浅析图书馆外包加工管理方式研究

房华

[摘要]当前高校图书馆面临着巨大的发展契机，编目工作标准化和联机编目快速发展，图书流通业务和外包加工服务的成功运作，以及计算机和网络平台的互联共享，图书业务外包这种成熟的运作和管理方式正被我国图书馆行业普遍采用。高校图书馆图书业务外包具有降低图书加工的运营成本、提高现有的工作效率、增强图书馆的核心竞争力、促进采编业务规范化进程等优势。本论文通过对高校图书馆编目业务外包模式进行研究分析，并结合西南林业大学图书馆馆情制定出优化图书外包加工管理的方案。

[关键词]高校图书馆 图书外包 加工管理模式 研究

[中图分类号]G251 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2016）18-0132-02

一、图书外包的背景和定义

图书业务外包是20世纪末期开始起步的，到21世纪逐步发展壮大，并为国内外图书馆一致认可和接受的外包方式。随着互联网技术和外包业务的快速发展，图书编目业务外包成为最受图书馆界广泛关注并普遍采用的业务形式之一。高校图书馆外包加工管理，是新形式下的图书馆把非主流业务中的图书分类编目及图书物理加工和上架等环节，以合同的形式交给社会上专业服务机构完成。编目业务外包在个体实施过程中存在一些不确定因素，如果监管不到位很容易引起失误，给管理方造成不可估量的损失，导致严重的后果。因此，高校图书馆在图书业务外包中应掌控大局、全程监管，避免造成不可挽回的影响。

图书外包加工是图书馆以协议的方式将图书馆的部分业务委托给专业服务机构，图书业务外包服务商借助自身或图书馆的电脑网络设备，远程或者驻馆进行图书的分类编目、数据加工及图书物理加工、上架等工作。图书馆与图书外包服务商经过协商，制订有效的合约，依据图书馆对图书分编及图书加工的细则，将采购的图书制作成符合馆藏要求的图书MARC数据，由专业的工作人员进行审校、典藏、后期抽检。编目业务外包是图书馆现代化发展的必由之路，展示了图书馆与时俱进、改革创新的前行趋势。同时，图书业务外包作为一种新型管理模式，有效地解决了新书堆积、人力紧张、财政困难等难题，图书馆可以将主要精力集中于核心业务开发研究上。

二、精心选择编目业务外包服务商

我馆在选择外包书商时十分慎重，除了详细了解外包书商的资质、规模、经营状况、合作单位等，还对其组织协调能力、编目数据和加工能力、售后服务能力等进行全面考察。经过综合考核，我们确定新知图书公司作为我馆的外包加工合作商。主要有以下几方面原因：第一，他们是本地书商，加工人员都是从公司内部做编目数据的员工中挑选过来的，对图书分类编目有一定经验；第二，他们结合市场行情，给出的价格比较合理，加工质量也得到其他图书馆的一致认可；第三，外包人员可以驻馆加工，便于做面对面的交流，有错误可以及时修改。选择技术实力强、信誉评价好的编目业务外包服务商，有助于我馆的图书资源建设更好、更快地发展。

确定外包合作书商之后，还要签订外包合同。编目业务外包合同是用以约束编目业务外包双方、保证各自利益的有力手段和保障，也是确保编目业务外包顺利实现的关键一环。为确保图书外包加工顺利进行，我馆在签定合同时考虑以下因素：（1）制定明确的服务边界和灵活的外包协议。在合同中，双方必须明确指出服务范围及职责目标方面可能出现的变化。（2）详细说明服务项目的内容和质量要求以及衡量尺度，重点是评价图书馆通过编目业务外包所期望达到的效果和服务质量水平。

三、加工人员的培训

编目业务外包无论对于服务商还是图书馆，双方都希望在合作中获得最大收益。我们要对加工人员进行岗前的培训，双方建立良好的沟通机制是很有必要的。有些图书供货商加工自己所提供的图书，分别依照各公司惯用的分类法则、著录细则、加工准则进行全加工。各加工方独立完成编目，容易导致馆藏缺乏一致性及延续性，使同种同类书很难保证排架到一起，给按主题检索的读者造成了信息利用的隔膜，从而降低了图书的利用率。基于此，我馆采取多家图书公司供货，集中委托一家编目业务外包服务商进行驻馆加工的形式。在业务开展的前期，由我馆专业老师对加工人员进行讲解和辅导，告诉他们注意事项、重点是什么、技巧有哪些等。编目业务外包服务商对于公司的实情也不应隐瞒，对在工作中出现的纰漏要勇于承担责任，并积极寻求解决问题的方法，力争把损失减到最小。双方保持经常性的沟通和交流。目前图书馆与编目业务外包服务商的合作非常顺利，双方本着相互理解的态度，加强合作与协调，从而保证外包过程的顺畅。

四、制定规范的加工程序

在图书加工过程中，我们制定了加工要求、规则、规范，无论在哪一个环节出问题，都要及时纠正、整改，从而保证对后序工作不造成影响。工作流程为：新书到馆、验收清点、编目数据加工、审校、典藏、图书物理加工、上架、抽查。在购书经费有限的情况下，为保证我馆图书能够最大限度地为读者所用，采购图书时尽量考虑为教学、科研服务，也定期请读者做一些荐购，为防止外包书商塞书，降低图书采购质量，采访工作还是由本馆的老师来完成。

五、建立质量监控机制

为了保障外包工作的顺利开展，我们还制定了严格的质量控制管理方案——我馆专门抽出一人参与馆图书的拆包、验收工作。凡是不符合馆藏定位、没有订购记录、有质量问题的图书，在验收清点这一环节都要剔除，做退书处理，这样才能保证最后资金结算的准确性，同时委派专人进行编目数据的审核。对后期加工质量的检查则重点放在加盖馆藏章、埋复合磁条、贴条形码、贴书标、贴胶带纸等方面，对于不符合要求的重新返工。总之，我馆制定了合理易行的数据管理检测方法，通过抽检、定期系统报表追踪等技术手段进行监督，并明确约定错误比例及修改原则，确保馆藏数据达到质量要求的指标。图书数据审校是我馆外包业务中质量监控的重点。

六、图书外包过程中出现的问题及解决方案

编目业务外包项目的整个实施过程中存在的问题也逐渐引起了我们的关注，现将项目实施中出现的主要问题列举如下：图书加工人员的文化层次良莠不齐，加工质量无法保证；图书加工人员对图书馆分类编目规则缺乏认识，不利于读者检索；外包商编目人员外文图书数据没有准确做入西文模版，导致数据不规范；外包商编目人员为计件报酬，为提高加工速度，致使编目数据频繁出错。

基于前面提出的编目业务外包管理过程中反应出的情况，我馆经过讨论研究，制定出相应的解决方案，并形成条款约束外包书商：

1.通过与外包书商的及时反馈，双方在沟通并交换意见的基础上，加强协商与合作，提高加工人员的素质，推进业务工作的全面开展。

2.加强本馆编目人员专业知识的学习。图书编目外包之后，由于外编人员的专业能力有限，培训、监督、管理、审查、考核的重任落在了图书馆资源建设部老师的肩上。

3.加强对外包商编目加工人员的职业技能培训，提高工作人员的业务水平和服务质量，强化编目业务能力和图书后期加工规范要求，从而使编目业务外包实现优化管理。

4.图书馆设置专业的考察队伍，按期对外包加工编目人员的图书MARC进行检查审核，验收合格率不得低于95.5%，从而保证图书数据库的正确率和标准性。

5.加工人员对于外文图书分辨不准确的情况，我馆的验收人员在图书验收的环节，可对外文图书事先进行挑选，以保证外文图书统一录入西文图书数据的模版。

七、编目业务外包取得的成效

2009年起，我馆开始大量采购图书，为了及时将新书加工上架供读者借阅，我馆将图书编目加工工作外包给书商，由外包人员负责图书的数据的编目和后期物理加工及上架，资源建设部人员负责验收、监督和审校，以及各流程的管理工作。

表1汇总了我馆从2009年1月起至2016年8月止近8年，统计出的新书加工种数、册数和出错率。通过下表也可以看出，在2009至2010年中，因为大量购买图书，再加上外包加工人员文化水平都比较低，由于新书积压比较严重，加工人员只是经过简单培训就上岗，图书数据编目出错率较高；2011年至2014年间，新书采购量相对下降，但是图书外包加工商频繁更换，加工人员不稳定，导致出错率相对高一些；2015至2016年，我们固定使用新知图书公司做为外包商，加工人员也要求固定2到3人，他们长期从事图书编目加工和上架，通过专业馆员对其进行一对一的培训和实际操作，把经常出现的错误找出来，有针对性地解决。通过实训和专业老师把关，加工人员对我馆的编目加工流程和业务都比较熟悉，而且完成之后有指定的老师进行审校检查，并对出错的地方都有记录，从而保证了新书入库的正确率大幅度提高，确保图书数据的准确性。而且加工人员是计件核算工资，他们加工图书的速度相对较快，在保证质量的前提下，又提高了图书加工的效率。

八、结语

图书馆开展编目业务外包之后，工作重心由图书加工转移到管理及增值服务等方面，提高了图书馆的工作效率，图书馆和外包商之间形成优势互补、分工合作。伴随图书馆外包工作的不断发展和外包加工业务水平的进一步提升，图书馆与外包商的合作共赢将为图书馆的建设构建新型发展模式。国内许多现代化的图书馆业务都将实现由逐步外包到全面外包，图书馆主导宏观管理的发展方向。当然，高校图书馆业务外包要形成专业加工和规范管理的团队，图书馆与外包商双方都肩负着重要的使命。无论哪一方出现问题，都有可能导致图书业务外包的失利、失败。通过双方的共同努力，使图书馆和外包商获得最大的收益，实现双赢的目标，是图书馆管理者应秉承的理念。管理人员应优化外包管理的方法、将理论应用于实践，深入研究外包管理的策略。我馆引入外包项目管理的方法成效显著，我们将全面推进图书外包加工业务的进展，使外包管理理论和方法在图书馆各项工作中得到充分运用，尽可能发挥其优势。

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责任编辑：杨柳