加强科技情报档案管理工作的建议

文/辽宁省科学技术情报研究所 毛羽丰

加强科技情报档案管理工作的建议

文/辽宁省科学技术情报研究所 毛羽丰

在科技体制深入改革过程中，科技情报工作量也逐步加大，会产生图表、文字、声音、影像、图纸、光盘和磁盘等大量的文件资料，这对科技情报档案管理工作提出了更高的要求。档案工作者要提高重视程度，运用科学、合理的管理方法，确保科技情报档案管理与利用效率得到提升。本文将简述加强科技情报档案管理工作的意义，并提出了行之有效的建议。

科技情报档案；管理；信息技术

当前世界经济发展速度很快，科学技术也日新月异，极大增加了科技信息工作任务量，工作领域也越来越宽。在此背景下，需要尽快转变科技情报档案管理工作方法，跟上时代发展的步伐，不断提升工作的现代化和信息化水平。对此，科技情报档案管理人员要重视提升自己的素质与能力，能够主动开展科技情报管理工作，用好各种现代化设备，提升科技情报档案的利用率，将科技情报档案的作用充分发挥出来。

一、加强科技情报档案管理工作的意义

随着科学技术的飞速发展，社会各个行业和部门对情报信息有了更大的需求，科技情报是建设经济、科研、设计、生产、生产管理和市场营销等的重要基础。尤其是近年来信息高速公路的发展，计算机网络在情报收集、加工、保存和供应科技信息服务上发挥着巨大重要，科技情报在推动社会经济发展中的作用越来越明显。在知识经济发展背景下，只有做好科技情报工作，才能为社会的发展奠定良好的基础，而在科技情报工作中，档案管理工作是最为核心的内容之一，对科技情报信息作用的发挥影响很大。通过加强科技情报档案管理工作，可以让各种信息与文件资料更加完整，为利用提供便利，能够确保科技情报工作顺利开展。对此，要高度重视科技情报档案管理工作，合理运用各种有效的措施，为社会与科技的进步与发展创造更好的条件。

二、加强科技情报档案管理工作的建议

（一）提升档案管理人员综合素质。科技情报档案管理工作有着很强的专业性，必须实现档案的著录、组卷、编目、检索、统计和打印的全过程功能，确保一次输入，多样化输出。这对档案管理人员提出了极高的要求，需要主动学习现代信息技术，全面掌握负责区域的国情和经济信息等情况，熟悉科技情报档案管理的全过程，明确主要工作任务。科技情报单位要定期开展对档案管理人员的培训工作，让他们学习到更多档案管理、现代信息技术等知识，只有档案管理人员综合素质与专业技能不断提升，真正意识到科技情报档案的重要作用，才能切实提起重视程度。这样他们在工作中才会履职尽责，让科技情报档案得到有效的整理、保管和利用，能够将其应有的作用发挥出来。

（二）完善科技情报档案管理制度。一是要健全科技情报管理工作制度。科技情报单位要结合国家与行业相关规定与要求，从本单位实际情况出发，尽快建立并完善各项档案管理工作。主要包括科技情报档案的收集、整理、鉴定、统计、利用、销毁、归档和档案移交等方面内容，为科技情报档案管理工作的顺利进行提供可靠保障。二是要做好文件材料的收集工作。文件材料收集是科技情报档案管理工作中的重要内容，需要结合相关文件材料归档范围的规定，认真开展收集工作，确保所有重要文件材料都能够及时归档，同时保证其准确性和完整性。

（三）改善基础设施，提升档案管理自动化水平。在科技情报档案管理工作过程中，还要注重提升自动化水平，重视先进档案管理技术与现代化设备的应用，如电子计算机、光盘、微缩等技术，确保科技情报档案管理工作效率得到提升。科技情报机构要增加资金投入，改善基础设施，尽快购置计算机、打印机、扫描仪、复印机和防磁柜等现代设备，并通过运用现代化管理技术与设备，能够提升科技情报档案管理的效率与质量。在应用电子计算机以后，可以自动开展科技情报档案的编目、检索、统计和借阅等工作。这样既可以有效减少档案管理人员的工作量，还可以让档案查全率与查准率得到提升，为科技情报档案利用者提供更好的服务。

（四）实现科技情报档案管理的网络化。现阶段很多单位都逐步提升了档案管理的专业化、信息化和智能化水平，尤其是在建设局域网络以后，真正实现了自动化和无纸化办公。要想真正发挥出科技情报档案的作用，让权限用户调用科技情报档案的需求得到满足，确保局域科技情报档案信息网络共享得以实现，在科技情报档案管理工作过程中，也要利用好这个契机，转变传统的档案管理方式，尽快采取有效措施实现档案信息共享，避免受到时间与空间的限制，让科技情报档案能够得到最大化的利用。通过建立局域网，利用者只需要输入密码便可直接登录，查询目录，可以实现无距离文件目录级数据共享。尤其是当前机读档案与电子档案的增加，需要尽快实现网络化办公。

三、结语

总之，加强科技情报档案管理工作具有重要的意义，关系着社会的发展与科技的进步，能够促进我国经济实力进一步提升。对此，科技情报单位必须在思想上引起高度的重视，建立完善的科技情报档案管理制度，逐步增加资金投入力度，完善各项基础设施，尽快实现科技情报档案管理的自动化与网络化。此外，还要注意打造一支综合素质高、专业技能强的档案管理人才队伍，确保提升科技情报档案管理工作的效率，真正发挥出服务社会发展的作用。

[1]李丽.试论科技资料及科技档案的管理[J].科技资讯,2014(28):220.

[2]杨勇军.浅谈电子档案管理面临的困境及对策[J].经营管理者,2014(11):272.