礼貌原则在商务英语信函中的运用

【摘要】礼貌原则是一个重要的语用理论，对国际商务交往活动具有重要的指导意义。在经济全球化背景下，商务英语信函作为国际商务交往媒介的作用愈发突出。本文从礼貌原则的相关理论出发，阐述了礼貌原则在商务英语信函中的运用策略。

【关键词】礼貌原则 商务英语信函

在经济全球化和一体化背景下，各国经贸往来活动日益增加。作为商务活动的重要沟通工具，商务英语信函的使用频率越来越高，其作用也越来越受到重视。一封规范得体的商务信函不仅可以传递交易信息，还有助于建立友好紧密的贸易关系，达成交易目的。因此，在商务英语信函写作中，应遵循一定的原则，力求有效地发挥商务英语信函的作用。一般来说，在商务英语信函写作中，应遵循7个C原则，即clarity（清楚），conciseness（简洁），correctness（正确），concreteness（具体），consideration（体谅），completeness（完整），courtesy（礼貌）。本文拟重点介绍礼貌原则相关理论及其在商务英语信函中的运用。

一、关于礼貌原则的理论概述

20世纪50年代，美国著名社会学家尔文·戈夫曼（Erving Goffman）从人类学角度提出了“面子行为理论”，认为面子深刻渗透于人类行为中，时刻影响着人际交往。后来，英国学者布朗（Brown）和列文森（Levinson）在继承戈夫曼观点的基础上，提出了影响更为深远的面子观，建立了礼貌语言的等级模式。他们将面子分为积极面子（positive face）与消极面子（negative face），并认为生活中存在很多威胁面子的行为，但是人们可以根据威胁程度采取五种不同等级的礼貌语言进行补救。不过，在关于礼貌的理论研究中，最为突出的是英国语言学家利奇（Geoffrey Leech）提出的礼貌原则。因此，本文主要阐述利奇的礼貌原则及其运用。

利奇从语用学的角度对礼貌原则进行了新的总结和归纳，其核心观点是，在语言交际中，应尽量多地使用礼貌的表达方式，而尽量少地使用不礼貌的表达方式。对于礼貌与不礼貌的语言标准，利奇进行了对立式的划分，给出了礼貌原则的六条次准则，分别是：

I.得体准则（Tact Maxim）

a.尽量减少他人的损失（minimize the cost to others）；b.尽量扩大他人的利益（maximize the benefit to others）。

II.慷慨准则（Generosity Maxim）

a.尽量减少自身的利益（minimize the benefit to self）；b.尽量扩大自身的损失（maximize the cost to self）。

III.赞扬准则（Approbation Maxim）

a.尽量减少对他人的贬损（minimize dispraise of others）；b.尽量增加对他人的赞扬（maximize praise of others）。

IV.谦虚准则（Modesty Maxim）

a.尽量减少对自身的赞扬（minimize praise of self）；b.尽量增加对自身的贬损（maximize dispraise of self）。

V.赞同准则（Agreement Maxim）

a.尽量缩小与他人的不同意见（minimize disagreement with others）；b.尽量扩大与他人的相同意见（maximize agreement with others）。

VI.同情准则（Sympathy Maxim）

a.尽量减少对他人的厌恶（minimize antipathy towards others）；b.尽量增加对他人的同情（maximize sympathy towards others）。

可以看出，得体准则与慷慨准是关于交际双方利益分配的两个方面；赞扬准则与谦虚准则是关于情感评价的两个方面；赞同准则与同情准则是关于求同存异的两个方面。

二、礼貌原则在商务英语信函中的运用

1.词汇层面。

（1）合理使用积极词汇。在商务英语信函中，应尽可能多地合理使用积极词汇。根据赞扬准则，积极词汇能较好地传达对对方的认可与赞美，有助于拉近双方的距离；同时，根据赞同准则，积极词汇能有效地缩小与对方的分歧，有助于建立一个融洽的交易氛围。此外，当交易中出现一些突发问题时，合理使用积极词汇能反映交易一方积极解决问题、减少对方损失的态度，这也符合得体准则的要求。

例1：In light of our steady， cordial commercial relationship， we are pleased to make the following offer. 该句使用了steady， cordial， pleased等积极词汇，一方面突出了对方的主体位置，另一方面肯定了双方的利益一致性，更容易让对方接受我方的报盘。

例2：We appreciate the opportunity to do business with a reputed company like you， but could you please offer a lower price？ 该句采用赞扬准则，而且“appreciate”、“reputed”等词能让对方更容易接受我方在交易价格上的不同意见，避免分歧扩大。

（2）灵活运用模糊语。在商务信函中，关于交易条款的信息应该清楚、具体，但在拒绝对方条件或表示不同意见时，不宜直截了当地告诉对方，而应采用语气比较缓和的模糊词进行表达，照顾对方的面子，避免陷入僵局。常用的模糊词有Im afraid， perhaps， probably， some， as if， seem， appear等。当然，在具体的语境中，还可以灵活使用其他很多模糊语。

例3：All terms seem to be favorable except for the delivery date. Im afraid it cant be done until May 10. 该句中的模糊语“seem”含蓄地表达了对交付日期的不同意见，而“Im afraid”就间接地提出了我方认为合适的交付日期，避免了生硬的语气对对方面子的损害。

例4：Im grateful for your price reduction of 1%， but I had expected something better. 此句用“something better”对我方期待的价格调整幅度进行了模糊处理，给对方保留了价格调整的自主权，体现了对对方的尊重，符合得体准则的要求。

（3）恰当使用情态动词。情态动词体现了说话者的态度与意愿，能较好地传达情感。在商务英语信函中，经常使用could， should， may， might， would等情态动词，一方面可以弱化命令、指责的语气，保全对方的面子，另一方面也符合得体准则与谦虚准则的要求，降低自己身份，突出对方主体地位，减少对对方的贬损。

例5：We would be very pleased and thankful if you could effect delivery before August 20. 该句较委婉地传达了一个命令，使对方更容易接受。

2.句法层面。

（1）正确使用“you-attitude”。根据得体准则和慷慨准则，在商务信函中正确使用“you-attitude”能有效突出对方的主体地位，体现从对方的利益出发，尊重对方的立场和态度。但应注意，在传递消极信息时，不宜过多地使用“you-attitude”，否则会使对方处于不利地位，并扩大对方的损失或对对方的贬损。

例6：Your order will be given prompt and best attention to and you can depend on us to fulfill the shipment as you required.

例7：We will give prompt and best attention to your order and fulfill the shipment as you required.

显然，例6比例7更凸显了对对方的尊重与重视，更有助于建立长期稳定的合作关系。

例8：Your improper packing has caused great damage to the goods. 该句使用“you-attitude”无疑加重了指责力度，置对方于尴尬境地，不利于解决问题。

（2）充分运用肯定句。在商务信函中，应尽量多地使用肯定句，尽可能避免消极否定的语气。依据赞扬准则与赞同准则，使用肯定句有助于构建愉悦、和谐的交易氛围，减少双方在情感上的对立，避免直接贬损对方。该策略与上述关于积极词汇的使用很相似。

例9：Your order hasnt specified the size of the clothes you require.

例10：Please let me know the specific size of the clothes you require in your order.

例9与例10分别用否定语气和肯定语气表达了同一意思，但显而易见，例10比例9显得更加真诚、更加有礼貌。

（3）巧妙运用被动语态。被动语态具有隐去动作实施者、强调动作客观结果的特点，因此，根据同情准则，在商务信函中可以巧妙地运用被动语态，表达一些负面或消极信息，诸如拒绝、抱怨、投诉、指责等，达到客观地“就事论事”的目的，减少对对方的厌恶或反感，避免咄咄逼人地表达不满。

例11：As stipulated in the contract， the goods should be delivered before April 12. However， we were notified that the delivery was done just yesterday， which has caused great inconvenience to us.

例12：As stipulated in the contract， you should deliver the goods before April 12. However， we were notified that you delivered the goods just yesterday， which has caused great inconvenience to us.

例11运用被动语态主要表达的是“没有按规定时间发货”这个事实，而例12运用主动语态传达出的突出信息是“你没有按规定时间发货”，有责备之嫌，会让对方面子受损。

（4）灵活使用虚拟语气。虚拟语气的句子语气委婉、客气，因此，在商务信函中，可以根据实际情况采用虚拟语气的表达方式，做到“有礼有节”。在提出请求或建议时，使用虚拟语气能有效避免陷入命令的误区，让对方心理上更容易接受；在提出问题或表示拒绝、不满时，使用虚拟语气能减轻对方的心理抵触程度，避免赤裸裸地抱怨或指责。下面的两个例子可以明显看出虚拟语气句的“神奇”作用。

例13：1） We cannot offer a lower price.

2） We wish we were able to offer a lower price.

例14：1） We want you to offer a lower price so that we can make a larger order.

2） We would like to suggest that you offer a lower price so as to enable us to make a larger order.

（5）恰当运用复合句。在商务信函中，复合句不仅使得行文更加严谨正式，还具有以下功能：第一，复合句的信息焦点通常在主句上，因此，在表达消极信息时可以使用复合句，将消极信息置于从句中，以淡化消极信息对对方带来的负面影响；第二，一些复合句（如条件状语从句、让步状语从句）可以较委婉地提出建议或不同意见。

例15：Id like to remind you that the goods must be delivered immediately， or well be obliged to ask for a refund. 该句使用复合句减轻了消极信息的冲击力。

例16： It would be appreciated if you could quote your price of CIF Guangzhou.该句使用条件状语从句委婉地提出了我方的要求。

三、结语

综上所述，在商务英语信函写作中，灵活运用Leech的礼貌原则具有很重要的现实意义，不仅能增强信息传递的有效性，还有助于消除影响交易的负面因素，促进交易的顺利进行。因此，在商务信函写作中，应加强对礼貌原则的理解，掌握礼貌原则的运用策略，真正做到礼貌得体。

参考文献：

[1]陈曦蓉.论报忧类英语商务信函中情态动词的人际功能[J].集美大学学报（哲学社会科学版），2013（3）：106-111.

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[4]吴银玲子.英语商务信函中模糊语言的语用研究[D].成都：西南财经大学，2014.

作者简介：廖国臣（1984.02-），男，汉族，湖北鄂州人，硕士研究生，讲师，研究方向：商务英语教学。