提升档案管理水平的对策研究

李娜

摘 要：水泥研究设计院档案是对水泥生产线建设整个过程信息记录的载体，能够真实地反映水泥生产线建设过程中的各种情况。档案的齐全完整既可以推进水泥生产线日常管理、事故分析检修、工程改造等工作的进行，还能够为后期工程改造、工程技术的研究发展起到借鉴作用。本文在此首先介绍了档案管理在水泥生产线建设中的重要意义，指出了水泥工程项目档案的特殊性，然后结合实际工作分析了当前水泥工程项目档案管理中存在的一些问题，并针对这些问题提出了相应的对策，提升档案管理。

关键词：存在问题；提升对策；档案管理

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）29-43-2

0 引言

水泥项目档案是水泥生产线建设的文本图像的保存价值，报告文件，音频和视频等数据记录，是水泥工程项目调查设计、施工管理、竣工验收和以后的维护工作，如主要依据现阶段，我国水泥工程项目档案在管理工作上逐渐规范化，在档案管理方式上不断更新，使水泥工程项目档案管理效率有了质的提高。但同时，水泥工程项目档案管理中还存在着一些问题，比如档案管理制度需进一步完善和落实、档案信息化建设的投入需进一步加大、档案的收集整理需进一步规范、档案管理人员素质需进一步提高等问题，因而，提升水泥工程项目档案的管理水平对加快水泥工程建设来说具有重要意义。

1 水泥工程档案的重要意义和特殊性

1.1 水泥工程档案的作用

水泥工程项目档案管理是一个不可或缺的混凝土工程施工管理，可以有效地保证项目施工过程的高效率和高质量。

首先，在水泥工程项目建设计划拟定、工程进程总结、水泥设计等环节中，水泥工程项目档案能够为其提供基础理论依据；能够为水泥工程科学研究及改造扩建等提供精确理论数据和历史资料，避免工程设计与施工的盲目性，减少水泥建设施工成本，实现经济效益的最大化；为工程质量评估、日常维护检修、事故责任追究等提供历史凭据。

1.2 档案信息化建设的投入需进一步加大

水泥工程档案管理不同于其他企事业单位的档案管理，所有的承包商，完成所有建设分散，企事业单位档案的长期，稳定，有本质区别。水泥工程建设规模、性质和不同的地区，其档案的复杂性也相应不同，常用的水泥企业文件管理软件通常不是一个常见的文件管理开发适用于水泥工程项目档案特殊需要的管理软件又需要耗费企业大量的资金成本。因此，目前大多数从事水泥工程建设单位档案管理只是在内部使用一个小型管理软件，对外仍使用纸质文件，尽管一些施工单位已经建立档案信息化建设的意识但基于资金和人员方面的压力，也仅仅只是将纸质文档数字化后转变为电子文件存档。

1.3 档案的收集整理需进一步规范

在水泥工程项目建设过程中，由于参建单位众多，档案涉及领域多、牵连面较广，文件资料复杂繁多，容易造成档案资料收集不齐全。另外，现阶段我国大部分水泥工程项目参建单位档案的归档，都是在施工完工后再着手收集、整理和归档，在档案资料收集上并不及时，造成档案资料不能够齐全完整归档。档案信息具备一定的累积性和真实性特征，属于工程项目中的重要部分，档案的自身特征决定了它和其他信息形式的差异性，也决定了其无法替代的地位。还可以真实客观的记录生产发展的全过程。

1.4 档案管理人员素质需进一步提高

水泥建筑承包商不够重视档案管理工作，只有文件管理作为一个集合的数据仓库，与兼职档案管理人员。首先，文件管理人员整体素质参差不齐，很多没有收到档案管理专业培训，人事管理能力和质量水平不满足国家需求和水泥工程档案管理的规定。第二，文件管理人员管理意识不足，对档案材料即将到来。他们，而不是真正地实现文件管理。

2 提高水泥工程项目档案管理水平的对策

2.1 建立健全档案管理规章制度，实现规范化管理

为了加强水泥工程档案规范化管理，推动水泥工程建设的高速发展，政府相关部门须建立水泥工程项目档案指导意见，健全水泥工程档案管理的工作体系。水泥工程项目各参建单位须积极主动的响应相关规章制度，建立相应的符合各自工作实际的水泥工程档案管理具体制度，并落到实处。根据档案的发展和国家相关规章制度的修订，及时更新本单位档案工作制度，建立健全本单位档案管理工作体系。

2.2 落实档案收集整理工作，实现规范化管理

水泥工程建设项目一般工程量都比较大，工程建设周期较长，，建设过程产生的文件也烦琐复杂。由于时间跨度也比较长，在施工期间往往会产生较大的人员流动，导致工程档案资料混乱不堪，甚至出现资料遗失的情况。因此，为了实现水泥工程档案管理的规范化，在进行管理时可以对资料进行分类收集，具体可分为以下几类：①前期文件，主要包括项目建议书、可行性研究报告、设计基础资料等；②设计文件，主要包括工程总体设计、方案设计、初步设计、技术设计、施工图设计等；③项目管理文件，主要包括征地、移民、计划、投资、统计、管理、招投标、合同、质量、安全文件等；④施工文件，主要包括开工报告、技术交底、施工组织设计、施工方案、原材材料出厂证明、试验报告、质量评定、验收记录、施工日志施工总结、竣工报告、竣工图等；⑤监理文件，主要包括监理合同协议、监理大纲、监理规划、监理细则、组织协调和控制文件等；⑥竣工验收文件，主要包括各种报告、评审、验收文件等。对水泥工程档案管理进行分类管理，能够实现管理工作的规范化，使文件材料归档上更加及时、更加明细、更加完整，不仅可以提高管理工作效率和质量，还能够为日后的档案运用提供便捷。

2.3 强化档案管理的信息化建设，实现科学化管理

当前信息化已经逐渐渗入了社会各行各业，水泥工程档案的信息化管理已经成为当前管理发展的必然趋势[3]。水泥工程相关档案资料规模较大，以往的纸质文档不仅占据了较大的储存空间，还极易受环境影响导致损坏。并且，大量的纸质文档在管理上需要投入巨大的人力资源和物资消耗，导致档案管理工程成本费用的提高。而水泥工程项目档案管理的信息化建设却能够有效解决上诉问题和缺点。信息管理模式和高质量的量化管理手段和电子存储方法的帮助下，可以避免纸质文件管理中存在各种弊端，不仅可以提高文档的完整性和安全性，减少资源的浪费和管理成本，可以大大提高水泥工程档案管理工作的质量和效率，鼓励开发文件管理，实现水泥工程档案管理工作的信息化和科学化。

2.4 提升档案管理人员综合素质，实现高效化管理

水泥工程的档案管理工作是一个长期工作，管理人员起到很重要的作用，其工作优劣程度直接影响着项目进度和质量。因此，提高档案管理的有效就得加强档案管理工作人员的素质针对管理人员的培训，培养人员的责任心和服务意识提升，同时还提升管理人员的专业管理技能，保证水泥工程项目档案管理能够科学、有效地进行。

3 结语

简而言之，虽然水泥工程项目档案管理工作的本质是边缘化，但它是水泥项目实施的根源，是基准测试水泥工程建设质量。作为档案管理员水泥项目档案管理工作乏味，无趣，但必须确保准确性和效率。因此，除了掌握相关专业管理技能，还必须具有良好的综合素质和强烈的责任感，以水泥工程档案管理工作做得好，为水泥铺平道路工程建设，建立方向。

参 考 文 献

[1] 刘伟.论如何加强水泥工程档案管理[J].科技资讯，2015（16）：115-116.

[2] 陈群.对于水泥工程档案管理工作的几点认识[J].中国管理信息化，2014（13）：101-102.

[3] 宋丹.水泥工程档案管理信息化建设思考[J].信息系统工程，2015（05）：44.