当下中学人事档案管理之刍议

摘 要：当下大多数中学人事档案管理工作相对滞后，严重影响了新时代档案事业的发展。本文主要讨论了我国目前中学人事档案管理的现状及其存在的问题，并根据问题谈谈个人的一些看法并给出了几点建议。

关键词：中学；人事档案；管理

目前我国中学人事档案管理还相对比较滞后，存在各种各样的问题。大都采用传统分散式管理方式，导致效率低、信息不流通、部门繁乱，出现问题各部门之间找不到具体的负责人。因此，分析我国中学人事管理中存在的问题并根据问题找出合理的解决方法对中学人事档案管理有一定的必要性。

1 中学人事档案管理的模式与现状分析

1、管理模式分类的标准

中小学人事档案的管理模式不是固定的，常见的有学生的教务处档案、教师的员工人事档案、其他工作人员的工人人事档案等。每个学校的档案管理模式也不尽相同，因此，探索出符合中学自己的人事档案管理模式对学校人事管理及发展很重要。

2、当前中学人事档案管理模式

当前中学人事档案的管理模式主要分为两种。一种是不同部门和人员的档案由不同的部门档案处管理，比如学生、教师、员工等分别管理；还有一种是集中进行，建立专门的综合档案管理处，对所有人员的档案进行统一管理。这两种管理模式各有利弊，不能笼统地说哪种模式好哪种模式不好，具体要看学校的情况，通常规模比较大的学校采用统一管理的模式，而规模较小的学校出于人员和资金的考虑一般是对档案进行分别管理。

3、我国中学人事档案管理现状的概括性分析

我国中学人事档案管理现状可以概括为两句话，一是大都采用传统分散式管理方式，导致效率低、信息不流通、部门繁乱，出现问题各部门间找不到具体的负责人；二是现阶段我国中学人事档案改革起来比较困难，来自各方的阻力比较大。

2 我国中学人事档案管理中存在的问题

1、档案的损坏与丢失

目前很多学校档案的保存还在采用纸质的方式，时间一长，“八防”不到位，纸质档案很容易损坏，而且在保存期间很少对档案进行检查，一旦要用到档案或档案进行移交时，给档案者造成严重的影响；这次市里要求党员档案规范整理时发现一部分党员找不到党组织关系，找原单位补上费了好些时日和周折。还有一些档案管理人员，由于专业水平和个人素质的原因，对档案随意摆放，最终导致档案丢失。比如，我在接手档案管理后整理党员民主评议登记表时发现已经找不齐2012年的所有党员民主评议登记表。这些档案一旦丢失补起来非常麻烦，有些重要的档案根本无法弥补。

2、管理手段相对落后

一方面，学校的档案管理工作者有不少都是教师的亲属或退休员工，也有不少是教师兼职的，没用受过专门的档案管理培训，缺乏相关的管理经验和技能，更不用说专业的档案知识了；另一方面还受制于学校的软硬件条件和资金限制，档案管理的配套设施跟不上。比如目前我校只有库房，没有借阅室，也没有独立的工作室，甚至连独立专用的复印机、扫描仪都没有，更不用说高级的管理软件了。所有这些因素加起来就导致了现阶段中学档案管理手段的相对落后。

3、人事档案材料收集不及时、不规范

中学人事档案管理人员在在收集档案材料时不积极、不主动。例如中学新生在移交档案时存在收集不齐的情况，一旦漏交，学生档案的审核工作就会出现问题，以后再补交，其流程更加繁琐。这种现象很大程度上是档案管理人员的督促不到位造成的。因此，档案管理人员应该尽职尽责，积极收集相关人员的档案材料。个人认为，尤其是学校里的综合档案员要在每一学年开始时就布置任务，最好给每个部门提供每一学年要移交的清单，甚至是一些模式、样板，方便了自己也方便了别人，这样在各个部门移交档案给综合档案室时有条不紊，也不会缺东少西。

4、人事档案材料字迹不规范，手续不完整

我国组织部出台的《干部档案管理条例》中明确规定了，“收集归档的材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入干部档案”。但是在现实中，中学档案管理人员在处理档案移交归档时看到签字就批准，不管签字清不清楚，也不看盖章是否完整，这给档案弄虚作假提供了可能。

3 中学人事档案管理的几点思考

1、 党员档案与人事档案合并管理

很多中学对档案管理不够重视，一些学校甚至没有库房。尤其忽视党员档案，把党员档案单独随意管理，有的学校甚至没有党员档案存放的地方。我校采取的是相对独立又兼容的方式，一个党员有两个档案盒，其中一个是有关党员的各种资料证明。一些学校管理分散，党员档案丢失的现象时有发生，同时也造成了党员档案移交时的困难。有的学校对党员档案的保密性做的不够，有的甚至随意对外公布党员档案资料，对党员的安全造成了威胁。把党员档案与人事档案合并在一起管理，既可以节省人力资源，不需要单独的党员档案管理部门，又可以充分利用人事档案管理的软硬件，确保党员档案的安全保存。

2、人事档案管理工作的规范化

人事档案的规范化要努力做到四个方面，一是档移交的程序化，既在档案移交时一定要按照规定的流程走，例如有关部门的盖章一定不可缺少；二是档案鉴别的规范化，既对档案的真实性、完整性要做认真的鉴定，档案信息不真实、不完整的不给予归档；三是档案基础设施的标准化，例如配套电脑的落实，文件处理工具的完备，档案管理软件的日常维护等；四是档案管理工作的制度化，例如档案管理的上下班时间，市场档案维护事项的规范等，只有工作的制度化才能确保管理工作的有序进行。

3、加强中学人事档案管理的信息化、数字化建设

一方面要充分利用网络信息化带来的便利，把中学档案的管理逐步完成向信息化、自动化和数字化的过度；二是要对中学档案的信息进行时时更新，确保档案信息的及时性和准确性。信息化、数字化的档案管理能使中学档案管理起来更加高效和便捷，同时也对管理人员的专业素质和技能提出了更高的要求。

同时，信息化、数字化的管理对计算机的软硬件提出了更高的要求。在硬件方面，计算机相比传统人事档案的纸质录入有着效率高、保存时间长、成本低、更新快等优点。由于人事档案的特殊性，对计算机的性能和稳定性要求比较高，因此应加大对计算机硬件的投入；在软件方面，由于人事档案的机密性以及安全性要求比较高，如何保障安全稳定地实现人事档案信息的保管是档案部门需要解决的问题。此外，档案管理部门需要拿出专门的资金来进行软件的更新与维护，确保软件的平稳安全运行。目前，我校综合档案室已上报高级档案管理软件预算。

4、提高档案管理人员素质

虽然现阶段档案的管理已经趋于信息化，但是管理的基础工作和日常维护还是要靠管理人员。但是中学的档案管理人员专业技能和素质普遍不高，所以要着力提升管理人员的素质。具体可以通过三个方面来实现，一是在档案管理人员的招聘时要进行严格的筛选，有条件的话尽量选拔专业的档案人员，避免因靠关系走进来的员工，对新员工的专业技能要提出要求；二是对已经招聘的档案管理人员可以进行培训学习，如由学校补贴来供他们进行相关专业学习培训，条件允许的情况下提供一定名额出国学习交流等。一学年来，本人已经多次参加省、市级各类档案培训，获益匪浅。此外，作为档案管理人员也要与时俱进，不能用老眼光（一份报纸一份清茶）来看待当下大趋势下的档案员这个职位，要有紧迫意识，要有现代档案数字化的理念，并逐渐用数字化来管理档案。通过这几个方面的努力，相信中学档案管理人员的素质一定会有所提高。

4 總结

以上仅是从当下新背景中学人事档按管理的角度谈了个人的看法并给出四点建议，以供参考，以期与同行一起探讨，交流经验，共同进步。

参考文献

[1]倪丽娟，信息化背景下的档案信息资源的开发[[J]，档案学通讯2003

[2]陈二祥，加强我国流动人员人事档案管理的必要性分析[J]，理论月刊2014

作者简介

何敏（1968-），女，浙江温州平阳人，大学本科，华东师范大学，中学高级语文教师，研究方向：现阶段研究档案管理。