院系教学秘书工作职责及创新工作方法的认识

吴晓玉 罗军敏 欧刚卫 柴惠玲 彭金芝

摘要：中国的教育体系由普通教育、职业教育和成人教育组成。我国目前正加大对职业教育的投入。随着国家教育部不断加大对地方中等职业院校的投入和扶持，国发[2005]35号文件《国务院关于大力发展职业教育的决定》的颁发，地方中等职业院校迎来了发展的春天。高校工作以教学为中心，教学秘书在教学管理中起着举足轻重的作用，本文结合自己从事院系教学秘书的工作实践和管理经验，对院系秘书工作职责和创新工作方法进行了初步认识和探讨。

关键词：教学秘书;工作职能;方法创新

中图分类号：G647     文献标志码：A     文章编号：1674-9324（2016）42-0130-02

高校工作以教学为中心，而院系教学秘书是高校教学信息的掌握者、传递者和运行者，是教学管理信息上传下达的桥梁，是联系学校、教务处及教研室的纽带，是教学工作正常运行的枢纽。教学秘书工作对院系教学至关重要，在高校教学管理中发挥着重要的作用，作为院系教学秘书除要认真履行好自己的工作职责外，还应该积极主动创新工作方法，以促进教学管理工作更加规范合理、教学质量得到稳步提升。现就本人的工作经历和管理经验对院系教学秘书的工作职责及创新工作谈谈自己的认识和看法。

一、工作职能方面

院系教学秘书的基本职能是贯彻执行学校教学指导思想，协助主管院长处理日常的教学、科研活动，做好协调、服务、监督和管理等工作，维持正常的教学秩序。教学秘书工作范围宽阔，涉及事务非常琐碎，工作质量直接影响着教学质量，因此，院系教学秘书在工作中必须理清自己的工作职责，只有职责明确，才能提高工作效率。

1.服务管理职能。教学秘书工作是一项十分细致的综合性服务工作，既有行政管理工作，又有教学业务管理任务，涉及面广、事务繁杂，要把自觉服务、真心服务作为工作的出发点，坚持始终以教师为本，以学生为本，加强与任课老师、学生间的交流沟通，主动为他们着想，及时向主管院长反馈有关信息，真正将服务落实于各项教学管理工作中，为日常教学活动的正常运作保驾护航。

2.沟通、协调职能。在教学管理工作中，许多教学活动都呈现纵横交错的网络关系，教学任务的顺利完成是由许多部门共同完成的，院系教学秘书是学校和学院之间、领导与教师之间、教师和学生之间教学活动的纽带和桥梁[1]，具有上传下达、协调左右、互通情况、沟通信息、改善关系、合理统筹的作用，因此，院系教学秘书的有效协调与沟通是确保教学秩序正常运转和教学工作达到预期目标的基本手段。教学秘书不仅要从思想上意识到协同合作的重要性，也要在实际的工作中真正地实践它。

3.教学档案管理职能。教学档案是在长期的教学、科研以及教学管理活动中形成的具有考察和参考价值的多种载体的文件资料，是反映高校学术水平和教学质量的重要材料。院系教学秘书承担着院系各教学活动、教学管理资料的收集、整理、归档、保管任务和协助教学院长做好教学管理的职责。对于重要文件，重大活动、重要进展、图片资料等要及时汇总、收集、整理、编排和归档，不得缺失和遗漏，使教学档案适应教学管理的需要，实现教学档案为教学服务的使用价值。

4.监督职能。教学秘书在教学管理中处于枢纽位置，获取信息快捷而可靠，为保证教学质量，要对教学过程、教学质量进行全程监控。教学秘书在工作中除了要积极协助主管院长进行各项教学质量检查，经常了解、跟踪教学情况，加强教学信息的反馈外，还要在学校教务处的统一指导下，结合院系具体情况，协助主管院长对教师教学质量和学生学习质量定期开展不同形式的评价工作，且目标明确，重点突出。坚持教学工作评价经常化与制度化，实现教学工作与日常教学管理相结合。

二、工作方法的创新方面

当今社会是激烈竞争的时代，教学秘书工作不再单一、机械和重复，教学秘书应不断更新教学管理知识和观念，在自己的工作岗位上有所创新和突破，才能提高工作能力和管理水平，更加有效地为教学工作服务。

1.转变思想观念，树立强烈的服务意识。教学秘书是最基层的教学管理人员，大多数情况下都是在默默工作，无私奉献，极少有“出头”、“露面”、晋升的机会，所以很多教学秘书工作的服务意识浅薄，服务工作仅限于表面、简单或基本的服务。

做好教学秘书工作，必须转变思想观念，树立强烈的服务意识。在日常工作中教学秘书要把为院系领导、教师和学生三者间的主动服务、真诚服务、优质服务作为工作的出发点，坚持以师生为本，广泛深入了解院系领导、教师和学生三者的需求，对存在的问题进行归纳整理，对整理出的问题及时地处理，牢固树立教务无小事的理念，虚心听取意见，增强服务意识，为学校领导、为教学科研、为师生排忧解难，做好各项行政服务工作[2]。

2.与时俱进，合理利用信息平台提高工作效率和管理水平。随着高校的发展壮大，高校的专业设置、师生数量都发生了很大的变化，在这种情况之下，我们要与时俱进，改变原有的办公模式，利用现有的信息平台搭建学院领导、教学秘书、教师、学生之间的交流桥梁，让沟通更顺畅信息传递更快捷，初步达成无纸化的教学管理模式。教学秘书在这平台的搭建中，起着关键的核心作用，建立QQ群、微信群、设立公共邮箱等，并在平台中起到承上启下、牵线搭桥、维护管理、信息收集等作用，合理利用信息平台提高工作效率和管理水平。

3.按时完成工作和随手记录，当好助手和参谋。院系教学秘书的一个重要作用就是当好教学院长的参谋和助手，要根据学校的教学要求，协助领导制订出具体的教学计划和教学工作安排。因教学秘书工作具有一定的时效性，而且涉及面广、涉及人多，既有常规性的日常管理工作，又有突发性的教学情况，如果某些工作不能按时完成，就会导致整个工作不能顺利进行，从而破坏院系整个工作计划的实施;教学秘书工作内容还千头万绪，极其烦琐，环节众多，对于一些当时无法立即处理的事情不能单纯依靠头脑去记忆，应随手做好记录，事后及时梳理解决，这样才会保持头脑清醒，确保工作无遗漏。所以按时完成工作和随手记录的好习惯是当好助手和参谋，为教学院长的决策提供准确的信息、依据和建议[3]。

4.及时与教研室教学秘书有效沟通，保障教学顺利实施。院系教学管理工作由院长、主管教学副院长、教学秘书、各科室主任、科室教学秘书（主管）等组成。院系教学秘书具体负责教学管理工作日常事务，在课程安排、教材选用、确定任课教师、考试安排、教研室活动计划、调课、教师教学工作的进度、课堂教学质量监控等方面都需要及时与教研室教学秘书进行及时、有效的沟通，才能保证教学活动有理、有节、有序地实施。

随着高等教育事业的不断发展，教学管理工作将更加繁重和复杂，教学秘书将面临更大的挑战，在实际工作中只有理清工作职责，并不断摸索，不断寻求规律方法，不断总结经验，不断提高自身的综合素质和管理水平，才能发挥教学秘书在教学管理中的积极有效作用。

参考文献：

[1]别芳.浅谈新时期高校教务秘书工作.长春工业大学学报，2013，（12）：40-41.

[2]王凌燕.浅析院系教学秘书在教学管理中的作用及素养要求[J].泰州职业技术学院学报，2013，（1）：27-29.

[3]陈瑞，方长青.新时期高校院级教学管理工作初探[J].科教导刊，2012，（12）：186-187.

College Teaching Secretary Job Responsibility and Innovation Method

WU Xiao-yu，LUO Jun-min，OU Gang-wei，CHAI Hui-ling，PENG Jin-zhi

（Zunyi medical college in，Zunyi，Guizhou 563000，China）

Abstract：China's education system is composed of general education，vocational education and adult education.Our country is increasing investment in vocational education.With the increasing of national ministry of education of input and support of local secondary vocational colleges，the country is sent [2005] no.35 file ”decision on vigorously develop vocational education under the state council” issued，the development of secondary vocational school in the spring. Work to teaching as the center，teaching secretary plays an important role in teaching management，based on his work in the college teaching secretary's practice and experience of management，the department secretary job responsibility and innovation method has carried on the preliminary understanding and discussion.

Key words：teaching secretary;Job functions;Methods innovation