企业档案管理信息化建设的探讨

刘相群

摘 要：随着信息技术的不断发展以及办公自动化软件的不断普及，档案管理的不断信息化已经成为当前很多企业所要面临的主要问题。不断的进行信息化企业档案管理不仅可以提高档案管理的效率，还可在一定程度上使整个企业能够紧跟信息化的步伐。因此，加强企业档案管理的信息化可在一定程度上不断更新企业的发展模式，使企业不断的走向信息化。本文就针对企业档案管理信息化建设进行分析与讨论。

关键词：企业档案管理；信息化建设；实现途径；基本内容

档案管理信息化就是集计算机信息技术以及通信技术于一体的现代化档案管理技术。而随着大量自动化办公软件的不断普及，企业档案管理信息化可有效的提高企业档案管理效率。倘若一个企业要想得到较好的发展，就必需加大对企业档案的信息化管理，进而才能促进企业不断的向信息化方面发展。

1 企业档案管理信息化的基本内容

通过对企业档案管理信息化基本内容的认识与了解，可更高效的促进企业档案管理的信息化。下面，就针对企业档案管理信息化的基本内容进行分析与讨论。

企业档案管理信息化的主要核心就是对计算机技术的应用。因此，计算机在档案管理中扮演着至关重要的角色。而信息化的表现又是多种多样的，其主要表现在运用计算机技术来加强对档案信息资源的有效管理。下面，就针对企业档案管理信息化的内容展开分析与讨论。

1.1 实现档案信息的数字化

企业中的档案信息较为琐碎，且不易整理，这就在一定程度上给企業的档案管理带来了难度。而加强实现档案信息的数字化可有效的对档案信息进行整合，不断的提高档案信息管理的系统性与有效性。现代的档案管理较传统的以纸质介质为主的档案管理不同，现代的档案管理主要运用计算机技术来对相应文件进行有效归档，整理，进而不断的实现档案信息的数字化。

1.2 实现档案信息利用网络化

实现档案信息利用网络化是企业档案管理信息化的目的。而企业要想达到这样的目的，就需不断转变档案的管理模式，即借阅者要想获得相应的档案信息，就应通过网络来提出相应的借阅申请，进而档案管理员才能通过网络这一渠道将相应的档案信息借出，这样就在一定程度上节约了借阅时间，减少了借阅者与档案室之间不必要的沟通与联系，大大方便了距离较远企业对档案的有效管理。

1.3 实现检索的自动化

计算机运行速度较快，且内部含有较多的信息，这就在一定程度上实现了档案管理检索的自动化。计算机不仅检索速度快，而且检索效率高，可从多个角度来对档案管理进行检索，这是传统检索工具所无法比拟的。

1.4 实现档案信息接受、存储和提供利用的一体化

实现档案信息接受、存储和提供利用的一体化是将前三者有效的整合起来，进而来加强三者之间的联系，使三者能够成为一个整体，不断的为档案的信息化管理做出服务，进而能够在一定程度上提高档案信息化管理的效率。

2 企业档案管理信息化必需解决的几个问题

虽然企业的档案管理正向信息化不断趋近与发展。但是，当前的企业档案管理信息化还存在着较多的问题。下面，就针对企业档案管理信息化必需解决的几个问题进行分析与讨论。

2.1 企业领导的高度重视和大力推动

企业领导的高度重视和大力推动是有效推动企业档案管理信息化的前提。企业领导作为档案信息化管理的推动者，可在一定程度上决定着档案管理信息化水平的高低。因此，作为企业的领导，就必需加强对企业的认识，投入大量的精力来推动档案管理的信息化。此外，领导还应加大对档案信息化管理的投入力度，适当的投入一定的资金和人力，以此来不断的提高档案管理信息化的效率。而档案管理的领导人应不断的了解档案工作的现状，进而发现档案管理趋于信息化中所遇到的问题，以此来有效的对相应问题进行解决。

2.2 档案管理人员的培训教育

档案管理人员作为档案管理的执行者，其在不断推动档案管理的信息化方面扮演着至关重要的角色。因此，加强档案管理人员的培训教育对于促进档案信息化管理的快速发展具有至关重要的作用。企业应加强对档案管理人员的继续教育，以促进他们能够更有效的掌握档案管理方面的新知识和新技能，进而来满足时代发展的需要。而档案管理的信息化主要是对计算机技术的应用。因此，档案管理人员还应掌握一定的现代档案管理手段，学会运用计算机来有效的对档案进行管理，学会运用电子计算机以及各类现代的办公软件，进而有效的培养自身的业务素质，从而来不断的加强对档案的管理效率。

2.3 基础设施建设

基础设施是档案信息化建设发展中必不可少的条件，因此，加强基础设施的建设对于促进档案信息化建设具有深刻的意义。基础设施的建设可有效的保障档案信息交换的有效性以及资源的共享性，同时也可有效的保障档案信息的网络建设。

2.4 安全问题

档案包含着一个企业的较多信息，因此，加强重视档案管理的安全问题对于促进企业健康发展有一定的现实意义。档案管理的安全不仅包括档案管理硬件的安全，还包括档案管理软件的安全。因此，我们应加强档案管理硬软件的安全性以及可靠性，进而有效的促进档案管理的信息化。此外，企业还应不断的建立健全相应的规章制度，避免一些不法分子接触到相应的档案信息，进而威胁到档案的安全。

3 总结

随着网络信息的不断普及与发展，一个企业要想得到快速发展，就需不断的加强档案管理信息化，以此来不断提高企业对档案的管理效率。因此，我们应加强对企业档案管理信息化内容的了解，进而发现企业档案管理信息化所要注意的几个问题，即企业领导的高度重视和大力推动，档案管理人员的培训教育，基础设施建设，安全问题等问题，从而来不断的推动企业档案管理的信息化发展，以此来促进企业的有效发展。

参考文献

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