我国移动数字档案信息服务发展研究

李 颖,史 辉

(河北大学 管理学院，河北 保定 071000)



信息资源管理研究

我国移动数字档案信息服务发展研究

李 颖,史 辉

(河北大学 管理学院，河北 保定 071000)

移动数字档案信息服务对推动档案事业的发展具有重要意义。在延展移动数字档案信息服务本质和内涵的基础上，梳理了我国移动数字档案信息服务的现状，进而从服务主体、服务内容、服务过程等方面分析当前移动数字档案信息服务发展的特点，提出了推动移动数字档案信息服务良性发展的策略。

档案；信息服务； 移动新媒体

伴随着信息技术的飞速发展，移动新媒体的优势不断突显，使用便捷、不受时间和地点限制、可覆盖面更广、可个性化订制等特点，使得其在各个行业日益备受青睐。档案部门对移动新媒体的理论研究和实践探索也在不断增多，如何利用移动新媒体更好的开展档案信息服务，受到普遍关注。

一、对移动数字档案信息服务的延展理解

近年来，对于移动新媒体环境下档案信息服务的研究不断增多，但表述和研究的侧重点各有不同，比如，有的学者认为将其称为“移动档案服务”，并认为“是在档案馆数字化和移动设备、技术充分发展的前提下，用户通过第五媒体便携式终端设备(如手机、PDA、IPAD)等，以无线接入的方式实现档案信息交流、咨询、利用等功能的新型档案馆服务模式”；有的学者称之为“移动化档案信息服务”，并指出其是“依托成熟的无线移动网络、互联网以及新媒体技术，在档案信息数字化基础上将档案信息服务功能延伸到移动客户端，使利用者不受时间、空间和地点的限制，通过手机、PDA、手持阅读器、平板电脑、MP4等各种便携式移动终端设备，以无线接入的方式方便灵活地实现档案信息的查询、交流、阅览和利用的服务形式”，还有学者认为其等同于“移动数字档案馆”建设。在本文中，提出并采用“移动数字档案信息服务”的表述对相关问题进行研究[1]。

表面上看，移动新媒体是对传播媒介的改变和创新应用，但更深层次的，它引发了信息传播中一系列要素和机理的改变，比如信息传播主体与客体间关系的变化，信息内容表现形式的改变等等。因此，移动新媒体虽是移动档案信息服务所依托和借助的平台，但移动数字档案信息服务不是简单的将传统档案信息服务移至移动终端，不仅仅是在档案信息服务中手段与工具的改变，而需要基于此平台对服务理念、服务主体、服务内容、服务对象以及服务方式等要素全面审视以及对要素之间关系进行重新梳理，通过各要素之间关系的转变和调整，有效借助移动新媒体在档案信息服务中的优势，提升数字档案信息服务能力。

笔者认为，移动数字档案信息服务是指档案部门充分利用移动新媒体，以有形和无形的方式，满足用户利用档案以及与之相关的信息需求，实现自身职责与使命，多层多维激活档案及档案工作价值的过程。在整个过程中，应将移动新媒体有机融入数字档案信息服务的各个要素和每个环节，分析其所呈现的新变化和新特点，比如移动新媒体状态下，用户往往会处于一种碎片化浅阅读状态，此时数字档案信息的呈现就应该突破传统的宏伟叙事，以精短的内容形式满足用户。面对移动数字档案信息服务，必须以对新技术的应用为入手点，全面系统的对档案信息服务要素以及要素间关系进行梳理与构建，才能真正实现对传统档案信息服务的拓展与创新。

二、我国移动数字档案信息服务发展的现状分析

移动数字档案信息服务从出现至今，在动态探索中不断发展完善，主要包括以下几个方面:第一，以手机短信提供文件档案查询服务。在此过程中，用户按要求编辑短信发送到指定号码，档案馆工作人员给予回复。第二，将互联网应用移至移动终端。比如，利用档案门户网站在移动终端提供、发布档案政务信息以及展示档案资源；利用社交媒体发布档案及相关信息，增加与公众互动，常见的有档案微博、手机版QQ等。第三，微信平台和档案APP的应用。微信平台主要是档案局馆建立微信公众号，为公众提供档案及其相关的资讯、资源及服务；档案AAP即利用手机应用软件，实现档案信息服的功能。

按照上述三个方面，笔者选取手机短信、博客、QQ、微信、微博、APP六种常见移动新媒体应用进行统计，以窥移动数字档案信息服务的发展变化。

(一)使用数量统计

笔者按照年份对档案局馆对上述六种应用进行了数量统计(统计日期截止于2016年4月18日)，意在对近十年来档案部门对移动新媒体的应用进行总览。在统计过程中，手机短信的应用日期来源于资料查阅(主要是新闻报道和网站信息)*贵州档案方志信息网.贵州省档案馆开通手机短信查档业务[EB/OL].http://www.gzdaxx.gov.cn/gzdaxx/xwdt/jggzdt/2009-07-16/429.html;祝桥兵.档案共享六合一 随时随地查信息——浙江宁海县档案局馆运用新媒体等技术手段实现档案资源共享[N].中国档案报,2011-09-19;中国镇江金山网.句容档案馆开通短信查档平台[EB/OL].http://www.jsw.com.cn/zjnews/2012-12/02/content_2726589.htm,即手机短信应用日期来源资料(新闻报道和网站信息)。，其余是以申请创建年份或第一条内容的更新年份为开始应用时间。其中，博客、微博数量从新浪手机客户端所统计的档案局馆认证以及非认证博客、微博账号第一条内容更新的年份开始统计；QQ数量按照手机QQ联系人添加“找群”方式搜索档案局馆创建QQ群的年份开始统计；微信数量统计包括服务号和订阅号；APP数量按照苹果、安卓两大应用市场所显示的最初版本年份统计。

表1 档案部门移动新媒体使用数量统计

(二)应用变化分析

根据以上统计，2004年到2010年期间，档案局馆对移动新媒体应用的数量增长缓慢且种类形式较少，以手机短信和QQ为主；从2011年之后，应用数量逐年增长，且增长速度较快。其中，微博在档案局馆的应用从2009开始，2011年(中国政务微博元年)起增长较快[2]，到2014年达到顶峰，2015年有所回落；微信在档案局馆中的应用从2013年开始，2015年形成一个高潮，一定程度上反应出微信正在成为当前档案局馆应用移动新媒体的重要选择；博客、手机短信在档案局(馆)中的应用虽然较早，但一直是一个相对较低的数量；移动APP作为现阶段的一种新型服务方式，在档案局馆中的应用虽数量较少但已初露头角。

图1 档案部门移动新媒体应用变化分析

(三)应用区域分布统计

在上述统计分析的同时，笔者对移动数字档案信息服务的开展按照区域进行了分析，整体来看，东部沿海省份比如山东、江苏、浙江等应用数量较多；西部地区除四川省外，其它省份对移动新媒体应用相对较少，比如青海、西藏等地区，只有少量的QQ应用。可见，我国移动数字档案信息服务总体上发展不均衡，不同区域档案信息服务对移动新媒体的应用存在较大差距，东部沿海地区发展较快，西部地区发展则相对薄弱。

表2 档案部门移动新媒体应用区域分布

三、我国移动数字档案信息服务的特点研究

移动通信技术的发展是移动数字档案信息服务的基础，移动数字档案信息服务是移动通信技术在档案领域应用的具体表现。伴随着移动通信技术的深入发展，移动数字档案信息服务在探索中前进，当前我国移动数字档案信息服务的发展表现出以下特点：

(一)服务主体对移动新媒体应用诉求较强

面对移动数字时代的到来，档案部门对移动新媒体反应敏锐，表现出较强的应用诉求。从早期以手机短信、手机报的形式方便用户利用，到通过微博增强与公众互动，再到微信公众平台的建设APP的开发利用，各级各类档案局馆以及档案工作者迅速对先进的信息技术做出反应，并努力借助各种技术平台将便于利用、服务用户落到实处，表现出了我国档案工作的不断完善与发展。

但同时，当前我国档案部门所表现出来的对移动新媒体的敏锐与应用诉求还表现在浅层，有较大的发展空间。将移动新媒体有机融入档案信息服务，真正实现移动数字档案信息服务，是对传统档案信息服务的一个多维突破，它包括对档案资源建设与开发的理念和模式转变、对用户全面与深入的分析、档案信息传播路径与方式的改变、档案信息服务主体的变化等等，这些要素都直接影响着移动数字档案信息服务的效果与质量。简单的将原有的线下服务移至移动终端，并非移动数字档案信息服务的本质与核心，而当前我国档案部门开展的移动数字档案信息服务，多局限于此，较为缺少对服务中关键要素在移动数字环境下新特点的分析，有待将移动新媒体更深入的有机融入数字档案信息服务中，因此移动数字档案信息服务的优势尚未完全体现与发挥。

(二)服务内容偏重对档案政务资讯类信息的发布

在移动数字档案信息服务中，档案部门所提供的服务内容应包括资讯、资源、便捷服务等。其中，资讯是关于档案局馆业务活动的政务信息，提供此类信息意在使公众更加了解档案部门的工作性质、工作内容、工作任务等，为公众更好的利用档案信息、办理与档案相关的事务提供背景信息和支持信息；资源是指丰富的馆藏档案资源，通过对档案资源的提供，激活档案价值，在信息服务中发挥档案对公众以及对整个社会的意义和作用；便捷服务是指利用移动新媒体，通过与公众互动，及时快速地对公众利用档案的需求做出反应，提高工作效率。

综观现有移动数字档案信息服务，多数集中在对于资讯类信息的发布，对档案资源类信息传播和提供则有待拓展深化。然而，在档案信息服务中，对公众更具吸引性的、对社会发展更具价值的，是承载国家和社会记忆的馆藏档案资源。在社会发展的进程中，档案资源的有用性日益彰显，而当前我国档案资源的可用性、易用性仍不能满足社会的需求，移动数字档案信息服务为提升档案资源的可用性与易用性提供了良好的平台，但在现有的服务中此项服务仍是薄弱环节。而对于便捷的服务，部分档案局馆已进行了探索性尝试，比如在线预约查档，在提高工作效率、提升服务质量等方面初见成效，但多数移动终端的服务仍较为僵化，缺少针对性服务，服务质量有待提升，比如对于用户不同的查档需求问题，均以本单位的“查档须知”作回复，未能为用户准确答疑解惑。

(三)服务过程的全面统筹规划不足

移动信息技术日新月异，移动新媒体所提供的利用服务形式也在不断变化。档案部门对新技术为档案工作带来的机遇和挑战的反应能力日渐提升。比如，当前我国省市级档案部门建立的微信公众号已达110多个，并在不断攀升。

先进的技术为移动数字档案信息服务提供了越来越多的可选择方式，但是并非各种方式都可拿来即用，比如微博、微信、AAP等有不同的信息传播特点，建设过程中对技术、人才等方面的保障要求不同。但是，从目前对移动新媒体应用的整体情况看，在服务过程中，档案部门仅将其视为一种工具，缺少全面系统的统筹规划，使得移动数字档案信息服务的持久深入发展受到一定制约。比如，很多档案部门在采用新的服务平台和服务工具的时候，缺少对本机关档案信息服务发展所处阶段、人财物力保障条件、数字档案资源建设情况等的分析，忽视对不同形式移动服务特点、优劣的探讨，难以形成稳定持续的移动数字档案信息服务，不可避免的出现了僵尸账号、昙花一现式服务等不良现象。据笔者统计，当前我国档案部门的僵尸微博(三个月以上未更新)数量达到40%以上，正处于蓬勃发展阶段的微信公众平台建设中，不活跃公众号(一个月以上未更新)的数量占到了30%(仅包括省市级)。这种移动档案信息服务难以形成深入持久的良性循环的现象，违背了对“工具”利用的初衷。

四、我国移动数字档案信息服务的良性发展策略构建

(一)以内容为王维护移动数字档案信息服务的生命力

在新媒体飞速发展的今天，用户获取信息的渠道不断增多，信息数量呈爆炸式增长，公众已从昔日被动的接受信息，变为积极主动地、自主地选择信息。各种信息服务更加重视如何获得用户的关注，使用户选择并利用自己所提供的信息，内容为王的重要性日益突显。在信息服务中，强调“内容为王”是通过为用户提供不可替代的信息资源，吸引公众，实现信息服务的价值。档案资源是档案信息服务的内容基础，日益增长的数字档案资源为移动档案信息服务提供了丰富的内容支持。移动数字档案信息服务中的内容为王，表现为通过对数字档案资源的原始呈现、整合与深层开发，充分激活档案价值，彰显档案资源对公众、对组织及对整个社会的所发挥的不可替代的作用。

实现以内容为王的移动数字档案信息服务，首先应注重开发特色馆藏档案资源。各级各类档案馆在长期的发展中积累了丰富的反映地方历史文化特色、反映区域发展变化的档案资源。档案伴随着人类社会实践活动而产生，其形成过程赋予了档案一系列其它信息资源不具备的优秀品质，即对个人、组织、社会实践活动记录的真实性和原始性，以及有机联系性[3]。在移动数字档案信息服务中，应以公众喜闻乐见的形式，将档案资源的优秀品质，以及在此基础上衍生的特色内容生动的呈现给公众，吸引公众。其次，深化为用户提供关于“我”的档案资源，即及时、完整的为公众提供与其工作、生活息息相关的有价值的档案信息。契合档案事业“十三五”发展规划，借助移动新媒体打破时空限制，建立档案信息资源社会化共享服务平台，优先推动与民生保障服务相关的档案数据开放[4]。

(二)科学设计移动数字档案信息服务的可行实现路径

在当前移动数字档案信息服务发展中，存在一系列有违档案部门开展移动服务初衷的现象，比如对移动新媒体的利用蜂拥而上却昙花一现，微博微信中僵尸账号大量存在，服务过程中投入多但效果不明显等等。原因在于，档案部门对于移动数字档案信息服务的宏观规划和长远发展谋划不足，缺少有效的实现路径设计。移动新媒体时代，面对信息传播所呈现出来的新特点，要充分发挥移动数字档案信息服务的优势，必须多维度、全方位设计移动数字档案信息服务的实现路径。

第一，对开展移动数字档案信息服务进行SWOT分析，全面正确的认清自身的优势、劣势，分析所处环境带来的机会和威胁。我国档案事业发展存在明显的区域不平衡现象，各个档案馆在开展移动数字档案信息服务中的服务深度、广度、进行的时间节点必然有所不同，实现路径的设计有规律可循，但基于自身现状特点的设计才具有可行性，应避免盲目的模仿、跟风。

第二，明确移动数字档案信息服务目标定位。档案信息服务的根本目标是充分激活档案的价值，并更好的为公众提供各种服务。在移动新媒体环境下，档案信息服务根本目标，从实现形式看，表现为资讯与资源的主动推动服务、查档利用的被动服务、以及随机的交互服务等不同的形式；而从目标实现的跨度看，又可表现为短期目标、中期目标和长期目标。档案部门应结合实际，确定不同时期所要实现的具体目标，规划设计完整、可操作性强的科学目标体系，有计划、循序渐进的实现服务的最终目标。

第三，建立健全长效保障机制。移动数字档案信息服务是一项长期的系统工程，长效保障机制是确保其良性发展的重要条件。当前某些效果尚可的移动档案信息服务，正在因为缺乏对其长期性、系统性的关注，面临陷入因保障机制不健全而缺乏发展动力的困境。由此，面对移动新媒体，档案部门不仅要做出顺势而上把握发展机遇的灵敏反应，更应力争提供充足的人财物力支持，完善制度保障、构建优化的服务内容，确保移动数字档案信息服务能够深入持久的开展。

(三)将移动思维有机融入移动数字档案信息服务的全过程

强调数字档案信息服务中的移动思维，是指在服务过程中，注重对公众在移动新媒体环境下信息获取、信息利用等特点的分析，以适应移动新媒体传播特点的思维和方式开发档案信息资源，将对移动新媒体的合理利用有机融入数字档案信息服务的事前、事中和事后各个阶段。

按照事物发展顺序，移动数字档案信息服务包括服务的事前准备、服务的事中开展与服务的事后反馈整个过程。数字档案信息服务中的移动思维，应覆盖并渗透于这三个过程。当前的移动数字档案信息服务，多集中于在“正在进行中”的事中环节，多表现为在服务方式上将传统档案信息服务移至移动终端。由于缺少事前准备阶段的良好基础，缺少事后反馈阶段的深入思考，也就是说事前准备和事后反馈环节中移动思维缺失，因此在服务的事中进行环节，很多瓶颈问题难以被突破，服务效果仍存在较大的提升空间。结合数字档案信息服务的任务和目标，基于对移动新媒体特性的分析，笔者认为，针对当前移动数字档案信息服务的状况，应尤其注重将移动思维有机融入事前服务和事后服务两端，并深化和拓展在事中服务的效果。

首先，在事前准备阶段，关注如何利用移动新媒体提升数字档案信息服务的可发现性。因不知晓而不利用，是影响档案信息服务效果的一个重要不利因素。移动数字档案信息服务中，应注重利用有较大用户群的各种移动新媒体形式，比如微博、微信、地铁电视、户外广告屏等，使公众知晓何时、何地可以获得何种感兴趣的档案信息服务。转变因公众不知晓而无法利用所产生的数字档案信息服务自娱自乐的尴尬局面，提升数字档案信息服务的社会效果和影响力。

其次，在事后反馈阶段，强调充分利用移动新媒体的普遍性、互动性、开放性等优势，收集公众对数字档案信息服务的意见和建议，以及效果评价等信息，并深入分析，通过追踪、弥补、改进等措施，提升数字档案信息服务的质量。

此外，在事中环节，不仅仅关注在服务实现方式上选择移动新媒体，更为重要的，应全方位思考“如何”将档案信息资源“放”到移动端，即全面分析公众在移动新媒体利用过程中的信息需求和信息获取特点，以适于移动新媒体信息传播的方式对档案资源进行整合开发，并选择有助于实现数字档案信息服务各种要素和谐匹配的移动服务模式。

五、小 结

移动数字档案信息服务有助于更好的实现档案与档案工作的价值，推动我国档案事业的发展。移动新媒体愈加广泛的应用，为数字档案信息服务的实现带来了一系列的机遇与挑战。移动数字档案信息服务中，新技术的应用使得服务主体、服务内容、服务客体、服务方式与手段等要素发生了一定的变化，要素之间的关系也发生了一系列改变；加之我国各地档案事业发展不平衡，档案信息化水平不一，因此，移动数字档案信息服务绝不是移动新媒体与档案信息服务二者的简单相加，它是一种有机融合，是对传统档案信息服务从宏观统筹到微观操作、从服务内容到服务方式、从服务理念到服务模式的全方位多维度延伸与拓展。

[1]王珂,童路.论移动档案服务的可行性和必要性[J].湖北档案,2013(2):16-18.

[2]刘宁雯.中国政务微博研究文献综述[J].电子政务,2012(6):38-43.

[3]李颖.对数字档案展览的几点思考[J].北京档案,2016(3):32-33.

[4]中华人民共和国国家档案局.国家档案局印发《全国档案事业发展十三五规划纲要》[EB/OL].http://www.saac.gov.cn/news/2016-04/07/content_136280.htm.

【责任编辑 侯翠环】

Research on the Development of China’s Mobile Digital Archives Information Service

LI Ying，SHI Hui

(College of Management，Hebei University，Baoding，Hebei 071002，China)

The mobile digital archives information service is of great significance to promote the development of archival work.Based on the comprehensive analysis of the nature and connotation about mobile digital archives information service，this article analyzes the present development status of China’s mobile digital archives information service and reveals the deep development feature of China’s mobile digital archives information service from service subject,service content and service process,and provides the effective development strategies for China’s mobile digital archives information service.

archives;information service;mobile new media

2016-05-12

2015年国家社科基金青年项目“新媒体环境下档案公共服务机理与策略研究”(15CTQ037)；2016年河北大学研究生创新资助项目“手机客户端在我国公共档案馆移动信息服务中的应用研究”(X2016031)

李颖(1980—)，女，河北衡水人，博士，河北大学管理学院副教授，主要研究方向：档案学。

G270

A

1005-6378(2016)05-0149-06

10.3969/j.issn.1005-6378.2016.05.022