规范铁路科技情报工作的实践与思考

万宝安 上海铁路局科研所

规范铁路科技情报工作的实践与思考

万宝安 上海铁路局科研所

铁路科技情报工作包含科技情报研究、科研项目的查新、科技期刊的编辑、标准检索等。经过数十年的努力，尤其是近几年的创新发展，上海铁路局科研所的科技情报工作已趋向规范，各项工作取得了很大的进步，得到了全局广大科技工作者的充分肯定。

铁路；科技情报；规范；实践；思考

近年来，铁路科技工作发展日新月异。上海铁路局科研所科技情报研究室在做好科技服务工作中创新求变、积极进取，科技情报研究、科研项目的查新、科技期刊的编辑、标准检索等各项工作中都取得了突破性进展。

1　以往铁路科技情报工作中存在问题分析

（1）科技情报研究工作缺乏常态化管理。以往的科技情报研究工作主要以领导的需求为导向，只在领导需要的时候才临时去找，没有形成常态化管理，缺少积累。虽然平时也针对各专业提供一些信息文摘，但还是不够全面和系统，研究深度不够、实用价值也不高。

（2）科研项目的查新工作服务意识不强，存在等客上门的局面。查新质量有待提高，工作流程有待规范。与项目委托人的交流与沟通不够，查新人员的业务素质有待提升。

（3）科技期刊的编辑工作缺乏相应的工作制度，期刊的学术水平不高，影响力不够，与路局内外其它期刊存在一定的差距。

（4）标准查询工作方法不多，花了大量的人力和物力，得不到有效的标准和选择不适宜的标准。

2　规范铁路科技情报工作的对策及思考

2.1深入研究国内外铁路科技情报，形成常态化管理

近年来，我们充分挖掘内部潜力，深入研究国内外铁路高新技术和海量信息，通过精确分析，提取出有用的部分，形成《科技情报研究简报》，定期呈送科研所、路局领导。我们还积极地与上海市科技情报协会、铁科院信息所等同行进行工作交流，学习他们先进的工作思路，并将适合的方法引入我们的工作中。情报界有一句名言--“没有语言就没有情报”！为了取得更多更有价值的铁路科技情报，我们着力引进了两名外语研究生，通过他们翻译的各国最新铁路发展信息，然后再加以提炼，取其精华，变成我们需要的情报。目前，我们已经编辑出版了《科技情报研究简报》二十多期，为铁路局各级领导提供了大量数据翔实的有用信息。同时，我们还根据当前铁路大力发展货运的现状，及时与路局货运处联系，将收集到的国内外货运信息提供给《物流资讯》，为全局的货运发展提供了有效信息。

今后，我们还将进一步加强与铁路高等院校的工作交流，力争资源共享、合作双赢，为实现上海铁路局“率先发展”提供好信息和情报支撑。

2.2规范科研项目查新工作流程，增强服务意识，提高查新报告质量

科技查新一直是科技情报研究室的常项工作之一。主要是在科技成果进行验收之前，通过科技情报网站查询当前项目的新颖性和创造性，了解当前本领域的科技动态，是否已有相同或类似内容的最新科技成果和最新专利，以免重复研究和试验，浪费人力、财力和物力。将科技查新的结果和情报经分析研究，以书面形式的报告，形成科技查新报告。

近年来，我们通过三个方面的努力来规范查新工作，提升了查新报告的质量。

一是加强服务意识。一方面，改变目前的等客上门的局面，积极开拓业务。另一方面 ，通过培训、展示等各种形式大力宣传科技查新 ，使查新意识深入人心。树立起踏实、严谨、客观的工作作风 ，坚持优质、准时完成查新报告，并用热情、周到的服务来面对每一个查新委托人。

二是提高查新质量。查新工作的发展是以查新质量的保证为前提的。而查新报告的质量和查新机构的管理、查新人员的素质等因素密不可分。首先要进一步规范工作流程。规范的科技查新工作流程是提高查新质量的前提。规范的工作流程是指对查新过程由接受委托到交付查新报告后归档的各个业务内容制定的工艺路线，明确规定查新的步骤和顺序以及每环节的质量标准，并严格按照该流程和质量标准进行工作操作（当前我们的查新工作流程见图1）。其次要加强与项目委托人的交流与沟通。由于查新人员不可能掌握所有的专业知识，因此，与项目委托人交流是查新工作中一个非常重要的环节。良好的沟通技巧和谦虚、热情的沟通态度是应该具备的必要素质。沟通还应该贯穿于整个查新过程。从接受委托开始，我们可以通过详细的交流，帮助用户确定查新点；在查新过程中，可以通过交流来了解查新课题的实质，掌握查新课题的关键所在。

图1 科技查新工作流程

三是着力提升查新人员的业务素质。查新人员的业务素质是保证查新质量的决定性因素，作为查新人员，应切实提高综合素质，严把质量关。查新人员应该具备的基本素质包括扎实的自然学科知识、文献检索与分析能力、外语能力、文字表达能力、计算机知识以及具备良好的职业道德。作为一个查新人员，首先要从这几个方面来提高自己的基本素质，以此来提高查新服务水平。

2.3规范科技期刊编辑工作流程，不断提升期刊的学术水平和影响力

《上海铁道科技》创刊于1979年。创刊之时是一本内部刊物，刊期由月刊、双月刊、季刊相继演变。后来《上海铁道科技》获得了全国统一刊号（CN31-1502/U），成为一本可以在全国发行的正式期刊。两年后又获得国际统一刊号（ISSN1671-699X）。刊物的影响逐渐扩大到了路外。《上海铁道科技》被“《中国学术期刊数据库》统计源期刊”、“《中国学术期刊（光盘版）入编期刊》”及“《中国核心期刊（遴选）数据库》全文收录期刊”收录。

多年以来期刊以“推广铁路科技成果”为办刊宗旨，刊登的论文主要反映了我局科技工作者的技术思考和科技成果，为全局科技工作者提供一个展示工作的平台。

近年来，路局领导对本刊提出了“提高学术水平和影响力”的要求，针对路局领导的指示，我们迅速作出调整，优化编辑工作流程，设立了“主题约稿制度”、“专家审稿制度”、“编辑会审制度”等。“主题约稿制度”就是向局内教授级高工、学科带头人、处室及站段总工程师等高端科技人员按主题进行约稿，提高本刊采用稿件的质量；“专家审稿制度”就是聘请局内高技能人才担任我们的技术编辑，对即将采用的稿件进行技术把关，对稿件中不合适的部分提出修改意见，对技术上不合格的稿件提出退稿意见，这样既可以减少编辑工作的疏漏，又进一步提高了稿件的质量；“编辑会审制度”就是设立编辑会审组（由本所分管副所长担任组长，副总工程师担任副组长，各科、室、站主要负责人担任组员），在每期刊物出版之前对即将刊登的论文进行总体上会审把关，再一次确保稿件的质量，从而确保期刊的质量（期刊最新工作流程见图2）。

图2 《上海铁道科技》编辑工作流程

经过几年的坚持，我们的期刊获得了局内外广大科技工作者称赞，也获得了包括路局人事处等各级组织和领导的肯定。

当然，我们会一直贯彻局领导“提高学术水平和影响力”的要求，力争把我们的刊物办好、办成精品。我们将加强编辑队伍的自身建设。对编辑部工作人员进行岗位培训，开展岗位资格证书的培训考证工作，提高编辑人员的整体水平。我们还将继续加强论文的“相似性”检测工作，检测不达标的稿件坚决不予刊登，杜绝“不端”论文在本刊出现。此外，我们还将开展征询和考核工作，广泛征求办刊“金点子”，为进一步办好期刊打下坚实的基础。

2.4丰富标准检索工作方法，精准检索适宜标准

标准检索工作也是科技情报工作必不可少的一部分。要提高企业的管理和技术水平、增强企业产品的竞争能力，在建立标准化体系、GB/T19000族质量管理体系、完善以全面质量管理为主要内容的各项管理标准体系、以及制订企业等标准时，应考虑积极采用国际标准和国外先进标准。

当前我们负责全局标准化的信息管理工作，包括标准查询、订购、有效性查证、企业标准编写等工作。

标准查询方法有三种：

一是通过“标准文献信息服务系统”查询。目前在用的“标准文献信息服务系统”是一套由上海市质量和标准化研究院发布的，集标准文献加工处理、检索、电子阅览室、客户服务、图书发行、有效性查证等一系列涉及标准文献信息服务于一体的管理系统。采用SQL Server 2000（桌面版或标准版）+Sp3本地数据库系统，每月根据标准化研究院提供数据库光盘，及时更新本地系统数据。二是登录标准化研究院的标准文献电子阅览室实时查询。例如：上海市标准化服务信息网就是面向社会提供标准信息查询的公共服务网站，开展标准文献数据库、标准信息系统等定制产品，可以登录进行实时查询。三是通过铁路局域网进行标准查询。办公网中科研所网页"标准检索"模块提供标准目录及铁道全文标准查询。我们每月根据上海市标准化研究院提供的数据库，制作内网标准目录数据库gnbz.mdb文件，上传到局域网，供办公网用户查询。

3　结束语

铁路科技情报工作永远在路上，随着时间的推移，我们将进一步完善工作方法、创新工作手段、寻求事半功倍的工作思路，以此来促进科技情报工作向前发展。我们将尝试继续完善管理制度和激励机制，提高全体职工的工作积极性，进一步激发大家的工作活力和潜能。同时，我们也将采取“请进来、走出去”、开展业务练兵和竞赛活动等多种方式加强业务学习，不断提高科技情报研究、科技查新、期刊编辑、标准查询的业务水平。

责任编辑：王 华

来稿日期：2016-05-18