院校档案管理存在的问题与对策探讨

崔辰

摘 要：档案管理在院校管理中占很大比重，做好档案管理工作才能 更好的 帮助学校了解学生情况，制定更符合实际情况的建设需求，提高学校对学生教育水平以及对社会服务功能。但目前，国内一些院校档案管理能力不足，不能将档案管理优势最大发挥，浪费了许多档案资源。基于此，本文将探讨院校档案存在问题与解决对策。

关键词：院校档案管理；存在问题；解决对策

虽然不同领域对于档案定义各有不同，但档案构成要素却是相同的：形成者、具有考察价值、形式和载体多样性，其意义在于通过收集、记录、整理帮助使用者更加全面掌握所需信息，并且做出适宜决策。2008年，国家档案局也发布了《高等学校档案管理办法》，为各院校制定档案管理制度提供参照标准，帮助其做好档案管理工作，由此可见档案管理在学校管理中具有重要意义。

一、学校做好档案管理工作的意义

1.综合反映学生素质

学生在校期间参加的各类学校活动，一些大型活动如运动会、考试等，学生在这些活动中表现都会被记录在档案内，这些档案记录都反映了学生在校期间能力表现具有客观真实性。学校荣誉颁发及用人单位考察学生能力素质时都会将档案作为参考依据，在学生以后工作中，院校档案也是其最初档案，每一笔记录都反映着学生成长过程，因此对于学生是重要的人事资料。

学校只有做好档案管理工作，才能保证档案记录真实有效，而且可以综合反映出学生能力，加强用人单位对于学生了解程度，根据其能力安排适当岗位，也利于学生职业规划与发展。

2.规范学生言行举止

学校虽然会为在校学生制定各类规定章程，规范其言行举止，但一些学生缺乏个人素质和集体观念的意识，还是会明知故犯。而档案则在此过程中显示出规范效用，学生一些不良行为会被记录在档案内，从心里层面起到了惩罚作用，加强学生行为意识培养，为了避免档案被留下负面记录则会按照学校规范，对自身言行举止负责。从另一角度来看，良好档案记录，也会对学生言行举止起到激励作用，使学生更加积极参加学校活动，并通过良好表现，增加档案荣誉记录，促进了学校学生管理工作，使学生自发配合学校要求，提升综合能力。

二、院校档案管理中存在问题

1.学校重视程度低

很多院校在档案管理方面都存在认识不足问题，不能正确看待档案管理工作重要性，因此在档案方面出现一些问题，如档案记录不及时，更新程度慢，调档慢等。这都是由于缺乏专业人员管理或是管理人员认知不强造成的。很多院校并没有专门设立档案管理部门，只是将其统归于人事管理部门，或是档案资料零散学生、教师部分归于人事管理，学校部分则归于图书资料查询，使学校档案缺乏系统化管理。而且在人员编制上，大多数为校方领导家属或是一些临近退休教师，专业素养低、业务能力差，不能满足档案管理工作需要。

2.档案管理制度混乱

由于档案管理意识不强，很多学校都没有健全、专业的档案管理制度，再出现大规模档案变动计划时，严重加大了人力劳动量和工作难度。如江西省某教育厅为扩大办学规模，修建新校区，将几所大专院校合并成一所新学校，在这过程中大量学校职员都要面临档案资料更改问题，而且新校区建成后，一些教师职称也会发生改变，这都会加大档案管理工作量，需要健全制度作为保障才能高效完成。

3.档案资源利用率不高

这是很多学校档案管理工作又一弱势，不能将档案资源全面利用起来，只看到了其记录、查询功效。因此档案记录方式单一只是纸质记录，而且对于院校长期积累档案不进行系统分类，浪费了档案资源。学校其他部门包括学生，档案管理参与程度低，这种做法更加降低了档案用途开发，校方也不能注意到档案管理优势，档案管理工作长期得不到重视程度，这都不利于档案管理良性循环。

三、针对管理不足提出建议

1.提高对档案管理工作重视程度

各院校应加强档案管理工作重视程度，为其单独设立管理部门，加大人力、物力建设，加强档案管理意识普及。

应该建立专业管理团队来进行档案管理工作。学校在人员选聘上，应该偏向专业化选择，而不是按照选聘人员学校资历作为参考依据，为提高档案管理效率档案人员应具备以下几方面素质。第一要具有良好道德素质，档案主要功用在于记录，档案管理人员一定要按照及时实际情况客观记录，而不能根据个人利益需要更改记录，或是编造记录。涉及到档案拥有者一些获奖荣誉、资格考试凭证或是处罚记录一定要进行记录核实。现在一些院校内造假成风，学生为提高就业能力，会买一些假证件，档案管理者在证件记录时一定要做好考查，避免这种现象发生，保持学校良好形象。第二，要具有专业管理素质，管理者能通过科学合理的管理手段为档案进行分类，而且能因此开发出档案管理新用途，提高档案资源利用效率，在一些大型档案变动管理工作中，也能保质保量完成。第三为信息化应用素质，随着现代无纸化办公发展水平日益提高，档案管理也要向着无纸化方向发展，档案管理者应该具备信息化技术应用能力。

2.加强档案资源利用率

从两方面加强对于档案资源利用，首先开展“全员建档”活动，一增加档案种类与记录方式，提高学校资源利用率。学校可以自己录制上课视频，一是帮助学生加强课堂回顾，提升学习质量；二是将学校教育资源作为学校档案进行存放，也是为一些教学水平较高教师保存能力凭证，教师在职称评比或是申请其他学校工作时，影像资料比传统纸质档案更具说服力。第二是创建学校档案信息化管理系统，提高全员参与性积极性。建立信息系统，学校每个人都可以通过登录学校官网查询自身档案，一方面可以检查档案是否及时更新，另一方面可以依照档案情况加强自身管理，为档案添加更多良好记录。

建立电子管理系统，还提高了档案服务功效与管理效率，通过网络系统就可进行操作，节省了人力劳动。学生或是职员在遇到一些问题是，可以通过查询档案中传统处理办法来进行参考，还能更加了解学校文化，加强校风建设。

院校档案管理具有综合反映学生素质、规范学生日常行为规范作用，因此院校应该加强对其重视程度。建立专业管理部门，并且提高管理人员专业素养，使得档案管理更加科学有效。建立信息化管理方式，提高全员参与性，提高档案服务功效。

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