浅淡疾病预防控制专业特色的档案编研工作

文/鄂尔多斯市疾病预防控制中心　陈君英

浅淡疾病预防控制专业特色的档案编研工作

文/鄂尔多斯市疾病预防控制中心陈君英

本文主要阐述了具有疾病预防控制专业特色的档案编研工作在新时期的重要性，以及在编研特色档案时应该注重的问题。

疾病；预防控制；专业特色；档案编研

目前我国公共卫生事业改革发展工作已进入新阶段，并且取得了丰硕成果，同时也进一步推动了疾病预防控制事业的蓬勃发展，各级疾病预防控制中心的档案工作也逐步走上了规范化、科学化管理的轨道。特别是自档案目标管理活动开展以来，更是将档案工作推向一个新的高度。国家卫计委“等级站评审标准”，将档案管理晋级达标作为等级站评审申报的先决条件之一，明确地列入其中，这就极大地促进了疾病预防控制中心档案工作的发展，具有疾病预防专业特色的档案编研工作也成为基层疾病预防部门工作中的一项艰巨的任务。

自1996年以来，鄂尔多斯市防疫站（后更名为鄂尔多斯市疾病预防控制中心）将档案管理工作纳入了目标管理责任状范畴，使档案室的工作不只是负责收集、整理、归档“红头文件”和业务资料。而是要深入开发档案信息资源、编撰有疾病预防专业特色的编研资料。这一举措，极大地推动了中心的档案工作，使档案工作迈上了一个新台阶。特别是随着全国各级疾控机构绩效考核的开展，各项考核指标的溯源均离不开档案工作的支持，更是将档案工作推向了一个新的高度。研究如何提高档案编研工作，深入开发档案信息资源已成为各级疾病预防控制机构档案工作中一项十分重要的任务。在当前形式下，疾病控制中心综合档案室应该把开发特色档案信息资料、档案业务资料作为中心任务和指导思想。

近几年，疾病控制中心在疾病防控任务、突发公共卫生事件的处置、健康教育等方面都取得了很大的成绩，资源利用的效益和效率稳步提高，公共卫生保障能力进一步增强，人民生活基础状况逐步改善，医疗卫生综合服务能力再次提升，各类传染病的发病率逐年下降。所有这些都离不开档案信息的作用。因此，在开展档案编研工作时，主要在突出卫生防疫特色上做文章，使编研材料有很强的专业性和实用性，受益于业务人员。经过十几年的不断探索总结，在工作中我们深刻体会到，开发利用有卫生防疫特色的档案编研材料，要抓住以下几个环节：

一、把业务档案作为编研工作的重点对象

疾病控制中心在疾病预防控制、突发公共卫生应急处置、疫情报告及相关因素信息管理、健康危害因素监测与干预、实验室检测分析与评价、健康教育与健康促进、技术管理与应用研究指导等一系列业务工作中，形成了大量的文书、业务技术、科研、基建、设备、会计、教学、声像、实物等的档案材料。但由于疾病预防控制是一项专业性很强的工作，故而反应与记录此项工作的主要载体业务档案也具有了极强的专业性。此外，疾病预防在业务上又具有连续性的特点，对疫情流行规律的认识以及在开展公共卫生的监督监测的过程中，都必须以业务档案为依据。因此，在开展档案编研工作时，应首先把业务档案作为中心，编研材料才可能有专业特色，才能更有效地为疾病预防与控制、监督监测服务，充分体现业务档案的利用价值。

二、档案编研要围绕各业务工作开展

档案编研材料要有特色，要紧紧围绕业务工作的需求来选题，要真实反映单位的中心工作和业务活动，如果脱离业务工作的选题，就谈不上编研材料的专业性。因此，档案人员要掌握单位的中心工作，在安排全年的档案编研工作时，首先要摸清单位档案利用需求的趋向，以此来确定编研的选题，从而确保编研材料能最大限度地满足单位实际工作的需要。然而，对档案的利用往往都围绕着单位的中心工作，因此，只有了解和掌握单位的中心工作，才能对当年的编研工作的开展做到心中有数，才能确保编研选题的大方向上与单位的工作保持一致，不偏离利用需求，更好地服务于单位的工作。如我中心近几年的中心工作是为通过省疾控机构绩效考核做准备，而疾控机构绩效考核评估标准要求各科室出具近三年各项指标数据的综合分析。对此。档案室及早做出反应，在制定编研计划时，就安排编制反映这一内容的编研材料，为及时满足全中心的利用需要起到了积极作用。其次，要了解和掌握各项业务工作内容，疾病预防控制中心的主要业务是开展传染病、地方病、慢性病的预防和管理以及食品卫生、环境卫生、学校卫生、放射卫生、职业卫生的监督监测。档案人员在具体做各专业口的编研计划时应针对以上各业务工作的特点和内容来确定编研材料的题目和适合的类型。为此，档案人员应经常深入各科室，广泛与业务人员交流，了解各科工作职责和范围，熟悉各业务工作的流程和具体内容，从中掌握业务人员的利用需求。此外，还可以通过在借阅中开展专题利用服务登记、发放利用意见表和分析利用效果登记等形式，充分全面地了解和认识业务人员的利用需求。

三、保持档案编研材料的系统性和连续性

在保证档案编研材料具有防疫专业特色的基础上，我们还要根据防疫专业具有的系统性与联系性进行档案编研，即在原有的馆藏基础上进行多层次的编研加工，如将历年来上级政府颁发的关于传染病及卫生法律、法规、条例、程序及业务技术规范编制成有关的业务执法依据性文件汇编，既保持了执法依据的系统性又具有连贯性，为业务人员履行职权时提供更便捷有效的服务。

另外，由于疾病控制业务是一项连续性很强的工作，开展疫情分析预测，制定防止措施以及对公共卫生实施监督监测的过程中，都需要掌握和对比前一年的数据，特别是在开展预防医学科学研究时，更需要较长年度的相关数据做依据。这就是说业务档案编研的连续性尤为重要，这就需要我们在原有的基础上将分散在各年档案中的监督监测数据集中起来，作出有针对性的统计和分析，就可以使档案的利用变得更系统更直观，就可以极大地节省业务人员的时间和精力，这就要求档案人员对档案信息进行初次加工外，还要将编研工作的重点放在系统地提供深加工的档案信息上，根据各专业口的需要，开展专题性的统计分析更为适宜。如疾控部门所编制的《传染病分析》《麻疹监测分析》《流脑发病、死亡人数塘角鱼分析》等，这类编研材料被业务人员应用于科研、专题调查等实际工作中，显示很强的实用性。

四、提高疾控档案编研人员自身业务素质

作为疾控部门的档案人员，做好编研工作，应具有档案编研的专业知识和疾病预防专业知识。目前的疾控部门档案人员多为非专业人员，因此，加强对档案编研工作的认识和编研知识技能的学习十分必要，这是做好编研工作的基础。另外，档案人员只有学习和掌握了疾病预防专业知识，才能阅读和分析业务技术报告和总结，才能选择反映专业特点和内容的编研材料题目及适合的类型，这是确保编研材料具有专业特色的前提。此外，在编研材料的编制过程中，即使请有关的科室业务人员配合进行，也需要档案人员在具备一定的专业知识的基础上，与业务人员进行充分地交流，才能共同完成对档案信息的深层次的加工。

总之，为进一步开展有专业特色的编研工作，深入开发疾病控制档案信息资源，档案人员应注意培养和提高自身的业务素质。将疾控档案进行编研，是疾控中心贯彻我国档案集中统一管理基本原则而建立的一种档案管理模式，它符合疾病控制业务工作的特点和需要，随着业务档案编研实践的发展，它将会更加完善，一定会为疾控部门业务工作的开展发挥重要作用。

[1]李延英.疾病预防控制档案编研应突出专业特色.[J]办公室业务2011（5）.