网络时代电子文件和档案管理的探索

孔乐佳

摘 要：网络给电子文件和档案管理工作不仅带来了新挑战，也带来新机遇。人类获取与利用信息途径的转变以及网络更快速的信息传播，要求各方必须转变思路，找到网络环境下的电子文件和档案管理的新办法和新模式。

关键词：网络；档案管理；用户需求；数据共享

Terry Cook等西方档案学者在20世纪90年代提出，文件和档案管理已进入“后保管时代”，呼吁档案工作者对传统档案管理的基本理论和方法进行“彻底革命，而非技术性调整”。如今十几年过去了，电子文件大量涌现，电子文件成为数字环境下最主要的档案来源。信息技术已由计算机时代逐步发展到网络时代，研究如何适应新形势的文件和档案管理模式显得甚为必要。

一、网络时代给档案管理带来的新挑战

1.人类获取与利用信息的途径已发生转变

人类获取信息从来都遵循省力原则，现在“有问题百度一下”之类的生活习惯已深入人心，固化于人类的行动之中了并人类的信息获取方式和利用行为正在发生着重大变化，这种变化的原因在于生活、工作节奏加快，使人们需要更快更便捷地获取信息，网络技术提供了这种快速获取信息的途径。这一切必然对传统档案管理方式产生深刻影响。如果查阅档案时仍然需要用户到档案所在地进行实地查询和阅读，可以说这已完全与时代脱节，无法跟上技术发展的潮流，这样的传统档案行业终会被淘汰。所以，必须进行电子文件和档案管理的改革，这是档案管理面临的新挑战，也是档案管理发展的新机遇。

2.文件和档案信息传播更快更便捷

未来学家曾经指出，信息社会产生了高度差异的信息和媒介，其传播方式有针对性地将不同的图像、思想和符号传递给不同市场、不同年龄、不同职业、不同民族以及不同生活方式的人[1]。面对这种转变，传统档案管理必须向以利用网络化、数字化为重要特征的现代档案管理模式转变，使得档案能更好地适应当前形势，为经济发展和社会进步服务。随着知识经济的到来，档案工作向产业化发展成为必然趋势，各档案部门通过互联网络开展档案利用服务是档案工作实现产业化和市场化的途径之一。

传统的纸质文件和档案的传播速度如果以小时计算，那么网络渠道的电子文件和档案的传播可以以秒计算，传播速度已经实现质的飞跃。网络技术对档案传播的重要意义在于加速了档案信息的传递，提高了档案信息的传播效率，打破了档案的封闭性和传播的局限性， 使得电子文件和档案的实时归档、实时传递成为现实，甚至数字化的档案信息可以实现更大范围的互联互通，实现档案资源的资源共享。

二、网络时代电子文件和档案管理的探讨

1.转变为以用户需求为导向的电子文件和档案管理新方法

网络技术的发展突破了空间的限制，传统等待用户上门的档案管理模式已经不能适应时代的发展，成为阻碍档案发展的不利因素。网络时代需要对档案管理进行重新思考和定位，将“满足用户需求”视为档案管理的核心理念，利用网络技术建立形成面向用户的、开放的、便捷的档案管理模式。

在信息服务领域中，关注用户需求的重要性已经达成共识。《对图书馆与信息资源的认知：给OCLC 成员的报告》是OCLC（Online Computer Library Center）于2005年底年发表的关于信息用户对图书馆资源的认知、信息查询行为的报告，该报告总结了人们使用图书馆资源时所表现的兴趣爱好和行为模式。2005年英国伍尔弗汉普顿大学和拉夫堡大学开始了一项由JISC（英国图书馆与联合信息系统委员会）数字知识库计划提供资助的研究项目“公共知识库的用户需求和潜在用户需求分析”[2]。可见面向用户的档案管理模式转变并不是一句口号可以解决的，它需要建立在对用户的切实调查研究的基础上。纵观我国的档案管理现状，虽然面向用户的观念早已得到业界认可，但全面深入的用户需求环境的调查研究仍然很少，取得的实际成果也很少，对档案管理实践的指导意义不大。

“以用户需求为导向”的工作方法必须贯彻到档案管理的方方面面。通常档案管理主要包括8个环节，分别是档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目、档案检索、档案编纂和档案提供利用。“以用户需求为导向”必须在这8个方面体现出来。用户需求调查是整个档案管理工作的起点，用户需求的满足是整个档案工作的终点。

档案用户需求分析包括以下基本内容：哪些用户需要利用数字档案信 息；用户需要利用哪些内容及哪些形式的数字档案信息；用户希望通过哪些方式利用这些数字档案信息；用户希望在利用数字档案信息时享受到哪些服务。

档案管理的工作流程由原来的档案收集→档案提供利用的顺序，转变为档案提供利用→档案收集的逆向过程。一方面，档案部门的各项服务功能与设施以用户的需求为导向进行设计和安排；另一方面，档案部门需要创建个性化的信息环境，按照用户的特点来组织信息资源，提供多样化的信息服务。一个良好的基于用户需求的档案信息资源建设机制甚至可以成为一个自适应系统，即在用户需求或技术条件等发生不确定变化时，能够自动反应，调整原定的策略和措施，以优化信息资源建设为目标的建设机制。

2.实现资源共享的电子文件和档案管理的新价值观

“信息作为一种资源性商品，其价值特征具有明显的多维共享性和间接性，即同一信息可以同时属于无限数量的需求人群且信息本身一般不直接导致价值的实现，”其使用价值要靠其实用性来实现[3]。

资源共享的观念已深入人心，在档案资源共享方面也取得不少成绩。2003年美国国家档案馆将多达5000万份的史料文件公开上网，这些上网的资料内容从美国内战到移民信息，无所不包，用户能够通过名称、日期、组织以及城市等类目进行快速搜索，为研究人员和普通公众上网查询提供了很多便利。而在此之前，公众如果想得到上述资料，必须到档案馆查询或是花钱请档案馆邮寄。我国2002年《全国档案信息化建设实施纲要》，该纲要指出，我国档案信息化建设的目标和主要任务是：加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，建设示范性数字档案馆，开展公众网上查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。

实现资源共享有两个层次，第一层次是档案机构层面的资源共享，要求各类档案机构首先在内部局域网基础上实现档案办公自动化，然后依托互联网逐步建立全国档案工作信息网，建立统一标准的档案数字工作平台。第二层次是用户层面的资源共享，要求依托互联网，实现面向社会、服务公众的档案网站，实现面向用户的、开放共享的公共档案数据库，如图所示。

在上述两个实现资源共享的层次中有两个关键工作，分别是建立档案全文数据库和建立馆际互联。

第一，建立档案全文数据库。档案的传统组织方式主要采用针对档案实体管理的档号方式，保持并反映全宗、案卷和文件之间的层级管理和相互隶属关系，其缺点是无法在信息系统中对档案文件的内容进行详细描述和检索。网络时代，越来越多的公众通过在线方式获取所需信息资源，档案馆也应顺应时代发展的趋势，建设在线档案全文数据库。在线档案全文数据库建设是建立服务人民群众的档案利用体系的重要内容，是档案馆做好档案信息服务社会的重要途径。我国档案馆的在线档案全文数据库建设严重不足，但近几年取得了一定的成果。2007年，“全文数字化清代档案文献数据库”经过验收获得通过，是我国档案全文数据库领域一种重要的标志性成果。全文数字化《大清五部会典》共计2610 万字，原文图像85582页[4]。建立全文数据库应做好以下三方面的工作：一是数据库资源建设，二是检索系统建设，三是导航系统建设。

第二，建立馆际互联，实现资源共享。馆际互联是各级档案机构合作的一个重要途径，是资源共享的重要前提和基础，是消除档案机构信息孤岛的重要方法。档案机构之间的合作能使丰富的档案资源得到共享和开发。我国的档案馆际互联取得了一定的成果。比较有影响的是由国家档案局档案科学技术研究所开发的“国家开放档案信息资源管理与共享利用综合系统建设项目”，该项目的成果是构筑国家开放档案信息资源管理与共享利用综合平台，整合全国各级综合档案馆的档案信息资源，为社会提供开放档案信息查询和利用的专业化服务，与各级档案馆及社会公众共享资源。各地数字档案馆项目建设实践也在积极展开，2015年西安市依托西安市数字档案资源利用平台系统，实现了全市的馆际互通互联，信息共享。

当然，档案的共享和开发更应该注意以不损害国家和社会的利益为前提。《中华人民共和国档案法》第16条规定：“档案是指属于国家所有的档案以及集体和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案及其复制件。”这些规定在世界各国可以说是一个通例。

三、结论

网络时代的档案管理只有以网络化、信息化为发展途径，形成适应用户需求的档案管理模式，才能进一步推动档案管理的发展。网络化是档案管理的重要发展阶段，转变为以用户需求为导向的、实现资源共享的电子文件和档案管理是实现网络时代电子文件和档案管理的重要方法和观念。

参考文献：

[1]严 俊.试论网络的政治功能[J].中共云南省委党校学报，2002（6）： 56-59.

[2]邓胜利，张 敏.交互式信息服务环境及其影响因素分析[J].情报科学，2008，26（3）：443-447.

[3]宋建青.评估档案信息编研成果的关键[J].中国档案，2003（8）：30.

[4]王 中.全文数字化清代档案文献数据库通过评审[J].中国档案，2008（3）：8-9.