保密管理措施，是非常有必要和重要的。 鉴于此，本文将基于笔者多年的档案管理工作实践经验，首先对档案涉密情况变化及当前工作中所存在问题进行分析，随后据此探究出一些加强档案保密工作的具体措施。

新形势；档案保密工作；思考

一、档案涉密情况的变化

每一个档案都有属于自己的密级，而且其密级也不是一直保持不变，它会随时间的推移以及文件贯彻的情况变化而变化。在档案保密管理工作中，密级的变化主要可以概括为三点：分别是升密、降密及解密。在档案的密级变化中，出现档案升密情况是相对较少的，而更多的是档案的降密和解密。通常引起档案密级变化的原因主要有三点，第一，保密的范围发生了变化。第二，密级文件的作用发生了变化，以前的密级文件指导作用和现在的工作不再符合，密级文件的指导作用已经不复存在，所以密级也就随之降低或消除。第三，保密时限上的变化。

二、目前档案保密工作中存在的问题

（一）立卷归档和文档保密不相适应。一般情况下，传统档案保密工作中的立卷归档所采用的方法都是“四分法”，这样的方法非常容易忽略一些保密工作的重要影响因素，使得在档案保密工作的技术操作问题上，存在着涉密文件资料与非密级文件资料混着交叉保存的情况。只要对档案进行粗略的检查，就可以发现其中存在着不少的涉密文件资料，而且在这些涉密文件资料上并没有找到任何与涉密文档相关的标志，这就导致了档案和保密出现严重脱节的情况，不仅大大降低了档案的保密性，还会为档案的提供利用造成很大的隐患。

（二）档案部门和保密部门的责任取向不统一。在实际工作中，档案管理部门和档案保密部门在其责任取向上有着严重的分歧。通常档案管理部门较为关心的是档案的管理和使用，而保密部门的重点则放到了档案室管理的各个档案文件，尤其是一些密级较高文件的安全性上，如何保证保密期限内档案文件的安全是他们最为关心的内容。之所以会出现档案管理部门与档案保密部门责任取向上的不统一，主要是因为各级管理单位都认真严格地按照国家档案局、国家保密局所规定的要求去做好自己的本职工作，而将相互沟通关联的协调放到第二位，甚至将有关的规范要求抛之脑后，从而加大了档案保密工作的难度，使得档案保密工作的目标难以实现。

（三）部分地区档案管理人员保密意识不强。近几年，档案管理部门积极响应党的号召，不断提升档案资料的使用价值。深度挖掘档案资料在使用和利用、造福于民的工作效率，并且取得了一定成绩，在这方面非常值得肯定。然而，在一些地区的档案管理单位中，依然存在着一些档案管理人员保密意识不强的情况，这就为档案保密工作带来了很大的隐患。管理人员在向外部工作人员提供档案资料时，偶尔会出现泄漏涉密文件资料的情况，无论是工作人员的无心之失还是故意为之，都加剧了档案外泄的发生，使得涉密档案的控制管理与原计划中的要求出现了偏差。

三、加强档案保密工作的具体措施

（一）做好档案保管过程中的保密工作。切实落实好档案管理过程中的保密工作，是提高档案安全性，减少或避免密级档案外泄的重要手段。在档案保管过程中，必须做好以下两方面内容。

第一，对档案的库房进行认真严格的管理。如果条件允许，应该对档案的库房建设进行详细规划，使其能够达到国家档案库房的相关标准。即便无法对档案的库房建设进行过多干预，需要将档案库房设置在机关单位的办公楼内部时，也应该从档案保密的角度去进行库房的选择，切不可随意将其中的一间办公用房当作档案库房来使用。例如：不能选择将档案的库房设置在办公楼最底层等。同时还要设立专门的档案库房管理人员，严格按照库房管理要求做好档案的保密工作，切实保护好档案安全。

第二，明确将档案的保管期限与保密期限进行区分。档案保管期限的确定应该以档案内容的现实作用和历史作用为基础，并从本机关工作和为国家积累历史文化财富的需要来确定档案的保存价值，通过这样分析得出的档案保管期限的准确性更高。而档案的保密期限则应该按照该档案的影响程度来进行确认，例如：在规定的时间内，档案外泄对国家的安全、社会的利益带来的危害程度等。并且在其保密期限内应该受到国家有关保密法律、法规的保护。

（二）做好档案利用过程中的保密工作。档案在利用过程中，对保密工作有三点要求，分别是加强档案利用中的监督工作、处理好档案保密和利用之间的关系、做好档案开放中的保密工作。

第一，加强档案利用中的监督工作。档案的利用过程中存在较大档案信息泄漏风险，因此必须加强档案利用的监督力度，确保档案的保密性。对利用中的档案进行严格监督，不仅有利于找出档案利用过程中的一些不良行为，还可以提高档案的完整性与安全性。首先，制定相关的监督管理制度，对档案阅览、外借和复制等行为进行严格规定。其次，根据档案的利用对象和利用目的，对档案利用者的心理进行准确把握，进行有针对性的重点监护，确保档案利用的安全。最后，可以借助相关监控设备，对档案室进行实时监控，比如：安装摄像监视器、360度旋转高清摄像头等，有效防止偷取信息和档案资料行为发生。

第二，正确处理好档案保密和利用之间的关系，是提高档案利用价值的重要手段。为了可以更好地对档案加以利用，将档案管理人员的价值充分体现出来，档案管理的工作人员应该对所管档案资料即馆藏有一个全面了解，做到馆藏于心。改变以往的档案管理观念，不仅要做好档案的保密工作，还要将档案管理工作的职能充分发挥出来，从根本上去理解“档案既要保密，又要充分利用”的含义，如果为了提高档案的保密性，而放弃了其利用价值，这样的档案保密也失去了保密工作的真正意义。档案的保密和利用应该同时进行，只有正确处理好两者间的关系，才可以让档案在安全的情况下发挥更高的利用价值。

第三，坚持做好档案开放中的保密工作。对开放中的档案也应该进行必要的保密工作。在确定对档案进行开放前，应该对其进行仔细审查，确保其开放不会对国家、社会造成任何影响，并对其开放范围进行严格控制。不仅如此，还应该切实落实好档案的解密工作，档案管理人员应按照档案的密级管理规定来落实执行相关密级档案资料的管理措施，将档案的利用限度最大化，确保在规定范围内最大化开发、利用档案价值。另外，进行解密的档案应该确保不在保管期限和保密期限内，否则将得不偿失。

（三）提高档案人员素质，加强队伍建设。档案管理工作岗位的基本职责就是要使档案资料保存的完整性与安全性得到有力保障。作为档案管理工作人员，首先要具备较强的工作责任心，保证档案的齐全、有序、完整，禁止一切可能导致档案缺损、破坏的现象发生。因此，对档案管理工作队伍进行加强是非常必要的，不仅需要掌握专业知识，还要具备较强的责任心以及较高的政治素养与综合素质，才能胜任档案工作。作为档案管理人员还应当在枯燥的工作中灵活应变，善于将工作中经验进行总结、提炼，运用到工作中。同时要耐得住寂寞，守得住清贫，要有高尚的情操，甘于奉献。只有努力做好自己本职这一项光荣而艰巨的任务，才能在工作中不断进行自我提升，使档案管理工作能够得到更好的完善和提高，更高效的推进档案工作。

［1］肖永菊，王有涛.谈如何做好新形势下档案保密工作［J］.郧阳师范高等专科学校学报， 2009，29（3）：112-113.

［2］聂菊梅.新形势下档案保密工作存在的问题及对策［J］.城建档案，2015（11）.

［3］李新梅.浅谈档案保密工作中面临的问题与对应策略［J］.科技经济市场，2014（09）.