基于档案管理系统的数据字典设计

张艳

（江苏宿迁高等师范学校文理系，江苏宿迁223800）

基于档案管理系统的数据字典设计

张艳

（江苏宿迁高等师范学校文理系，江苏宿迁223800）

结合具体的档案管理工作实际情况，在描述档案管理系统需求的同时给出了档案管理系统分析的架构图，再以数据字典为工具给出档案管理系统所涉及的数据字典。

数据库系统；数据字典；档案管理系统

数据库是整个应用系统的基石，数据库设计的优劣直接影响到整个系统设计的成败。同时，数据库系统又是一个复杂的系统，其中所包含的信息除了用户数据外，还有很多非用户数据信息。为了使数据库的设计、实现、运行、维护、扩充有一个共同遵循的标准和依据，并且也为了保证数据库的共享性、安全性、完整性、一致性、有效性、可恢复性以及可扩充性，我们在数据库中设置了数据字典，来集中保存这些信息［1］。

1　数据字典描述

每个DBMS都包含一个数据字典［2］，数据字典（Data dictionary，缩写为DD）是整个数据库运行环境最重要的组成部分之一，为用户访问数据库提供了接口，它保存着数据库中各级模式及结构的表述，管理着数据库的工作环境，在整个数据库的运行周期过程中起着至关重要的作用。数据字典定义了数据库中所有表的描述信息，包括字段名称、字段类型、取值范围、约束以及特殊约束等。数据字典的用途是多方面的，它是一个管理有关数据库设计、实现、运行和扩充阶段各种信息的工具。

数据字典各部分的描述有［3］：

（1）数据项：是数据字典中最小的数据单位，用数据块所表述的数据流图中，用数据项对其数据结构进行说明。若干个数据项可以组成一个数据结构。

（2）数据结构：是数据流图描述过程中数据块表述的数据结构说明，它反映了数据与数据之间相互组合的关系。每个数据结构可以由若干个数据项组成，也可以由若干个数据结构组成，或由若干个数据项和数据结构混合组成。

（3）数据流：是数据流图中流线的说明。数据流是数据结构在系统内传输的路径。

（4）数据存储：是数据流图中数据块的存储特性说明。数据存储是数据结构停留或保存的地方，也是数据流的来源和去向之一。

（5）处理过程：是数据流图中功能块的说明。

2　档案管理系统设计

电子档案管理系统是在现代信息技术普遍应用的基础上，把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源，存储成为数字化形式的载体，并以高度有序综合性的档案信息资源为处理核心对象的分布式大规模的数字化信息系统［4］，日常可以向使用单位提供安全可靠的数据信息服务。

本文以某学校档案室的日常使用流程为开发设计蓝本，针对其具体业务需要，力求满足软件架构的设计目标，尽力为软件提供良好的扩充接口功能。本系统所设计的功能基本上涵盖了学校档案管理的日常需要。在系统的设计中，将本体的概念引入到档案查询功能模块中，这样可以在增加查询准确性的同时提高查询结果的效率，具体的系统架构如图1所示。

3　档案管理系统数据字典设计

在数据库设计过程中不同阶段数据字典有不同的描述，本文以概念设计阶段的数据字典为例，给出系统所涉及的数据字典。

用户数据字典如表1所示。

表1　用户数据字典

档案案卷数据字典如表2所示。

表2　档案案卷数据字典

续表

档案及文件数据字典如表3所示。

表3　档案数据字典

档案及文件类别数据字典如表4所示。

表4　档案及文件类别数据字典

用户角色数据字典如表5所示。

表5　用户角色数据字典

4　结语

数据库中的数据字典不仅是每个数据库的中心，而且也是每个用户非常重要的信息，用户可以通过使用SQL语句访问数据库中的数据字典。由于数据字典是描述数据库中各数据属性与组成的数据集合，因此有人把它看作是关于数据库的数据库。

［1］梁薇.嵌入式移动实时数据库管理系统数据字典结构及其管理［D］.武汉：华中科技大学，2007.

［2］斯蒂夫.数据库设计［M］.北京：机械工业出版社，2001.

［3］萨师煊，王珊.数据库系统概论［M］.3版.北京：高等教育出版社，2001.

［4］孙涌.现代软件工程［M］.北京：希望电子出版社，2002.

【责任编辑：王桂珍foshanwgzh@163.com】

Design of data dictionary based on file management system

ZHANG Yan

（Department of Arts and Sciences，Jiangsu Province Higher Normal School，Suqian 223800，China）

Combined with specific file management work of the actual situation，in the description of the file management system requirements at the same time，we give the analysis of archives management system architecture diagram，and data dictionary to give the file management system involved in the data dictionary.

database system；data dictionary；file management system

G270.7

A

1008-0171（2016）05-0058-04

2016-05-31

张艳（1981-），女，江苏宿迁人，江苏宿迁高等师范学校讲师。